Att ha kontroll på avtal och kontrakt är mycket viktigt i en så dokument- och avtalstung bransch som fastighetsbranschen. Det är mycket viktig information som snabbt måste hittas. Spårbarhet i dokumenten med bra översyn över uppdateringar och ändringar är avgörande för att säkra kostnadseffektiviteten av giltiga avtal.
Inom fastighetsbranschen är det framförallt dessa typer av dokument, avtal och faktorer att hålla koll på:
- Hyresavtal
- Regelverk
- Mallar, kartotek och olika avtal
- Förvaltning av objekt och ytor
- Arbetsflöden
- Spårbarhet av olika ändringar i dokument
Vad händer om du som fastighetsägare inte omförhandlar ditt förvaltningsavtal innan kontraktidens slut?
Läs även:Dags att se över din dokumenthanteringJoakim Jannerfeldt
Enligt en undersökning som M-files genomförde 2015 övervakar 50% av bolagen sina avtalsvillkor manuellt och 20% övervakar inte alls. Vi lever i en digital värld, men är fortfarande avhängiga av papper i pärmar och att manuellt hålla koll på faktorer som villkor, utgångsdatum, och tidsbundna villkor.
Både elaval och avtal för hantering av vatten och avfall brukar förlängas per automatik. Vilka kostnader kan det innebära för dig om dessa avtal och kontrakt inte förnyas i rätt tid eller omförhandlas innan de automatiskt förlängs?
I många fall är det system som finns på plats till stor delar manuellt och högst personberoende. När avtal sparas i inkorgen, på anställdas hårddiskar eller skrivs ut och sätts in i en pärm; hur behåller man kontrollen då?
Vårt svar är Contract Lifecycle Management.
Contract Lifecycle Management, vad är det?
Contract Lifecycle Management (CLM) är en proaktiv, metodisk förvaltning av ett kontrakt från initiering genom tilldelning, efterlevnad och förnyelse. Genomförande CLM kan leda till betydande förbättringar i kostnadsbesparingar och effektivitet. Att förstå och automatisera CLM kan också begränsa organisations ansvar och öka efterlevnaden av lagkrav. (https://en.wikipedia.org/wiki/Contract_lifecycle_management )
Det finns stora fördelar att arbeta systematiskt med avtalshantering och Contract Lifecycle Management för just fastighetsägare och företag aktiva i fastighetsbranschen.
De fördelar vi främst ser är:
- Möjligheten att skapa enhetliga processer och policies
- Spara och lagra avtal på en central punkt
- Att kunna distrubera användarrättigheter
- Automatiserad och digitaliserad övervakning av avtal
- Automatiserade notiser för utgång av avtal
Behöver du fler argument till att skaffa ett system för avtalshantering eller behöver du övertyga din chef? M-files har satt ihop ett business case för Enterprise Content Management (där CLM ingår som en viktig komponent) som du kan ladda ner nedan.
