90 % av dagens problem med Office-integration med AX handlar om autentisering, dvs åtkomst av data i AX begränsas av strul med behörigheter och Office-plugin. Detta har Microsoft tagit fasta på i 365 for Operations och en del av att förbättra användarupplevelsen handlar om att man öppnat upp möjligheten till att använda protokollet Open authentication (Oauth). Detta gör att andelen problem med autentisering ska minska och att användarupplevelsen ska bli bättre. Man har också ersatt AX-plugin:et i Excel med en mer dynamisk Dynamics 365 Data Connector. Denna fungerar både i lokal Excel, Excel Online samt även i Excel på iPad.
Vidare utgår all Officeintegration från Data Entities via OData.
Excel
Excel är det verktyg som är absolut mest använt i kombination med affärssystem och det är också kring Excel som Microsoft har lagt mest krut på Office-integrationer. I samtliga formulär i D365FO finns Officeknappen närvarande och både via Officeknappen och via högerklick i exempelvis listpages kan man både exportera statisk information till Excel, men även öppna i Excel för att kunna underhålla D365FO-information.
Första gången man öppnar D365FO-data i Excel får man uppmaningen om att installera den nya Office Add-in för 365, följt av en inloggningsruta där man autentiserar sig med samma uppgifter som i 365.
Vid export till Excel kan man välja att markera enskilda poster eller exportera allt. Det finns däremot en begränsning på export av maximalt 2000 poster just nu (av prestandaskäl). Detta gäller dock bara för export – inte om man väljer Öppna i Excel.
Att publicera förändrad data är också betydligt enklare från ett användarperspektiv i 365 for Operations. Om man har rättighet samt väljer att förändra något som är uppdateringsbart så ges möjligheten att också publicera tillbaka ändringarna till 365.
Som man kan se i bilden ovan så indikeras exempelvis att jag inte kan ändra Kund-ID (eftersom det är en primärnyckel) däremot skulle jag kunna ändra stavningen på ett kundnamn och sedan Publicera denna ändring direkt till 365 for Operations. Som man kan se i huvudet på Excel så indikeras också vilken Entitet som används för att kommunicera med 365 for Operations, i det här fallet DimAttributeCustTableEntity. För den vanliga användaren har detta ingen betydelse, han behöver ju inte veta vilken entitet som används, men för en applikationskonsult kan det vara av stort värde för att exempelvis kunna testa och verifiera en anpassad entitet exempelvis.
Liknande funktionalitet fanns ju redan i AX 2012, dvs att kunna ansluta sig till en document service via Excel och sedan uppdatera. Det var dock en relativt liten andel dokumenttjänster som kunde användas på detta sätt – cirka 100 jämfört med drygt 1700 i 365 for Operations.
Valideringar i 365 for Operations fungerar även oavsett om man uppdaterar via Excel eller web-klienten, dvs om man försöker ange text i ett postnr-fält så kommer uppdateringen inte att godkännas och man får ett meddelande om vad som är fel.
D365FO Lookups och filter fungerar också tillsammans med Excel. Det finns också möjlighet att via Excel connectorn ändra användarinställningar som exempelvis språk (och därmed få etiketter översatta till svenska och liknande).
Word
Word har fått liknande funktionalitet som Excel, dvs med ett nytt Office Add in. I Word kan man arbeta både med mallar (Template designer) och med data (Export to Word). Dokumentmallar sparas i ett specifikt formulär i 365 for Operations (Common > Common > Office integration > Document templates). Power users kan också skapa nya mallar och dela med sina kollegor.
Just nu finns det inte så många mallar att titta på, men Microsoft har slängt med en mall för sina Fleet Management-kunder (testdata). Om man utgår från denna mall är det enklare att se hur mallen kan anpassas genom Design-läget i Office Add-In.
Eftersom mallen knyts till en s.k. Rotdatatabell (en Entitet) kan man också knyta den till vilket/vilka formulär som ska kunna använda Wordmallen. I exemplet ovan är det en exportmall för kunder i Fleet Management-modulen. Om man öppnar formuläret för Fleet-kunder så ser vi att alternativet Export to Word finns med…
…och vid export till Word så populeras dokumentmallen med kunduppgifterna från 365 for Operations. Detta är användbart vid många tillfällen, inte minst vid utskick eller liknande.
Spara som
Förutom möjligheten att öppna i Excel kan man som användare också spara direkt till SharePoint eller OneDrive och därifrån öppna filen med exempelvis Excel Online.
Vid export till SharePoint kan också användaren peka ut i vilket dokumentbibliotek det ska sparas i.
Läs mer om Dynamics 365 for Operations i boken som sammanfattar både nyheter för proffs och affärsanvändare. Boken kan du köpa online i valfri webb-bokhandel eller så kan du beställa den kostnadsfritt genom oss!
