В раздел «Истории успеха»

Медиахолдинг "Апостол" использует Columbus RSys для автоматизации процессов бюджетного управления

Apostol Columbus
Апостол: история успеха

Решение, разработанное специалистами консалтинговой компании Columbus, управляет сбором и согласованием заявок на оплату компании «Апостол», позволяя контролировать исполнение бюджетов в режиме реального времени

О клиенте

Российский медиахолдинг «Апостол» оказывает полный спектр услуг в области теле-, видеопроизводства и маркетинговых коммуникаций. Компания была создана в 2008 году. Широкую известность холдинг приобрел благодаря телепрограммам «Нереальная политика», «Инфомания», «Москва 24/7», «Правильный выбор», «Россия в цифрах», интернет-телевидению POST TV и социальной сети Face.ru. В настоящее время «Апостол» сотрудничает с брендами Yota, Oriflame, «Гослото», футбольным клубом «Анжи», а также реализует образовательный проект Тины Канделаки «Умная-школа».

Ситуация и выбор решения

По мере того, как «Апостол» укреплял свои позиции на российском рынке, наращивая число проектов и объемы работ, в компании увеличивались и объемы финансовых операций. До внедрения системы Columbus RSys заявки на платежи холдинга оформлялись сотрудниками только в бумажной форме, а бюджеты велись в табличных формах Excel. Оформление заявок вручную сопровождалось множеством ошибок. В таких условиях контроль платежей и анализ исполнения принятых бюджетов становился все более затруднительным. Оперативность и качество процедур контроля также оставляли желать лучшего, не говоря уже о точности планирования денежных потоков. Длительность согласования платежных заявок нередко сказывалась на сроках оплаты, что осложняло работу с партнерами.  И в 2011 году «Апостол» начал поиски подходящего автоматизированного решения.

По итогам анализа нескольких вариантов систем руководство холдинга отдало предпочтение разработке консалтинговой компании Columbus. С помощью решения Columbus RSys компании «Апостол» удалось ускорить процесс согласования и контроля платежей, сократить объемы бумажной документации, также устранить проблему дублирования и потери информации в ходе утверждения заявок. Решение Columbus RSys стало для «Апостол» незаменимым инструментом в целях повышения эффективности управления расходами и исполнения бюджетов.

Быстрое внедрение, качественный результат

Проект состоялся в августе 2011 года, причем специалистам интегратора понадобилось всего две рабочие недели, чтобы успешно его выполнить. На первом этапе команда Columbus создала прототип системы, полностью отвечающий специфике работы холдинга. Еще около недели заняли развертывание, настройка и запуск решения в промышленную эксплуатацию. На финальной стадии внедрения проводилось обучение ключевых пользователей. Дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс Columbus RSys обеспечил оперативный и безболезненный переход персонала на новую систему.

С этого момента все процессы согласования, утверждения и исполнения заявок на платежи медиахолдинга «Апостол» ведутся в Columbus RSys. «Только вдумайтесь, за год использования системы мы провели свыше 12 тысяч платежных заявок, что составляет около 45 заявок в день. Благодаря Columbus RSys мы значительно упростили процесс и снизили сроки утверждения каждой такой заявки. Если раньше на согласование одного платежа уходило до 5 дней, то сейчас эта процедура занимает считанные минуты, - подчеркивают в «Апостол». - Решение Columbus RSys позволило повысить финансовую грамотность персонала. Теперь сотрудники владеют точной информацией о структуре затрат по своим проектам, а компания в целом наладила четкий контроль денежных потоков и может своевременно предупреждать перерасход бюджетов».

Для каждого департамента медиахолдинга, будь то проектные группы, HR, АХО или финансовый отдел, предусмотрены отдельные шаблоны и маршруты одобрения заявок. Всего в решении Columbus используется 12 типов заявок – по числу подразделений. Роли и зоны ответственности сотрудников компании в процессе управления платежами четко разграничены, право на создание и одобрение заявки сотрудника соответствует определенной роли в шаблоне. В зависимости от роли инициатора заявки в компании накладываются ограничения на типы платежей, которые он может запрашивать. То есть, к примеру, сотрудники отдела маркетинга не оформить заявку на административно-хозяйственные расходы.

Информация для создания заявок – наименование подразделения, тип проекта, бюджетной статьи, валюта платежа, способ оплаты – загружается из справочников системы. Каждой заявке присваивается собственный номер, дата и время создания, что упрощает отслеживание хода согласования и оплаты платежа. Columbus RSys позволяет задать неограниченное количество маршрутов и уровней одобрения в зависимости от вида расходов. В каждый момент времени инициатор может видеть, на какой стадии согласования находится заявка: кто ее уже согласовал, какие замечания и комментарии дал. При необходимости инициатор платежа может отклонить или скорректировать данные заявки и направить ее на повторное согласование.

Контроль использования бюджетных средств осуществляется на основании бюджетных лимитов,  утверждаемых для каждого подразделения и проекта компании «Апостол». Сумма заявки по каждой статье затрат за текущий бюджетный период сопоставляется с суммой остатка лимита с учетом уже проведенных платежей и заявок, находящихся в настоящий момент на согласовании. Сумма заявки в валюте платежа автоматически пересчитывается в сумму в валюте бюджета по курсу ЦБ на дату согласования заявки.

В ходе внедрения проектная команда объединила решение Columbus RSys с инструментарием Excel, поскольку на момент запуска планирование бюджетов велось в табличных формах. Встроенные в Columbus RSys механизмы интеграции позволяют автоматически обновлять данные бюджетных лимитов, справочников подразделений и бюджетных статей.

Простота и гибкость архитектуры Columbus RSys позволила объединить решение с модулем визуализации отчетов, и теперь все необходимые данные отображаются в графическом виде, что еще больше ускоряет работу подразделений в части контроля платежей. На основе утвержденных заявок сотрудники холдинга могут сформировать отчеты по движению денежных средств, а также проводить план-факт анализ за требуемый период. В настоящее время «Апостол» завершает переход на автоматизированную систему бюджетирования. Интеграцию системы с решением Columbus RSys холдинг планирует проводить силами штатных специалистов.

Категории: BI, Cognos

Вас может заинтересовать:

Trikolor Columbus
«Триколор ТВ»: история успеха
«Триколор ТВ» управляет бюджетами с помощью IBM Cognos TM1 и Columbus RSys

Российский оператор спутникового телевидения «Триколор ТВ» совместно с международной консалтинговой компанией Columbus внедрил комплексную автоматизированную систему бюджетирования и контроля платежей. Проект реализован на базе программных продуктов IBM Cognos TM1 и Columbus RSys.

Категории: BI, Cognos

ФосАгро
«ФосАгро»: история успеха
«ФосАгро»: поэлементная калькуляция в режиме «онлайн»

Российская вертикально интегрированная компания «ФосАгро», один из мировых лидеров в производстве фосфорсодержащих удобрений, значительно повысила эффективность расчета поэлементной калькуляции, реализованной на платформе IBM Cognos TM1. Проект по оптимизации работы системы реализовала консалтинговая компания Columbus.

Категории: Производство, Бюджетирование, Cognos TM1