<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Når en avtale er utarbeidet, revidert på ulike tidspunkt, forhandlet og signert, så bør den være gjeldene. Men dessverre blir avtalen ofte lagret i en filkatalog eller en mappe hvor den lett blir glemt.

Vår erfaring er at mange virksomheter mangler eierskap, et tydelig overblikk, automatiske påminnelser og kontroll over sin egen avtalehåndtering.

For å unngå ekstra kostnader og tap av inntekt bør det være mulig å spesifisere milepæler og overvåkningspunkter som ansvarlige personer får automatisk påminnelse om. Denne støtten vil hjelpe deg med å oppfylle og overholde avtalen, samt å ikke gå glipp av muligheter for prisjustering og eventuell fornyelse.

I løpet av den tiden som avtalen løper skal også den leverende delen av virksomheten enkelt kunne hente og lese den. Jeg har sagt det før: Enhetlig lagring og håndtering på et sted øker effektiviteten samt forenkler deling og samarbeid. Men behovet varierer selvfølgelig. Vi mener det skal være enkelt å hente avtalen og dokumenter via egen data, på nettet og på mobilen for å maksimere tilgjengeligheten.

Når en avtale nærmer seg slutten skal den enten fornyes elle slutte å gjelde. I begge tilfeller skal det være mulig å beholde avtalen digitalt, men med status som ikke aktiv. Verdien av utløpte kontrakter kan være stor, dels for diskusjoner med avtalepartner men også som kilde til nye avtaler og avtalekonstruksjoner.

Ved fornyelse skal det være enkelt å ta utgangspunkt i en eksisterende avtale, revidere og igjen ta den gjennom prosesser for godkjenning internt, samt signering av partner. Gjennom å håndtere avtaler med status og prosesstøtte samt digital signering blir dette enkelt og dere sparer mye tid.

Vil du vite mer?

Vi arrangerer et brukerforum som er en arena for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling for våre brukere av dokumenthåndteringsverktøyet M-Files, men også andre brukere innenfor informasjon- og dokumenthåndtering.
Meld deg påSammen med vår partner M-Files har vi laget en mer detaljert beskrivelse av prosessen for håndtering av kontrakter og hvordan vi kan bidra for å forenkle og effektivisere arbeidet ditt 👇
Seks steg for å forbedre håndteringen av kontrakter gjennom automatisering

Diskuter dette innlegget

Tips til lesing

En avtaleprosess involverer vanligvis en rekke personer, både eksterne og ansatte i egen organisasjon. Her er mine beste tips om hvordan du forenkler samarbeidet i denne prosessen, og hva du bør vurdere når du velger en løsning for digital signering.
Avtalehåndtering innebærer alltid visse risikoer for virksomheten, men med gjennomtenkte prosesser og de riktige verktøyene, kan du minimere både mangler på kvalitet og tid
Bedrifter som opererer i et miljø med krav på å følge standarder som f.eks. FDA, ISO, 9001 eller GDPR har ofte utfordringer med stadig voksende volum av dokumentasjon. Dokumentasjon som skal sikre og bevise at standarder følges og at det finnes en endringsprosess som fungerer mellom alle de roller/personer som er involverte. Dette gjelder uansett bransje, område eller hvilke standarder som skal følges.
Det finnes ingen anledninger å lagre dine kontrakter på ulike steder og ha ulike rutiner for hvordan de følges opp, opprettholdes og fornyes eller avsluttes
Den nye europeiske personvernforordningen, The General Data Protection Regulation (GDPR) trer i kraft 25. mai 2018. EUs forordning for personvern blir norsk lov i 2018 som betyr at vi får nye regler for personvern i Norge.