<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Avtalehåndtering innebærer alltid visse risikoer for virksomheten, men med gjennomtenkte prosesser og de riktige verktøyene, kan du minimere både mangler på kvalitet og tid

Hvordan ser dine prosesser og arbeidsmetoder ut i dag? Utilstrekkelig lagring og håndtering av kontrakter kan føre til at både badwill og lønnsomhet går tapt. Her er noen eksempler på sistnevnte:

  • Ineffektivt arbeid og høyere andel tid brukt
  • Feil prising og tapte inntekter
  • Kunnskap & erstatning

Med en gjennomtenkt og bestemt prosess for hvordan du skal arbeide, samt støtte for moderne verktøy for digital styring, minimerer du kvalitetsmangel, men også tid og kostnader.

Tenk fremover og automatiser

Virksomheter bruker vanligvis mye tid og krefter på å utvikle og forhandle avtaler - men når avtalene er klare, puster de ut og verken planlegger eller støtter å automatisere viktige hendelser i løpet av løpetiden. I tillegg er avtalene ofte så mange at overvåking og kvalitetssikring blir en utfordring.

Min erfaring fra kundene jeg jobber med er at en automatisk overvåkning som minner om oppdatering av prislister, og når det er på tide å fornye hele eller deler av avtalen, er en av de største fordelene med effektiv systemstøtte.

Overvåking av avtaler kan også bety å påminne om forpliktelser til motparten som må oppfylles for ikke å forårsake kunnskap og erstatning. Den støttes også i moderne systemstøtte. Boten for å ikke overholde avtaler kan noen ganger være veldig høy.

Automatisk støtte til påminnelser i ulike hendelser i løpet av løpetiden skaper også tillit til at selskapet har kontroll og en profesjonalitet som fører til goodwill og fornøyde avtaleparter.

Sentral lagring og dynamiske rettigheter

Lagring av avtaler gjøres ofte på den tradisjonelle måten i filmapper. Dette skaper utfordringer fordi det ikke er noen versjonshåndtering, og det er ikke mulig å gå tilbake til en tidligere versjon. Det skaper også utfordringer om hvem som får tilgang til ulike avtaler og gjør det mer komplekst å finne det man leter etter. Mye tid blir brukt på å sikre at du har riktig avtale og riktig versjon. 

Med lagring på ett sted og muligheten til å kontrollere brukerens rettigheter på en dynamisk måte, blir ledelsen mer effektiv. Moderne systemstøtte lar deg sette dynamiske rettigheter avhengig av konteksten til avtalen til rett personer uten involvering av teknisk personale.

Et felles lagringssted med støtte for kontraktsprosessen med gode søkemuligheter øker forutsetningene for samarbeid, og en direkte deling av oppdateringer av hendelser til de berørte personene øker automatisk forutsetningene for jevnere kontraktstyring. Et annet perspektiv er muligheten til vanlige maler for ulike typer avtaler. Det sparer ikke bare tid, men minimerer også risikoen for feil. Det skaper bare en bedre effektivitet.

Vil du vite mer?

Vi arrangerer et brukerforum som er en arena for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling for våre brukere av dokumenthåndteringsverktøyet M-Files, men også andre brukere innenfor informasjon- og dokumenthåndtering. 
Meld deg på

Diskuter dette innlegget

Tips til lesing

En avtaleprosess involverer vanligvis en rekke personer, både eksterne og ansatte i egen organisasjon. Her er mine beste tips om hvordan du forenkler samarbeidet i denne prosessen, og hva du bør vurdere når du velger en løsning for digital signering.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down