<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Johan Fahlvik har varit involverad i flera globala uppgraderingar av affärssystem. Här listar han de mest kritiska framgångsfaktorerna.

Jag har varit inblandad i flera globala uppgraderingar, ett arbete som inkluderar tidiga morgonmöten med avdelningarna i Asien för att sedan stanna uppe sent och stämma av med de amerikanska.

Genom åren har jag samlat på mig en del erfarenhet och i det här inlägget listar jag några framgångsfaktorer för att en global utrullning ska bli så smidig som möjligt.

1. Styrgrupp med rätt att ta beslut

Styrgruppen för projektet måste bestå av beslutsfattare som har mandat ta beslut på uppdrag av alla som berörs av uppgraderingen.

Till exempel – varje avdelning som omfattas bör ha en person som representerar dem i styrgruppen. Enligt min erfarenhet är en aktiv styrgrupp en kritisk faktor för att projektet ska vara framgångsrikt.

2. Ett centralt team med tät kommunikation

Det är viktigt att etablera ett centralt team med processexperter från verksamheten med tillräcklig tid avsatt för projektet. Backa upp dem med applikationskonsulter om det är nödvändigt, men låt det centrala teamet vara ansvarigt för testning och träning liksom second line support under projektets gång. Detta ger er bra kontroll över projektet.

3. Ett etablerat och aktivt nätverk av nyckelanvändare

Alla avdelningar måste vara involverade i uppgraderingen. Den bästa vägen att gå är att ha lokala nyckelanvändare som är länken mellan det centrala teamet och slutanvändarna.

Bäst praxis är att göra nyckelanvändarna lokalt ansvariga för first line support under arbetets gång. Det kommer att motivera dem att vara aktiva och lära sig det nya systemet. Under projektets gång behöver de vara ansvariga för de lokala verifieringarna och testerna för att säkerställa att avdelningens funktion inte riskeras i och med uppgraderingen av mjukvaran.

4. God kommunikation genom hela projektet

Det är nästan för uppenbart för att nämnas, men är verkligen en nyckelfaktor för en framgångsrik uppgradering, så det förtjänar att bli omnämnt ändå. Utforma en kommunikationsplan med som noggrant följer projektplanen och håll er till den. Fysiska möten är att föredra framför skriftlig kommunikation.

I ett projekt fasade vi ut informationsmötena över dagen för att kunna ackommodera alla projektmedlemmar i olika tidszoner. Detta fungerade bra för mindre grupper och tillät mer tid till frågor och diskussion. Det finns en risk att du blir trött på att höra din egen röst säga samma sak för fjärde gången under dagen, men det är värt det. Våga upprepa dig själv!

5. Kontrollera omfattningen: 1-till-1

En global uppgradering är ett stort projekt. Att kontrollera ett projekts omfattning, scope creep, och önskemål om nya funktioner är en utmaning. Håll det enkelt.

Kom inledningsvis överens i projektstyrelsen att hålla er till samma omfattning som den tidigare lösningen ni uppgraderar från täcker. Försök även att föreställa er nästa fas, där processförbättringar och förbättrad funktionalitet blir implementerat, steg för steg, efter den inledande uppgraderingsfasen.

Ett exempel: i ett av mina projekt lämnade en av projektstyrelsemedlemmarna inte ett enda styrelsemöte utan att ha luftat sina funderingar gällande den kommande fasens aktiviteter. Utan den initiala överenskommelsen att hålla fast vid 1-till-1-omfattningen, hade beslut och prioriteringar av nya krav tagit lång tid och både riskerat projektets deadline och budget.

En i förväg överenskommen omfattning av projektet kommer underlätta kommunikation och beslutstagande väsentligt. Hörsamma dock goda idéer och förslag så att det är möjligt att implementera förbättrad funktionalitet, men först när den initiala uppgraderingen är avslutad!

6. Testning är nyckeln till en framgångsrik ERP-implementation

Företagen som har en uppdaterad samling med test-case som avspeglar omfattningen av ERP-systemet är väl förberedda inför en stundande uppgradering och minimalt med verksamhetsstörningar.

Genom att ha en samling standard-testcases blir det lätt att följa upp och få ett godkännande från var och en av de inblandade avdelningarna.

I ett föregående projekt avslöjande till exempel de globala test-casen att de globala processerna inte efterföljdes. Det var viktig information för det centrala teamet för fortsatt processutveckling efter det att uppgraderingsprojektet var avslutat.

7. Slutligen, använd online-verktyg för att följa upp test- och incidenthantering

Jag nämnde ovan att det är viktigt att hålla reda på testresultaten. Hur gör du då? Det mest effektva sättet är att använda ett online-verktyg, så som ”JIRA”, där testare kan bli tilldelade cases och följas up globalt.

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

Om du befinner dig i utvärderingsfasen för en övergång till molnbaserad ERP, är du inte ensam. Detta kan nämligen ge de flesta företag stora fördelar i form av bättre stabilitet, flexibilitet och kostnadseffektivitet. Du kommer också att möta utmanande risker, men med en bra implementeringsprocess är det möjligt att realisera fördelarna. Vi ger några tips till dig som funderar på att flytta till molnet.
Här är stegen jag rekommenderar att ta när du ska uppgradera din befintliga installation av Infor M3.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down