Saker och ting går inte alltid som man har tänkt sig i en verksamhet. Det kan vara interna avvikelser i en produktionsprocess eller klagomål från kund eller egna klagomål till leverantör. Vad som är säkert är att det behövs någon form av fastställd rutin eller arbetssätt för att hantera incidenter och avvikelser samt stöd för flera personer att interagera och samarbeta i processen att förstå, lösa och förebygga att det inte händer igen.
Många har rutiner och instruktioner för hur incidenter som uppstår ska hanteras, men hur är egentligen möjligheten till samarbete i processen, vad finns för möjligheter att få ett aktivt stöd i arbetsflödet och att dela arbetsmaterial?
Processen omfattar naturligt flera intressenter, både interna och externa, samt dokument. Dokument kan vara analyser, förbättringsförslag, rutinförändringar och korrespondens mellan involverade parter. Ofta finns spårbarhetskrav på hur avvikelsen uppstod, löstes samt hur förbättringsarbete skapat förutsättningar för att säkerställa att det inte händer igen.
För processer som hanterar incidenter och avvikelser finns olika etablerade metoder som går att tillämpa direkt i verksamheten, men det vi ofta märker är att det går att effektivisera ytterligare med verktyg för arbetsflöden, dokumenthantering och samarbete.
Tre anledningar till att ha en samarbetsvänlig plattform när du jobbar med avvikelser
1. Många inblandade parter
För att hantera en avvikelse från identifiering till korrektiva och förebyggande åtgärder, så är ofta många personer och roller involverade. För att arbeta effektivt är det viktigt att systemet du väljer är en plattform för samarbete som ger möjlighet att styra att rätt person får och ger rätt information i rätt tid på samma ställe.
2. Avvikelsehantering är dokumentintensivt
Ofta arbetar verksamheter dokumentcentrisk för att dokumentera orsaker och åtgärder kring avvikelser, dessutom är dokument ett enkelt sätt att dela information mellan parter. Det gör att funktionalitet för att skapa och ta del av dokument på ett effektivt sätt är en viktig komponent.
3. Det ska vara lätt att få en översikt
Både under och efter att avvikelsen hanteras så är det viktigt att det finns bra stöd för översikt av vad olika parter bidragit med, allt ska vara knutet till samma sammanhang och ge en bra översikt.
