BackToNewsletters

Tilpass AX-rollene og unngå unødvendige lisensomkostnader

13 oktober, 2016
Newsletter

Nå blir det mye enklere å navigere i den komplekse AX sikkerhet- og lisensstrukturen, samt tilpasse brukerroller og rettigheter, slik at dere som virksomhet kun betaler for funksjonene dere faktisk bruker. Det kan gi større potensielle innsparinger, økt produktivitet og sikkerhetsnivå, samt en flatere læringskurve, slik at nye AX-brukere kommer raskere i gang.

«Ideen er å sikre at virksomheter kun betaler for AX-lisensene de har behov for. Dette er betryggende, ikke minst fordi det kan være penger å spare som du merker på budsjettet. Samtidig øker du sikkerhetsnivået og minsker antallet funksjoner og muligheter, som den enkelte bruker må holde oversikt over,» forklarer Steffen Schou Bojer, Senior Business Consultant hos Columbus.

 

Han er primær drivkraft bak verktøyet Dynamic Security Management – eller DSM – som integreres direkte i Microsoft Dynamics AX, og gjør det lettere og hurtigere å tilpasse roller og rettigheter for hver enkelt bruker. Dette er langt ifra så enkelt som det kanskje høres ut som, og årsaken finner vi i en av styrkene som har gjort AX til den suksessfulle plattformen den er i dag – nemlig evnen til å passe inn i organisasjoner av praktisk talt hvilken som helst størrelse.

 

Ulempen ved denne fleksibiliteten er til dels et nesten uendelig antall kombinasjonsmuligheter mellom rettigheter og sikkerhetsinnstillinger på brukernivå, og til dels en lisensmodell som kan ta pusten fra selv den mest innsiktsfulle kontroller. Disse to forholdene er sammenkoblet i den forstand at lisenstrinnet er en funksjon bestående av mulighetene og funksjonene brukeren har tilgang til – og med veiledende lisensomkostninger fra NOK 2.400 til 23.204 pr. bruker er prisforskjellen ikke helt uvesentlig.

 

Mange tusener kroner å spare per bruker

«Lisensprisen per bruker er direkte avhengig av brukerens rolle og dermed rettighetsnivået. Men de grunnleggende brukermodellene du kan velge mellom i AX, passer ikke særlig godt til den gjennomsnittlige norske virksomheten. Derfor er man paktisk talt nødt til å skreddersy sine egne på bakgrunn av blant annet mer enn 30.000 sikkerhetselementer. Det er selvsagt komplisert og øker – i de mest ekstreme tilfeller – risikoen for at noen brukere betaler opp mot 20.000 kroner for mye, fordi man har en lisens man egentlig ikke har bruk for. Risikoen økes også ved at man får uventede ekstraregninger med seks sifre når Microsoft gjennomfører sin årlige lisensrevisjon og korrigerer lisenstrinn på bakgrunn av faktisk bruk,» forklarer Steffen Schou Bojer.

 

Han tilføyer at i et enkelt tilfelle har han selv sett ekstraregninger i millionklassen, «hvilket de færreste tror på når jeg forteller i jobbsammenheng. Men det er sant, for med for eksempel 100 brukere kan det raskt bli dyrt, hvis du er uheldig».

 

«Det handler om å tilpasse AX»

DSM fungerer i praksis ved å følge med på en brukers arbeidsflyt i for eksempel én time med typiske oppgaver, og på bakgrunn av dette identifisere funksjonene og dataen vedkommende bruker i sitt arbeid. Deretter velger man for eksempel den rollen i DSM, som ligger nært opptil de faktiske behov, og justere den slik at det passer rettighetsnivået som sikrer at brukeren kan løse sine oppgaver.

 

«Det handler om å tilpasse AX for den enkelte brukertypen i en virksomhet. Ofte kan du på denne måten redusere tilgangen betraktelig og fortsatt støtte brukerens relevante prosesser. Det gir selvsagt potensielt store lisensfordeler, men er også til nytte for brukervennlighet, ettersom det er mindre «støy» og færre valgmuligheter å ta stilling til i brukergrenseflaten. Som igjen gjør deg mer produktiv som bruker og reduserer antallet feilkilder. Mange av våre kunder sier også at det er med på å gjøre læringskurven flatere for nye brukere slik at de kommer hurtigere i gang med AX,» sier Steffen Schou Bojer.

 

Verktøy letter revisjon og igangsettelse av nye medarbeidere

Han forteller at virksomhetene til dels bruker DSM til å skape overblikk over og tilpasse roller hos eksisterende brukere, men at verktøyet i vidt omfang også brukes til å sikre at nyansatte tildeles riktig rolle fra dag én.

 

«Når det kommer en ny person inn i virksomheten, følger man med og matcher personen med de ulike rollene for å se hvilken som passer vedkommende funksjon og oppgaver. Er det 100% match med det samme, så er alt fint – men hvis det er nødvendig, kan dette tilpasses i etterkant, noe som er en mye raskere prosess enn å skape en rolle fra bunnen av,» forklarer Steffen Schou Bojer.

Verktøyet sparer også tid og gir oversikt over forbindelsen med IT-revisjon. Her bruker IT-revisorene det til å få et tydelig bilde av hvilke brukerroller som er tildelt på tvers av virksomheten.

 

«Det er både et sikkerhetsspørsmål fordi revisoren enkelt kan få spesifisert – på tvers av brukere, hvilke medarbeidere som har adgang til hvilken informasjon. IT-revisorene kan også selv bruke DSM til å undersøke i detalj hvorfor man for eksempel har mange enterprisebrukere,» sier han.

 

Flatere læringskurve og høyere sikkerhetsnivå

Verktøyet gir også konstant overblikk over den lisensmessige konsekvensen ved å tilføye nye rettigheter til rollene innen det utføres i praksis. Like enkelt er det å se virksomhetens aktuelle lisensforbruk – hvilket i begge tilfeller minimerer risikoen for over- eller underlisensiering.

 

Tilsvarende gjør DSM det enkelt å justere hvilket skjermbilde den enkelte brukeren har tilgang til, noe som gjør det mulig å implementere hard styring av tilgang til for eksempel lønn, avtaleforhold og detaljert kundeinformasjon.

 

Desto bedre en virksomhet kjenner sine prosesser, desto hurtigere og mer effektivt kan vi med DMS hjelpe dem med å tilpasse brukerrollene, slik at de passer det faktiske behov. Og i tillegg, over tid, sparer de dyre konsulenttimer, fordi de blir i stand til å selv foreta mange av tilpasningene gjennom verktøyet. Med andre ord er det en gevinst å hente i nesten hver eneste situasjon og uavhengig av virksomhetens ‘AX-modenhet’,» sier Steffen Schou Bojer.

 

Les mer om automatisert sikkerhets- og rolleoppsetning i Dynamics AX ved hjelp av Dynamic Security Management, eller kontakt Columbus hvis du ønsker en vurdering av hvordan vi kan hjelpe din virksomhet.

Kategorier Kunde hos Columbus, Microsoft Dynamics AX