<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Vad händer när Microsoft knyter ihop affärssystemet och CRM? Låt oss ta en närmare titt på den nya appen Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation.

Genom lanseringen av Dynamics 365 i oktober 2016 tog Microsoft ett stort steg mot att knyta ihop det bästa (😊) av två världar: CRM och affärssystemet. Detta skapar en rad nya möjligheter att nyttja funktioner och data från både CRM och affärssystemet – allt från sälj- och marknadsföringsfunktioner till mer traditionella affärssystemsfunktioner så som produkt- och ekonomihantering.

I samband med sammanslagningen har det också lanserats ett gäng nya affärsapplikationer som ingår i Dynamics 365. En av dessa är Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation (hädanefter kallad Project Service) som jag tänkte att vi skulle titta lite närmare på i den här bloggposten.

Varför ska du ens ha ett projektverktyg?

Fördelen med att hantera projekt i ett projektverktyg, istället för i till exempel ett exceldokument, är att du enklare kan planera in vad som ska göras, när det ska göras, vem som ska utföra uppgifterna, samt sätta ut vilka mål som ska nås och inom vilka budgetramar. Verktyget bevakar sedan processen och resultaten för att säkerställa att allt går som planerat.

Fem spännande funktioner

1. Hantera resurser och kompetenser

Här sätter du upp information om dina medarbetare/projektmedlemmar och deras kompetenser. Detta för att enkelt säkerställa att rätt person involveras i rätt projekt och med rätt roll. Det är speciellt användbart i större organisationer eller organisationer med hög rörlighet, där det annars kan vara svårt att få grepp om medarbetares kvalifikationer.

2. Knyta projekt till kunder, affärsmöjligheter och kontrakt

Jag tycker att en av de största fördelarna med Project Service är att det är helt integrerat med resten av Dynamics 365 i standardversionen. Det öppnar upp för att enkelt kunna knyta projekt till befintliga kunder och kontakt. Eller varför inte inkludera dina projekt i dina affärsprocessflöden?
josefin.gifPå så sätt erbjuds dina användare en komplett 360 graders vy av kunder, affärer och pågående projekt utan behov av komplexa integrationer till externa system.

3. WBS (Work breakdown structure)

Här planerar du in vilka aktiviteter som ska utföras för att ni ska nå era projektmål. Du anger även när aktiviteterna ska utföras och vem som är ansvarig för att slutföra respektive aktivitet. Dessa aktiviteter kan du sedan se i vyer, diagram eller i ett GANTT schema.

Ett tips är att kombinera dessa aktiviteter med e-postpåminnelser för att säkerställa att dina kollegor som inte loggar in i systemet varje dag, inte missar att utföra sina uppgifter.

4. Budget och arbetad tid

Här kan du kan ange vad den dedikerade budgeten är och sedan registrera alla projektrelaterade kostnader för att säkerställa att budgeten inte överskrids – eller ifall den gör det – enkelt se var det gick snett.

Här ingår även ett tidsregistreringssystem – dina användare kan alltså registrera den tid de lägger i respektive projekt. Detta är användbart både för att utvärdera pågående projekt och även som underlag för att planera in aktiviteter i kommande projekt. En vanlig fallgrop i projekt är annars att du planerar in projektaktiviteter baserat på den tid du antar krävs för att utföra dem, inte hur lång tid det faktiskt tagit i tidigare projekt. Detta bör i längden leda till att dina projekt planeras och genomförs med mindre avvikelser.

5. Instrumentpaneler, vyer och diagram

För att knyta ihop det hela vill du som användare förstås få en bra och överskådlig bild över dina projekt. Du kan förslagsvis sätta upp en projektspecifik instrumentpanel som ger dig en samlad bild över de projekt som drivs, med vyer och diagram som visar dig status på projektaktiviteter, kostnader och budget. Eftersom Project Service är en del av Dynamics 365 kan du också skapa en instrumentpanel. Instrumentpanelen visar en bild över hela organisationen allt ifrån projekt som drivs till affärsmöjligheter och offerter som säljarna arbetar på som kan leda nya projekt.

Ett tips är att sätta upp olika vyer, diagram och instrumentpaneler baserat på de olika roller som finns i en organisation, så informationen blir relevant för dem. Ifall alla användare använder samma vyer och instrumentpaneler, där de alltid ser all information, upplevs systemet som överväldigande och trögjobbat – oavsett hur bra funktionerna är. Nyckeln till bra instrumentpaneler är att vara avgränsad och ta användarens behov som utgångspunkt.

Min slutsats är att Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation inte är lika omfattande och komplext som "Microsoft Project"– men ett intressant mellan-alternativ. Det är både skalbart och anpassningsbart, så du kan med relativt enkla medel anpassa applikationen så den passar din organisation och era olika typer av projekt.

Jag ser verkligen fram emot att få se vilka nya typer av applikationer som kombinerar affärssystem och CRM-data framöver! Följ gärna våra tankar i vår blogg.

Prenumerera och ta del av de senaste blogginläggen inom Dynamics 365:

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

I förra blogg-inlägget introducerades konceptet Data Entities. Här fortsätter beskrivningen av komposita entiteter och verktyget Data Management.
För att utveckla integrationer för tidigare versioner av AX krävdes god kunskap om tabellstrukturen och databasmodellen i AX. Bara att uppdatera t.ex. en kundpost var en stor utmaning och eftersom databasen i AX är väldigt normaliserad blev varje integration ofta onödigt jobbig att implementera. Förutom denna problematik hade man dessutom flera olika sätt att integrera på; Application Integration Framework (AIF),  Data Import- and Export Framework (DIXF) samt ren tabellimport/export vilket ständigt skapade diskussioner om vilken metod som var bäst för varje scenario.
Under Tech Conference i Mars 2017 presenterade Microsoft att Dynamics 365 for Operations kommer finnas tillgänglig i tre olika driftsalternativ; Public Cloud (släppt), Cloud+Edge (släpps dec 2017) samt Local Business Data (släppt).
90 % av dagens problem med Office-integration med AX handlar om autentisering, dvs åtkomst av data i AX begränsas av strul med behörigheter och Office-plugin. Detta har Microsoft tagit fasta på i 365 for Operations och en del av att förbättra användarupplevelsen handlar om att man öppnat upp möjligheten till att använda protokollet Open authentication (Oauth). Detta gör att andelen problem med autentisering ska minska och att användarupplevelsen ska bli bättre. Man har också ersatt AX-plugin:et i Excel med en mer dynamisk Dynamics 365 Data Connector. Denna fungerar både i lokal Excel, Excel Online samt även i Excel på iPad.
Hjälpfunktionaliteten har utvecklats stort i Dynamics 365 for Operations jämfört med tidigare releaser och här finns en del riktigt spännande nyheter. Hjälpen nås via frågetecknet i navigation bar och den första nyheten man ser är att det finns två sektioner i hjälpavsnittet; en som kallas Uppgiftsguider (Task guides) och en som kallas Wiki.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down