I denna tredje och sista del av min bloggserie går jag igenom varför det är så viktigt att förstå – och förbereda – det förändringsarbete som krävs vid upphandling och implementation av ett affärssystem.
Med ”förändringsresan” menar jag allt som på ett eller annat sätt påverkas av att man byter ut den nuvarande affärslösningen.
Förändringsarbetet är underskattat i många implementationsprojekt. Min erfarenhet är att den som förstår förändringens konsekvenser, och har en plan för hur den ska hanteras, i mycket högre grad kommer att få erfara känslan av ett lyckat projekt.
Var i upphandlingsmaterialet framgår planen för förändringsarbetet?
Leverantörerna som implementerar affärslösningar konkurrerar endast med sin lösning och motiverar konsultkostnaden, projektmetodiken och tidplanen samt levererar fina referenser.
Ingen leverantör tar onödig höjd för att medverka i kundens förändringsarbete, eftersom det sannolikt skulle prisa bort dem i konkurrensen. Därför blir frågan sällan ställd i upphandlingen. Istället efterfrågar man ett IT-projekt (programvara + konsulttid + utbildning + support) och väldigt sällan ett verksamhetsprojekt (processutveckling + förändringsarbete).
Förändringsarbetets kostnader kryper sakta men säkert ändå in i projektens lösningsmöten där man lägger tid på att planera hur lösningen ska motiveras och införas. Detta är ofrånkomligt och leverantören får snyggt bjuda till och agera vare sig det ingick i projektkalkylen eller inte. Sedan kommer kunden i efterhand och ber om krediteringar på tider som övertrasserats i projektet. Detta kan säkert många leverantörer känna igen sig i.
Jag kanske raljerar lite nu, men ta dig en funderare på om detta inte ska beaktas tydligare i upphandlingen så att projektkalkylens förväntningar kan kopplas mot ett lyckat projekt – vilket vanligtvis är den måttstock du använder som kund.
Att förbereda sin förändringsresa – vad innebär det?
För att en förändring ska kunna motiveras för alla intressenter behöver samtliga skapa sig en övergripande förståelse av vad som ska uppnås och varför – Change visions.
Om ni har en bra struktur och dokumentation kring era affärsprocesser är det enklare att förstå var förändringen kommer att ske och vilken typ av förändring som kan förväntas. Eftersom det är människor som utför olika aktiviteter i dessa processer bör man förstå att vi har olika färdigheter och förutsättningar att hantera dessa förändringar.
Läs ävenSå upphandlar du en upphandlingskonsultAv Peter Westin
Varje förändring har normalt en positiv effekthemtagning men kan även omfattas av en negativ sida. Båda dessa effekter måste identifieras tidigt i förberedelserna och beskrivas tydligt.
Ett viktigt arbete som bör starta tidigt i förändringsresan är att motivera och planera förändringen samt att löpande informera om förändringens förväntade utformning. Detta ansvar ligger på processägarna som löpande ska verifiera att lösningen får de förväntade effekter som motiverade förändringsresan från början.
Några tips på vägen innan upphandling och implementering av affärssystem startar:
- Skapa tydliga visioner och mål med förväntade mätbara effekter
- Identifiera och beskriv vilka processer och aktiviteter som står inför förändringar
- Utse tydliga processägare och deras ansvar att kommunicera förändring
- Tillsätt en driven och duktig förändringsledare
