En avtaleprosess involverer vanligvis en rekke personer, både eksterne og ansatte i egen organisasjon. Her er mine beste tips om hvordan du forenkler samarbeidet i denne prosessen, og hva du bør vurdere når du velger en løsning for digital signering.
Det må være enkelt for flere personer og roller å bidra med ulike deler av en avtale, men i mange prosesser skjer kommunikasjon og deling av dokumenter via e-post, noe som ofte skaper usikkerhet om hvilken dokumentversjon som er den siste og hvilke som er utdaterte. Lagring på ett sted, enkel tilgang og muligheten for å distribuere oppgaver, betyr et stort skritt fremover.
Vi jobber med systemstøtte som muliggjør direkte prosesssupport, både automatisk og manuell tildeling av oppgaver. Dette er veldig nyttig når en avtale skal vurderes, kommenteres og revideres - men også når det er på tide for godkjenning og signatur. En annen viktig ting er sporbarhet, slik at det er klart hvem som har gjort hva og når.
Verdien av gode samarbeidsmuligheter gjelder hovedsakelig kolleger, men det er også viktig å kunne enkelt dele versjoner med eksterne parter. Ikke minst i sluttfasen med forhandling og oppdatering av endringer.
Når avtalen er klar og ferdigforhandlet, må nye personer og roller ofte være involvert i signeringen. Tradisjonelt må avtalen skrives ut og ordnes med vedlegg, deretter postet og forventet før det kommer tilbake for videre signering. Det er mye tid å vente på. Digital signering reduserer ledetiden betydelig, og ingenting behøves skrives ut på papir.
Det finnes flere leverandører av digitale signeringsløsninger på markedet. En ting som er viktig å huske på er at signeringen skal integreres systematisk i kontraktsprosessen. Vi er partnere med Docusign, som er en ledende leverandør av digital signering av dokumenter. I praksis støttes kontraktsprosessen av en avtale med status som betyr at den må signeres. Den konverteres deretter til PDF og sendes til Docusign for signering. Tjenesten håndterer hele signeringsdelen og når alle parter har signert, sendes en kopi automatisk til alle og blir en signert versjon knyttet til avtalen uten å måtte håndtere det manuelt. I tillegg kan sporbarhetsdokumenter for signering oppnås slik at du vet hvem som har signert dokumentet og når.
Signeringsprosessen for et dokument betyr også at den signerte dokumentfilen selv inneholder et sertifikat som følger dokumentet, uansett hvor det er lagret eller sendt. Om det skulle manipuleres, vil det være tydelig synlig når dokumentet åpnes.
Etter signering får kontraktsansvarlig oppdraget med å aktivere avtalen direkte eller på en bestemt dato og forberede avtalen med nåværende overvåkingspunkter for fremtidig automatisk påminnelse.
Vil du vite mer?
Vi arrangerer et brukerforum som er en arena for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling for våre brukere av dokumenthåndteringsverktøyet M-Files, men også andre brukere innenfor informasjon- og dokumenthåndtering.👇
