<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Är er organisation beroende av enstaka nyckelpersoner? Vad händer om ni befinner er mitt i en kris och kompetensen inte räcker för att lösa problemet? Är ni villiga att ta den risken? Lösningen finns inom räckhåll: Var förberedd så att din kärnverksamhet inte är beroende av enskilda nyckelpersoner. 

Organisationer som vill ha en säker drift måste ha en plan för när nyckelpersoner är borta. Aktiviteter som bara kan utföras av en eller några få personer kommer till slut fallera på grund av olika faktorer. Företagets verksamhet riskeras om kunskap saknas på grund av exempelvis uppsägningar, semestrar eller övrig otillgänglighet för nyckelpersoner. Begränsad kunskap och dokumentation om processer kan även bromsa verksamhetens drift och företagets utvecklingNär den viktigaste kunskapen om företaget är kopplad till en eller ett fåtal personer är det som att lägga alla sina ägg i samma korg.  

Därför tar den här bloggen upp tre tips som kan hjälpa er minska beroendet av enskilda nyckelpersoner med affärskritiska arbetsuppgifter. 

 

Effektiva processer

Det bästa sättet att minska beroendet är upprätta strukturerade arbetsprocesser. Dessa processer är ofta komplexa och behöver finnas identifieradeDetta innebär krav på grundlig dokumentation och att nyckelpersoner beskriver ingående guider, processer samt rutiner om de aktiviteter som utgör deras dagliga arbete.  

På så vis kan andra resurser snabbt sätta sig in i komplexa processer. Om det görs korrekt kan systematisering vara extremt effektivt för att minska riskerna med att vara beroende av nyckelpersoner. Kopplat till detta måste också rutinerna hållas uppdaterade. När rutiner dokumenteras kan processer enkelt och objektivt granskas, samtidigt som eventuella dolda risker eller brister kan åtgärdas. 

Dra nytta av ITSM och ITIL

En annan mycket effektiv strategi för att undvika ett beroende av nyckelpersoner är att använda ärendehanteringsverktyg och standardiserade processer. När ITSM (IT Service Management Systems) och ITIL (IT Infrastructure Library) införs kan organisationen spåra ärendets händelseförlopp. Genom att erbjuda denna spårbarhet kan företaget undvika att viktig information begränsas till enskilda nyckelpersoner. 

Vid korrekt användning erbjuder en ITSM-installation – förutom händelseloggar för ärenden – även metoderna för att lösa dem. På så vis försvinner kunskapen inte med nyckelpersonen om hen lämnar företaget. 

Att outsourca

Ett sätt att minska personberoendet i den egna organisationen är outsourcing. 

Rätt outsorcingpartner kan på flera sätt göra den egna organisationen mindre sårbar i den dagliga driften och samtidigt hjälpa till att framtidssäkra lösningen. Den partner ni väljer bör ha stor kompetens kring ert IT system och er infrastruktur och kan på så sätt effektivt hjälpa er då fel uppstår eller funktioner förändras. En bra outsourcingpartner kan också hjälpa er med ärendehanteringssystem och säkerställa att dokumentation och processer hanteras och uppdateras på ett strukturerat och standardiserat sätt.  

Samtidigt som den dagliga driften måste säkerställas så måste man också planera för framtiden. Moderna ERP system utvecklas ett högt tempo men vad är ny och bra funktionalitet för just er verksamhet? Här kan en bra partner hjälpa er att lyfta fram och utvärdera nya processer och funktioner i systemet. Ni fokuserar på er vision och er partner hjälper er att uppnå den. 

Satsa på effektiv applikationsförvaltning (AMS)

Med effektiv applikationsförvaltning, eller Application Management Services (AMS), blir det ännu lättare att säkra kärnverksamheten genom att minska beroendet av nyckelpersoner/specialistkompetens. På så sätt skapar ni verksamhetsnytta genom ökad stabilitet och snabbrörlighet. 

I vår guide 'Går dina IT-lösningar i takt med verksamheten?' får du den senaste uppdateringen om bland annat strategier för outsourcing, effektiva processer i samband med övergång från projekt till förvaltning samt en struktur och metodik med hjälp av ITIL. Ladda ner guiden här

Ladda ner Guiden

 

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

Adoption of cloud solutions is spreading far and wide. Many businesses have turned to cloud ERP systems to reduce human capital costs, others to increase efficiency and flexibility – all valuable benefits amid ongoing disruption. However, continuous cloud updates are not a ‘fix-all’ solution to ensure ongoing operations. Thorough release management of updates and implementation of sound testing strategy must be used to ensure consistent operational functionality and security.
At Columbus, we believe that with the right partner, IT outsourcing can shift your business from going with the flow to driving it. It can actually put you in the right position to be proactive, especially in the face of change. We all need this right now.
What is NIS2? The NIS 2 directive is a set of proposed EU legislation that builds upon existing rules around Cybersecurity. The growing trend towards digitalization and the associated surge in cyber-attacks have heightened Cyber risk and the European Commission have responded with this proposed replacement of the standing NIS Directive. It aims to address current weaknesses in organizations’ Cyber security obligations in a world where the pandemic and geo-political instability have highlighted threats to energy and food supply chains. With streamlined reporting obligations, increased supervisory measures and stricter enforcement requirements, the legislation aims to boost the level of cybersecurity in Europe long term.
Att regelbundet uppdatera Dynamics 365 kommer med en hel del fördelar, men kan också skapa oväntade problem för ditt företag om du inte är vaksam. Vårt tips: se till att vara förberedd!
Många företag skulle kunna spara stora belopp på att se över sina Dynamics 365 licenser. Men för att nå fram dit behöver du veta vad målet är.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down