Så upphandlar du en upphandlingskonsult

Planerar du att anlita extern kompetens vid upphandling av ett affärssystem? Då bör du även upphandla konsulten som ska hjälpa dig – det finns nämligen flera viktiga faktorer att ta hänsyn till.

När du ska upphandla ett nytt affärssystem, eller uppgradera en befintlig lösning, ställs du inför ett vägskäl. Du kan välja mellan följande:

• Nyttja egna resurser.
• Söka hjälp av extern konsult.
• Nyttja egna resurser med stöd av extern konsult.

Om du väljer att anlita extern hjälp, glöm inte bort att detta stöd också behöver upphandlas. Det räcker inte att välja vilken konsult som helst med erfarenhet av upphandling.

En bransch i förändring ställer höga krav

Det sker omfattande tekniska förändringar inom IT-området just nu. De flesta leverantörer erbjuder flera alternativ för hosting av affärssystem: on-premise (installerat på era servrar), i molnet eller en hybrid av dessa två. Detta påverkar hur man köper och jämför systemen, men också hur man driver projekt, installerar, testar, distribuerar och utvecklar kod samt hur man hanterar support och förvaltning. Kort sagt, du behöver ta dig igenom en djungel av specifikationer och andra fakta för att kunna fatta beslut.

Alla leverantörer brottas med att lära sig nya innovationer och behöver kompetensutveckla löpande, trots att de lever och andas dessa utmaningar dagligen. Det är ännu svårare för en upphandlingskonsult att hålla sig uppdaterad, viket kan leda till problem när systemen ska jämföras.

Vilka egenskaper och erfarenheter bör jag leta efter?

En lämplig upphandlingskonsult behöver förstå både dina och leverantörens utmaningar. Fråga därför vilka roller konsulten har haft i tidigare affärssystemsprojekt. Någon med erfarenhet från både leverantör- och kundsidan som dessutom varit aktiv projektdeltagare har goda förutsättningar att förstå båda parters behov.

Läs även del 1:Att välja rätt väg när du ska upphandla affärssystem_{Av Peter Westin}

Tyvärr misslyckas en hel del affärssystemsprojekt och det finns otaliga orsaker som kan ligga till grund för detta. Begär därför referenser från tidigare utförda upphandlingar och kontrollera om projekten har varit framgångsrika eller inte.

Tänk också på att en konsult som inte har några ambitioner att medverka i det kommande projektet normalt saknar drivkrafter till att skapa de rätta projektförberedande förutsättningarna. Den ser sitt jobb som avslutat när du har valt system och implementationspartner.

Summering

Det som är viktigast att tänka på när du ska välja upphandlingskonsult kan sammanfattas i dessa fyra punkter:

1. Verifiera konsultens kunskap om affärssystem och ny teknik.
2. Kontrollera tidigare projekterfarenheter och -roller.
3. Validera tidigare utförda upphandlingar och projektutfall.
4. Ta reda på om det finns ambitioner att medverka i kommande projekt.

Lycka till med din upphandling!