Diagnostika – Analizė

1. Diagnostika
2. Analizė
3. Migravimo įvertinimas
4. Microsoft sistemų palyginimas
5. Licencijavimo variantų palyginimas
6. Skaitmenizavimo plano parengimas
7. Projektų valdymas

1. Diagnostika

Microsoft verslo valdymo sistemų diegimai gali būti atliekami tiek waterfall metodu (nuosekliu būdu, kai kiekvienas projekto etapas užbaigiamas prieš pereinant prie kito), tiek agile metodu (iteraciniu būdu, kai veiksmas vyksta trumpais sprintais), tiek ir hibridiniu būdu (kai naudojami abu metodai). Tačiau nepriklausomai nuo metodo, visgi yra tam tikros stadijos:

Diagnostikos, kaip stadijos, tikslas yra nusistatyti viso projekto apimtį, kokias veiklos sritis turėtų dengti nauja VVS ir pan., sutarti dėl projekto grafiko (angl. Timeline), projekto komandos ir jos galimybių dalyvauti projekte, priimti domėn komandos užimtumą, aptarti preliminarų biudžetą ir išsigryninti pagrindines projekto rizikas. Šis etapas suteikia galimybę pasitikrinti ar įmonės vartotojai susikalba ir sutaria su diegėjo projektine komanda.

Diagnostikos etapo rezultatai:

• Projekto apimtis, t.y. kokias sritis turėtų apimti analizės etapas.
• Diegėjo pasiūlymas analizės etapui, t.y. kiek kainuotų bendrovei analizės etapas, kiek jis truktų, kokios pagrindinės prielaidos, kokia projekto komanda ir t.t.
• Preliminari viso projekto indikacija tam tikrame koridoriuje (t.y. „nuo“ „iki“) su tam tikromis prielaidomis.
• Preliminarus projekto grafikas su tam tikromis prielaidomis.
• Diegėjo siūlymas dėl pačio diegimo būdo, t.y. kaip būtų galima įdiegti Microsoft VVS, kokia bus taikoma metodologija.
  Kodėl reikia atlikti diagnostiką? naudinga ar būtina klientui?

Kokiais atvejais diagnostika aktuali įmonėms?

• Microsoft VVS būtų naujas produktas įmonei arba pirmas VVS diegima apskritai. Ši fazė suteiktų galimybę įmonei:
  • Suprasti jos pasirengimo lygį, įsivertinti organizacijos verslo procesus ir nustatyti sritis, kurias diegiama VVS turėtų padengti.
  • Suprasti, kokių investicijų reiktų norint įgyvendinti projektą.
  • Suprasti, kiek tinkama debesies (angl. Cloud) tipo VVS, nes On-prem tipo diegimai tampa daugiau išimtimi iš taisyklės turint specifinės aplinkybės.
• Įmonė turi sudėtingus verslo procesus. Jei organizacija turi sudėtingų verslo procesų, kurie nėra gerai dokumentuoti, rekomenduojama pradėti nuo diagnostikos etapo. Tai leidžia projekto komandai nuodugniai suprasti organizacijos verslo procesus, užtikrinant, kad VVS atitiktų specifinius organizacijos poreikius.
• Įmonė turi daug integracijų. Diagnostika šiuo atveju padėtų susisteminti informaciją apie integracijų tipą, jų kompleksiškumą ir tolimesnį reikalingumą, t.y. minimaliai surinkti informaciją apie tai, kad būtų galima pateikti įverčius tolimesniems etapas – kiek preliminariai kainuotų realizacija.
• Įmonė turi kelias lokacijas. Šis etapas suteikia galimybę aptarti VVS diegimą skirtingose lokacijose, t.y. kokiu eiliškumo būtų atliekama, ar būtų tikslinga kurti bendrą šabloną ir pan.

Naudinga žinoti

Diagnostikos fazė sudaro 10-20% viso projekto kaštų ir suteikia supratimo apie viso projekto finansinę pusę.

Atliekama dažniausiai už fiksuotą kainą.

2. Analizė

Microsoft verslo valdymo sistemų diegimai gali būti atliekami tiek waterfall metodu (nuosekliu būdu, kai kiekvienas projekto etapas užbaigiamas prieš pereinant prie kito), tiek agile metodu (iteraciniu būdu, kai veiksmas vyksta trumpais sprintais), tiek ir hibridiniu būdu (kai naudojami abu metodai). Tačiau nepriklausomai nuo metodo, visgi yra tam tikros stadijos:

Analizė apima išsamią organizacijos verslo procesų, reikalavimų ir sistemų analizę.

Analizės etapo rezultatai:

• FRD dokumentas, kuriame užfiksuoti reikalavimai, kurie suskirstyti pagal tam tikrus tipus.
• Diegėjo siūlymas diegtis VVS su tam tikra apimtimi, t.y. nurodyti reikalavimai, kurie turėtų būti įgyvendinti iki sistemos starto, o kokie vėliau.
• Preliminarus projekto grafikas (angl. timeline) ir projekto grafikui įtaką darančios prielaidos.
• Preliminarus projekto biudžetas ir su projekto biudžetu susijusios prielaidos tiek darbams, tiek licencijoms.
• TCO.
• Skirtingų sistemų palyginimas (jei yra užsakomas kaip rezultatas).

Kodėl ji reikalinga, naudinga ar būtina klientui?

• Įmonė turi VVS diegimo patirties. Atvejai, kai įmonė jau turi verslo valdymo sistemos diegimo projekto patirties (geriausiai kai įmonės patirtyje yra 2+ VVS diegimo projektai) ir ta patirtimi gali pasidalinti didžioji vadovų ir pagrindinių sistemos naudotojų (angl. key-users) dalis. Tokia patirtis suteikia pagrindą:
  • Projekto komandai nustatyti labai konkrečius reikalavimus VVS, remiantis ankstesne organizacijos patirtimi.
  • Turėti supratimą apie projekto pagrindines dedamąsias, kas mažina su projekto susijusias rizikas – kad buvo išsirinkta ne ta sistema, kad projektui nebus skiriamas reikiamas dėmesys, nes buvo galvota, kad reiks skirti ženkliai mažiau savo laiko ir dėmesio.
• Įmonė turi pasirengimą eiti link naujos („To be”) situacijos. Jei organizacija turi aiškų supratimą apie savo verslo procesus jai paprasčiau yra diskutuoti apie būsimus verslo procesus, ypač jei tos diskusijos jau kurį laiką buvo vystomos pasitelkiant BPM (business modelling įrankius, kuriuose planuojami būsimų verslo procesų nauda). Kaip taisyklė tokios įmonės turi aukštą dokumentacijos lygį, todėl tikėtina, kad įmonė jau kurį laiką rinkoje bus veikianti įmonė. Jei dokumentacijos nėra, kaip ir aiškių verslo procesų, yra tikslinga pradėti nuo diagnostikos etapo.
• Yra industrijos specifika. Kai yra didelės industrijos specifika norint kažką išsirinkti yra tikslinga susiformuoti labai konkrečius reikalavimus. Analizės etapas leidžia projekto komandai suprasti unikalius įmonės pramonės reikalavimus ir susiformuoti FRD, kurį galima naudoti apsiklausiant rinką, t.y. analizė  būtų naudojamas tolimesnei rinkos apklausai inicijuoti su tikslu gauti įvairesnius pasiūlymus.

Naudinga žinoti

Analizė, kaip taisyklė, sudaro apie 15-25% visų projektų kaštų. Pateiktas koridorius yra indikacinis, nes priklauso nuo įvairių veiksnių, tokių kaip organizacijos dydis ir sudėtingumas, VVS diegimo apimtis ir kt.

Analizės kainą labai dažnu atveju siekiama fiksuoti ir daugeliu atveju to pavyksta pasiekti.  Rekomenduojama daug dėmesio skirti gautiniems rezultatams detalizuoti, kad būtų tiksliai pateikta ne tik, kokį rezultatą diegėjas pateiks, bet ir kokioje formoje ir kokia nauda iš to bus įmonei.

3. Migravimo įvertinimas

Turimos verslo valdymo sistemos (VVS) migravimo į naujausią versiją ir perdiegimo kainų įvardinimas yra tikslinė paslauga šiais atvejais:

• Kai turima VVS yra on-prem tipo (turintiems on-cloud tipo VVS kaip taisyklė tokia paslauga nėra tikslinga, nes on-cloud VVS yra pastoviai naujinamas, tad migravimo-perdiegimo į naujesnes versijas poreikis yra išnykęs).
• Kai norima keisti turimą Microsoft verslo valdymo sistemą į kitą Microsoft sistemą (pvz., turite D365BC ir norite keisti ją į D365FO arba atvirkščiai).

Yra vertinga gauti įvertį abiems atvejais, nes tai padidina jūsų pasirinkimo galimybes, o taipogi inicijuoja diskusiją dėl vieno ar kito varianto privalumų ir minusų.

Kodėl migravimo įvertinimas reikalingas?

VVS, taip pat ir kiti IT sprendimai, atitinkantys keliamus reikalavimus (saugumui, ekosistemos naujumui, poreikiams ir pan.) yra kiekvienos organizacijos geros higienos atributas. Tai reiškia, kad reikia turėti naujausios versijos VVS. Pasirodžius on-cloud tipo variantams šį tikslą įgyvendinti pasidarė daug paprasčiau – tereikia tokio tipo sistemą įsidiegti ir ji tampa pastoviai naujinama. Tačiau kai turite on-prem tipo verslo valdymo sistemą neišvengiamai reiks turimą sistemą techniškai migruoti į naujausią versiją (jei tai tikslinga) arba atlikti VVS perdiegimą.

Ar bus siūlomas migravimo ar perdiegimo paslauga priklauso nuo keleto aspektų:

• Kokio senumo yra jūsų turima VVS (kuo senesnė, tuo techninis migravimas tampa brangesnis, nes jį reiks atlikti keletą kartų). Tam tikslui yra pateikiama žemiau lentelė parodanti migravimų skaičių priklausomai nuo jūsų turimos verslo valdymo sistemos senumo.

Migravimo žingsniai iš atitinkamos versijos:

• Koks yra modifikacijų kiekis. Kiekviena naujesnė versija yra turtingesnė savo funkcionalumu, ko pasekoje yra tikslinga išanalizuoti ar turėta modifikacija nuo tam tikros versijos netapo standartinio funkcionalumo dalimi.
• Ką norima perkelti. duomenų perkėlimas gali būti sudėtingas priimant domėn, kad gali būti pasikeitusi duomenų struktūra naujoje versijoje.

Kreipkitės dėl Migravimas-Perdiegimas paslaugos nurodydami turimos Microsoft on-prem tipo VVS versiją bei modifikacijų apimtį, ko pasekoje galėtumėte gauti iš Columbus įvardintas perdiegimo ir techninio migravimo kainas bei šių variantų palyginimus. Paslaugos kaina priklauso nuo jūsų individualaus atvejo.

4. Microsoft sistemų palyginimas

Kartais kyla klausimas, kuri Microsoft verslo valdymo sistema labiau tinkama įmonei – Microsoft D365 Business Central (ankščiau buvo NAV / Navision) ar Microsoft D365 for Finance & Operations (ankščiau buvo AX / Axapta). Tai galima išsiaiškinti įvedus tam tikrus kriterijus, tokius kaip įmonės tipas, struktūrą, diegimo procesas, diegimo ir palaikymo kaina ir kt.

Abi sistemos skirtos veiklos valdymui ir yra pritaikytos skirtingus poreikius turinčioms įmonėms. Kad būtų lengviau suprasti, kuri sistema tinkamesnė jūsų verslo poreikiams – peržiūrėkite sistemų palyginimus ir aprašymus.

5. Licencijavimo variantų palyginimas

Microsoft Dynamics 365 (D365) – debesų kompiuterija pagrįstas verslo valdymo (VVS) ir ryšių su klientais valdymo (CRM) programų rinkinys, kurį taip pat galima įdiegti ir lokaliame serveryje. Štai keletas pagrindinių skirtumų tarp debesijos ir lokalios D365 versijų:

1. Diegimas. D365 debesyje diegia ir valdo Microsoft savo Azure debesijos platformoje. Lokalaus sprendimo įdiegimas reikalauja, kad naudotojas pats įdiegtų ir valdytų programinę įrangą savo serveriuose.
2. Kaina. D365 debesijos versijos kaina paprastai yra mėnesinė prenumerata, o lokaliai versijai reikia įsigyti vienkartinę programinės įrangos licenciją ir mokėti metinius priežiūros mokesčius.
3. Pritaikymas. D365 lokalioje versijoje pritaikymo galimybės yra platesnės, nes naudotojai turi tiesioginę prieigą prie programinės įrangos kodo ir gali daryti pakeitimus pagal savo poreikius. Debesijos versijoje galima šiek tiek pritaikyti konfigūruojant ir plečiant per programos plėtinius.
4. Atnaujinimai. Microsoft automatiškai atnaujina D365 debesijos versiją, todėl naudotojai visada gali naudotis naujausiomis funkcijomis ir saugumo pataisomis. Lokalioje versijoje esančius atnaujinimus naudotojas turi įdiegti rankiniu būdu, o tai gali užimti daugiau laiko ir lemti ilgesnes sistemos prastovas.
5. Mastelio keitimas. D365 debesijos versija yra labai lengvai per panaudojama ir gali būti lengvai pritaikyta prie kintančių verslo poreikių. Lokalios Vietines diegimo sistemas sunkiau per panaudojama, joms gali prireikti papildomų investicijų į techninę ir programinę įrangą.
6. Prieinamumas. D365 debesijos versija galima naudotis iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys, o lokali versija reikalauja, kad naudotojai būtų tame pačiame tinkle kaip ir serveriai, kuriuose talpinama programinė įranga.

Apibendrinant galima teigti, kad D365 debesų kompiuterijos versija yra lankstesnė, lengviau per panaudojama ir turi mažesnes pradines išlaidas, o lokali versija suteikia daugiau pritaikymo galimybių ir reikalauja daugiau atnaujinimo bei priežiūros darbų. Pasirinkimas tarp šių dviejų variantų daugiausia priklauso nuo konkrečių organizacijos poreikių ir prioritetų.

6. Skaitmenizavimo plano parengimas

Skaitmenizavimo planas dar žinomas kaip iEnterprise procesų skaitmenizavimo auditas – skirtas įmonėms, siekiančioms optimizuoti savo procesus ir realizuoti turimą potencialą pasitelkiant skaitmeninius sprendimus. iEnterprise metu, atliekamas įmonės procesų auditas, kurį apima:

• Įmonės procesų, IT infrastruktūros ir veiklos analizė. Columbus susitikimų su įmone metu analizuojami visi be išimties verslo procesai, pradedant sąskaitų planu ir baigiant sandėlių operacijomis.
• iEnterprise ataskaitos parengimas. Susipažinus su įmonės verslo procesais, patyrę Columbus konsultantai parengia procesų skaitmenizavimo audito ataskaitą.

Skaitmenizavimo plano (iEnterprise) ataskaita susideda iš šių dalių:

• pateikiamas esamos situacijos įvertinimas bei palyginimas su konkrečiame sektoriuje veikiančiais konkurentais.
• apžvelgiami įmonės verslo procesai, identifikuojami procesų trūkumai ir pateikiami sprendimai, leidžiantys optimizuoti įmonės verslo procesus.
• parenkami rekomenduojami diegti skaitmeniniai efektyvumą bei konkurencingumą didinantys sprendimai trumpuoju ir ilguoju laikotarpiu.
• įvertinama potenciali investicijų į skaitmeninius sprendimus grąža ir reali ekonominė nauda ilguoju laikotarpiu.
• parengiamas įmonės skaitmenizacijos planas.
• parenkami tinkami KPI, siekiant matuoti tolimesnį procesų efektyvumą ir kt.

7. Projektų valdymas

Projektų valdymas yra procesas, kuris apima planavimą, organizavimą, stebėjimą ir valdymą siekiant sėkmingai įgyvendinti verslo valdymo sistemų diegimą arba plėtrą. Tai apima visus veiksmus ir procesus, kuriuos reikia atlikti nuo projekto pradžios iki baigimo, siekiant užtikrinti, kad verslo valdymo sistema būtų įdiegta laiku, biudžete ir atitiktų nustatytus reikalavimus.

Columbus teikia projekto valdymo paslaugas, kai:

1. VVS diegimą atlieka vienas diegėjas (kai diegėjas pats Columbus).
2. VVS diegimą atlieka keli diegėjai (kai diegėjas Columbus atlieka dar ir subrangos arba kitos šalies projektų valdymą). Ir patys diegiame ir prižiūrime savo partnerį.
3. VVS diegimą atlieka kita šalis, kai Columbus nėra diegėjas, bet teikia tik užsakomas konkretiems projektams kitų šalių vykdomų diegimų projekto valdymo paslaugas.

Projekto valdymas apima:

• Efektyvaus projekto veiksmų plano, vykdymo tvarkos sukūrimą nuo projekto inicijavimo iki uždarymo etapo (projekto valdymo plano-reglamento sukūrimas).
• Aiškaus projekto grafiko parengimą ir siektinų rezultatų (angl. “deliverables“) išgryninimą.
• Projekto eigos stebėseną, atnaujinat projekto grafiką, statusą.
• Projekto rizikų ir pakeitimų suvaldymą.