Det finns ingen anledning att lagra dina avtal på olika ställen och än mindre ha olika rutiner för hur de följs upp, efterlevs och förnyas eller avslutas.
Säg att du till exempel är säljchef. Du har ett antal olika avtal som berör dig. Du har dina anställda som du är chef över. Du har avtal med kunder. Du har leverantörsavtal. Personalavtal osv. I vanliga fall så har många företag dessa avtal i olika system. Varför? Här är tre anledningar till att istället samla dem på ett och samma ställe.
1. Alla kommer efter behörighet åt hela sammanhanget som avtalsmässigt finns kring kunder, leverantörer, personal, etc
2. Du får ett ställe att sätta regler för hur avtalen ska hanteras och bevakas.
3. Du får möjlighet att styra att samtliga följer samma mallar och använder fastställda villkor.
Exempel på en bra avtalsprocess
I större verksamheter har många personer rätt att teckna avtal och det krävs en bra process som beskriver vilket gemensamt utseende avtal ska ha, vilka legala krav som ska följas, vem som får teckna åtaganden på olika nivåer osv. Ofta ska avtal som skrivs godkännas av behörig chef innan det kan tecknas med part.
Processen måste kunna hantera dokument på ett effektivt sätt och ha bra stöd för versionshantering och historik. Det måste också gå att applicera regelverk för hantering av rättigheter för godkännande. Det finns flera exempel på krav i bra stöd i utveckling och framtagning av avtal.
Det kanske viktigaste som vi upplever att många har behov av är att när avtalen går ut så ska en uppgift tilldelas någon som ska hantera förnyelse, upphandling med annan part eller helt enkelt hantera avveckling. Ofta arbetar man med manuella rutiner som riskerar att man går miste om möjlighet till kostnadsreduceringar, prisökningar eller helt enkelt står utan en juridisk reglering.
