<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

I förra delen av denna bloggserie förklarade jag min syn på de utmaningar och möjligheter som finns inom avtalshantering. Den här gången har jag tittat närmare på processen kring att producera avtal.

Produkter, tjänster och kombinationer av dessa är naturligtvis olika komplexa. I vissa fall är grunden för dina avtal repetitiva försäljningar med snarlikt innehåll. Då har du stor fördel av att standardisera avtalen och använda noggrant utformade mallar. Dessa mallar kan till exempel innehålla standardtexter för leveransinnehåll, villkor och produktbeskrivningar.

Även vid mer komplexa avtal till skiftande produkt- eller tjänsteinnehåll är mallar ett värdefullt stöd. De blir ramverket för standardtexter och villkor, medan leveransbeskrivningar och prissättning skrivs mer unikt för varje tillfälle. 

Det är också praktiskt att kunna söka upp liknande avtal och innehåll för återanvändning med större eller mindre justeringar. Sökfunktionen och avtalens struktur är då avgörande för att du snabbt ska kunna hitta och återanvända innehåll. Just att hitta avtal kan många gånger vara en utmaning beroende på var de lagras, vad olika användare har rätt att se och så vidare. Men relaterade egenskaper (lagring av metadata) till avtal och enskilda dokument öppnar för många möjligheter.

Med en modern systemlösning som lagrar alla avtal på ett ställe med dynamiska rättigheter samt kategoriserings- och sökmöjligheter tillsammans med genomarbetade och fastställda mallar, effektiviseras processen avsevärt samtidigt som kvaliteten ökar.

Ett avtal består ofta av huvuddokument och ett antal bilagor i olika filformat. Här är det viktigt att du inte bara har möjlighet att skapa mallar för enskilda dokument och bilagor, utan även för olika kombinationer och därmed avtalspaket.

Om du i grunden har ett ramavtal som du skriver avropsavtal till så kan mallarna vara specifika för vissa situationer eller parter, men framför allt är det viktigt att du kan relatera olika avtal till varandra så att hela avtalssammanhanget blir tydligt.

I processen att ta fram avtal finns det oftast behov av att versionshantera förändringar så att det är enkelt att se vad en tidigare version innehåller, men också för att kunna gå tillbaka till en tidigare version av ett helt avtal eller ett enskilt dokument.

Något som ofta behöver förbättras i denna process är möjligheterna till samarbete. Det behöver vara enkelt för flera personer och roller att bidra med olika delar i avtalet. Lagring på ett ställe med enkel åtkomst och utdelning av uppgifter är av stort värde. Vi arbetar därför med systemstöd som möjliggör ett direkt processtöd och manuell eller automatisk tilldelning av uppgifter till användarna. Detta är väldigt värdefullt när ett avtal ska granskas, kommenteras och revideras men även när det är dags för godkännande och underskrift. Utöver detta är spårbarhet viktigt så att det är tydligt vem som har gjort vad och när.

När du producerar avtal är tid verkligen pengar. Den direkta arbetskostnaden för att ta fram ett avtal är en sak, men med kortare ledtider minskar också risken för att den andra avtalsparten ska ändra sin uppfattning om att köpa.

Vill du veta mer?

Vi har tillsammans med vår partner M-Files tagit fram en mer detaljerad beskrivning av processen för avtalshantering och hur vi kan hjälpa till att förenkla och effektivisera ert arbete.

Six Steps for Automation and Improving Contract Management

Om en vecka är jag tillbaka med nästa del i serien Effektiv avtalshantering. Den kommer att handla om samarbete, förhandling och digital signering. På återseende!

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

När ett avtal är framtaget, reviderat i olika omgångar, förhandlat och signerat så ska det börja tillämpas. Men tyvärr sparas avtalet ofta ner i en filkatalog eller en pärm där det sedan lätt glöms bort.
En avtalsprocess omfattar vanligtvis ett flertal personer, både externa och medarbetare i den egna organisationen. Här kommer mina bästa tips på hur du förenklar samarbetet i denna process, och vad du bör tänka på när du väljer en lösning för digital signering.
Avtalshantering innebär alltid vissa risker för verksamheten. Men med genomtänkta processer och rätt verktyg kan du minimera både kvalitetsbrister och nedlagd tid.
Hej och välkommen till första delen av min nya bloggserie om effektiv avtalshantering i verksamheter. En serie som kommer att beröra flera områden och innehålla en hel del tips om hur du hanterar vanligt förekommande utmaningar.
Företag som verkar i en miljö med krav på efterlevnad av standards (FDA, ISO 9001, GDPR, m.fl.) har ofta utmaningar med ständigt växande volymer av dokumentation för att säkerställa efterlevnad, bevisa faktisk efterlevnad och ha en ändringsprocess som fungerar mellan alla de roller/personer som är involverade. Det gäller oavsett bransch, område eller vilka standards som ska följas.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down