Avtalshantering innebär alltid vissa risker för verksamheten. Men med genomtänkta processer och rätt verktyg kan du minimera både kvalitetsbrister och nedlagd tid.
Hur ser era processer och arbetssätt ut idag? Bristfällig lagring och hantering av avtal kan orsaka såväl badwill som lönsamhetsförluster. Här är några exempel på det senare:
- Ineffektivt arbete och högre andel nedlagd tid
- Inkorrekt prissättning och förlorade intäkter
- Viten och skadestånd
Med en genomtänkt och beslutad process för hur man ska arbeta, samt stöd av moderna verktyg för digital hantering minimerar du dels kvalitetsbrister, men även nedlagd tid och därmed förknippade kostnader.
Tänk framåt och automatisera
Företag lägger i regel mycket tid och kraft på att ta fram och förhandla avtal – men när avtalen är klara pustar de ut och varken planerar eller har stöd för att automatisera viktiga händelser under löptiden. Dessutom är avtalen ofta så många att bevakning blir en utmaning.
Min erfarenhet från de kunder jag arbetar med är att en automatisk bevakning som påminner om uppdatering av prislistor och när det är dags att förnya hela eller delar av avtalet är en av de största fördelarna med ett effektivt systemstöd.
Bevakning av avtal kan även innebära att påminna om åtaganden gentemot part som ska uppfyllas för att inte orsaka viten och skadestånd. Även det stöds i moderna systemstöd. Straffbeloppen för att inte efterleva avtal kan ibland vara mycket höga.
Automatiskt stöd av påminnelser i olika händelser under löptiden skapar också förtroende för att man i verksamheten har kontroll och en professionalitet vilket leder till goodwill och nöjda avtalsparter.
Centraliserad lagring och dynamiska rättigheter
Lagring av avtal sker ofta på traditionellt sätt i filmappar. Detta skapar utmaningar eftersom att det saknas versionshantering och inte är möjligt att gå tillbaka till en tidigare version. Det skapar också utmaningar kring vem som kommer åt olika avtal och gör det mer komplext att hitta det man söker efter. Mycket tid läggs på att säkerställa att man har rätt avtal och rätt version.
Med lagring på ett och samma ställe och möjlighet till att styra rättigheter för användare på ett dynamiskt sätt blir hanteringen mer effektiv. Moderna systemstöd ger dig möjlighet att sätta dynamiska rättigheter beroende på avtalets sammanhang till rätt personer utan inblandning av teknisk personal.
En gemensam lagringsplats med stöd för avtalsprocessen med bra sökmöjligheter ökar förutsättningar för samarbete, och en direkt delning av uppdateringar av händelser till de personer som är berörda automatiskt ökar förutsättningarna för smidigare avtalshantering. Ett annat perspektiv är möjlighet till gemensamma mallar för olika typer av avtal. Det sparar inte bara tid utan minimerar även risken för fel. Det skapar helt enkelt en bättre effektivitet.
Vill du veta mer?
Vi har tillsammans med vår partner M-Files tagit fram en mer detaljerad beskrivning av processen för avtalshantering och hur vi kan hjälpa till att förenkla och effektivisera ert arbete.
