BackToNewsletters

Hvem tar ansvar når prosjektet er ferdig?

18 desember, 2017
Columbus
Newsletter

Driftsfasen bør planlegges før utviklingskontrakten signeres. Vår overføringsspesialist deler gode råd for prosjektets mest kritiske fase.

Mette Ohmsen jobber med å sikre smidige overganger fra utvikling og implementering til hverdag og drift. Dette er et detaljrikt arbeide som er nødvendig for at kundene raskt kan hente verdi fra de nye løsningene. Hennes hovedbudskap er at man må begynne å planlegge for driftsfasen fra første stund, og tilbyder må ha fokus på dette allerede i anbudsprosessen. 

- Først utvikler og implementerer du i en lang periode og alle gleder seg til å nå i mål. Kanskje strammer det litt til i sluttfasen, kanskje må man ta noen tøffe valg? Men uansett hvor travelt det er, er det viktig å arbeide målrettet med å tilrettelegge fasen mellom prosjekt og drift, hvis prosjektet skal bli en suksess, sier Mette Ohmsen, Transition Program Manager hos Columbus.

I noen tilfeller bistår hun prosjektledere og service delivery managers. Andre ganger har Ohmsen en hovedrolle for å planlegge overføringen av større prosjekter.

 

Spillereglene endres i driftsfasen

- Som kunde bør man spørre leverandøren om deres rutiner for overgangen mellom drift og utvikling før kontrakten signeres.Dette er viktig fordi mange elementer endrer ved overgangen til drift. Når live-brukere kommer på må løsningene fungerer forutsigelig, og brukerne skal vite nøyaktig hvem de skal kontakte hvis det oppstår feil eller spørsmål. Prosjektgruppen går vanligvis i oppløsning og omdannes kun i få tilfeller til en driftsgruppe av litt mer varig karakter, når løsningen er live. Hos leverandøren bemannes gjerne hvert prosjekt forskjellig, mens det på kundesiden vil være mer varig erfaring å ta fordel. Denne endringen gir flere utfordringer, hvorav noen av de viktigste er å sikre effektiv overføring av kunnskap før arbeidsgruppen oppløses: Nye styringsrutiner, god dokumentasjon og detaljert kompetanse.

- Glem heller ikke at stort sett ingen prosjekter er ferdige når de går live. Det vil være overlapp fra prosjektfasen, endringsønsker fra brukerne og ting som skal rettes til i en periode fremover.

- Testing av løsningen blir dessverre ofte undervurdert, og normen er at det settes av for lite tid og at det stresses opp mot lanseringsdato. Dette er naturligvis uheldig og medfører en betydelig risiko i overføringen og driftsfasen. Derfor skal det arbeides målrettet med endringsledelse og brukes gode rutiner i lanserings- og utrullingsfasen, for at risikoen reduseres til et minimum.

 

«Vi skal vite når det gjør virkelig vondt»

- Det er viktig å avdekke hva som er virksomhetens mest kritiske prosesser, og vite hvor det gjør mest vondt. Er det når etiketter ikke kan printes, eller fordi lastebilen med ferskvarer ikke får kjørt fordi kritiske dokumenter ikke er overlevert? Slikt må vi kjenne til og ha beredskapsplaner for, sier Ohmsen.

Vil du vite mer om hvordan vi sammen bygger et varig, produktivt og verdiskapende partnerskap?

På samme måte skal det tas høyde for at det er forskjell på overføringsforløpene hos henholdsvis store og mindre virksomheter. Der hvor mindre virksomheter gjerne raskt går til noe som minner om en forholdsvis stabil driftsfase, kjører større aktører en mer kontrollert utrulling brutt ned på komponenter og avdelinger.

- Selv om vi bruker gjennomprøvde standarder, passer ikke alle i samme mal. Det er det som gjør mitt jobb så spennende, fordi det er helt avgjørende at noen tar ansvaret når prosjektet er ferdig», sier hun.

 
 
 

Kategorier Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics 365