Studier visar att medarbetare spenderar upp till 40% av sin arbetstid på att hitta rätt information. Men misströsta ej: med ett bra system för dokumenthantering städar du upp i röran.
I genomsnitt skapas det 19 kopior av varje dokument på en arbetsplats.
Många organisationer drunknar i ett hav av information som ofta växer sig större och större för varje dag. Den takt som nytt innehåll skapas med är häpnadsväckande. Vilket inte är så konstigt med tanke på att det aldrig har varit enklare att skapa ett dokument eller att sprida information genom olika kanaler och media. Vi lagrar sedan denna information som dokument på filservrar, intranät, mailservrar och olika cloudlösningar så som Dropbox och Google Drive.
- Varannan dag skapar vi lika mycket information som vi gjorde från civilisationens början fram till 2003 (Eric Schmidt, Google).
- 90% av all världens data skapades under de senaste två åren (SINTEF).
Frustrerande att inte hitta rätt
Förutom den stora mängden innehåll som produceras av de flesta företag är utmaningen att effektivt hantera och utnyttja denna information. Detta förvärras också av det faktum att dokument och filer ofta befinner sig i olika mappar och separata system.
Läs även Vanliga problem vid avtalshantering Av Joakim Jannerfeldt
Flera studier har genomförts för att utröna hur mycket tid anställda vanligtvis spenderar på att söka i denna röra av excel-filer, PowerPoint-presentationer, luriga mapphierarkier och e-postkonversationer. Resultaten belyser verkligen hur mycket negativ inverkan detta innehållskaos har på de medarbetarnas produktivitet:
- Anställda spenderar 20-40% av sin tid på att leta efter dokument manuellt (Coopers & Lybrand).
- Överordnade spenderar 50% av sin tid på att leta efter information, och tar i genomsnitt 18 minuter på sig att lokalisera varje dokument (Gartner).
- I genomsnitt skapas det 19 kopior av varje dokument på en arbetsplats (Coopers & Lybrand).
Vi kan alltså konstatera att det finns mycket tid, pengar och frustration att spara genom att hjälpa medarbetarna att hitta rätt.
Ett välstuderat fenomen
Detta var ett litet axplock av alla analyser och rapporter som gjorts på området under den senaste tiden. M‑Files har sammanställt dem i ett snyggt whitepaper som ytterligare förtydligar affärsnyttan av bra dokumenthanteringssystem som du kan ladda ner nedan.
