En avtalsprocess omfattar vanligtvis ett flertal personer, både externa och medarbetare i den egna organisationen. Här kommer mina bästa tips på hur du förenklar samarbetet i denna process, och vad du bör tänka på när du väljer en lösning för digital signering.
Det måste vara enkelt för flera personer och roller att bidra med olika delar i ett avtal. Men i många processer sker kommunikation och delning av dokument via mejl, vilket ofta skapar osäkerhet kring vilken dokumentversion som är den senaste och vilka som är inaktuella. Lagring på ett ställe, enkel åtkomst och möjlighet till fördelning av arbetsuppgifter innebär ett stort steg framåt.
Vi arbetar med systemstöd som möjliggör ett direkt processtöd samt både automatisk och manuell tilldelning av arbetsuppgifter. Detta är väldigt användbart när ett avtal ska granskas, kommenteras och revideras – men också när det blir dags för godkännande och underskrift. En annan viktig sak är spårbarhet, så att det är tydligt vem som har gjort vad och när.
Värdet av goda samarbetsmöjligheter gäller kanske framför allt mellan kollegor, men det är även viktigt att enkelt kunna dela versioner med extern part. Inte minst i slutfasen med förhandling och uppdatering av överenskomna ändringar.
När avtalet är klart och färdigförhandlat behöver ofta nya personer och roller involveras i signering. Traditionellt ska avtalet skrivas ut och ordnas med bilagor, sedan postas och väntas på innan det kommer i retur för ytterligare signering. Mycket tid går åt till att vänta. Digital signering minskar ledtiden avsevärt, dessutom behöver inget skrivas ut på papper.
Det finns flera leverantörer av digitala signeringslösningar på marknaden. Något som är viktigt att tänka på är att signeringen bör vara systemmässigt integrerad i avtalsprocessen. Vi är partners med Docusign som är en ledande leverantör av digital signering av dokument. Docusigns tjänster är fullt integrerade med avtalshanteringen. I praktiken stödjs avtalsprocessen genom att ett avtal får en status som innebär att det ska signeras. Det konverteras då till PDF och sänds till Docusign för signering. Tjänsten hanterar hela signeringsdelen och när samtliga signerat avtalet kommer det automatiskt i retur med kopia till samtliga och blir en signerad version knuten till avtalet utan att man behövt hantera det manuellt i något steg. Dessutom kan spårbarhetsdokument för signeringen erhållas så att man vet vem som har signerat dokumentet och när.
Signeringsprocessen för ett dokument innebär också att den signerade dokumentfilen i sig innehåller ett certifikat som följer dokumentet oavsett var det sparas ner eller skickas. Om det skulle manipuleras så syns det tydligt när dokumentet öppnas.
Efter signering får avtalsansvarig i uppgift att aktivera avtalet direkt eller vid ett givet datum samt att förbereda avtalet med aktuella bevakningspunkter för framtida automatisk påminnelse.
Vill du veta mer?
Vi har tillsammans med vår partner M-Files tagit fram en mer detaljerad beskrivning av processen för avtalshantering och hur vi kan hjälpa till att förenkla och effektivisera ert arbete. 👇
Nästa del i min serie Effektiv avtalshantering har fått rubriken Bevaka, efterlev och förnya avtal. Den kommer inom kort. På återseende!