<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

information_management

Information är för informationsåldern vad sten var för stenåldern – det viktigaste materialet för att skapa de mest avancerade redskap vår tid kan uppbåda. Korrekt information är en förutsättning för allt beslutsfattande och grunden för välfungerade IT-system. God tillgänglighet till data av hög kvalitet är därför avgörande för konkurrenskraften hos det moderna företaget. Information Management är metoderna och verktygen vi använder för att säkerställa att vi har rätt data på rätt plats i rätt tid och att alla parter tolkar den på rätt sätt.

De sju byggstenarna

Effektiv Information Management, eller informationshantering för att hålla oss till svenska, kräver ett samlat grepp på flera fronter. Det finns tyvärr ingen ”magisk silverkula” som täcker samtliga behov, även om leverantörer av olika komponenter som MDM, dataintegration eller datakvalitet gärna påstår det. På iStone har vi valt att dela in området i sju olika delar:
Information_Management

Varje del spelar en viktig roll för slutresultatet och det är verksamhetens unika omständigheter som avgör vilka som behöver prioriteras. En kort genomgång är på plats:

1. Data Quality Management – analysera, tvätta och validera

Slutmålet med Information Management är att säkra kontinuerligt god datakvalitet, så denna tårtbit har vi satt mitt i blickfånget högst upp. Här analyseras och valideras data för att identifiera fel och brister genom dataprofilering och validering

2. Master Data Management (MDM) – en stadig grund att stå på

Hanterar hur vi skapar och underhåller masterdata, det vill säga gemensamma dataobjekt som refereras i flera olika systemfunktioner och transaktioner. Exempel är kunddata, artiklar, adressregister med mera. En MDM-lösning hjälper även till att synkronisera denna mellan olika system, så att vi alltid har tillgång till samma uppgifter oavsett vilken applikation vi arbetar i. Primärt är det här ett problem för större verksamheter med heterogena affärssystem, men i sin enklaste form kan en MDM-lösning användas för att säkra masterdata även i en enda applikation. Man kan då exempelvis dra nytta av att definiera arbetsflöden, gränssnitt och automatiska regelverk för hur data får skapas och uppdateras.

3. Content Management (ECM) – hitta rätt version av rätt dokument

Information består inte bara av data prydligt sorterad i rader och kolumner i en databas. En majoritet av datavolymen utgörs oftast av ostrukturerad information i form av skrivna dokument, mailkonversationer, bilder och videoklipp med mera. Inom Content Management har vi samlat lösningarna för att lagra, söka och interagera med alla typer av filer och dokument som normalt inte lagras i databaser.

4. Lifecycle Management – även data har ett bäst-före-datum

Data är guld värt – men inte hur länge som helst. Efter en viss tid blir de flesta dataposter inaktuella och bidrar bara till förvirring och försämrad systemprestanda. Framförallt gäller detta transaktionsdata som orderhistorik eller lagerflyttar, men även masterdata blir ofta överflödig efter ett par år. Genom att införa rutiner för Lifecycle Management säkerställer vi att överflödig data regelbundet arkiveras och flyttas ur de operationella system där den inte längre behövs.

5. Enterprise Modelling – se skogen bland alla träd

En av de största utmaningarna i alla informationsprojekt är att förstå vad informationen faktiskt beskriver och skall användas för. De ledande affärssystemen består av tusentals tabeller som i sin tur utformas och används olika från installation till installation. Enterprise Modelling är konsten (och vetenskapen) att förklara informationens struktur och syften i överskådliga modeller och flöden. Det är också en förutsättning för att designa effektiva system och skapa överblick och förståelse för de svårgreppade och komplicerade processer som ingår.

6. Data Integration – informationshanteringens packåsna

Data Integration är infrastrukturen som säkerställer att data konverteras och flyttas till rätt format på rätt plats. Det är också en förutsättning för att kunna vara effektiv i andra delar, framförallt MDM som är beroende av att kunna replikera och synkronisera data mellan många olika delsystem. Här har vi även bakat in våra lösningar för datamigrering mellan olika affärssystem och applikationer (om du vill läsa mer om integration har min kollega Nicklas skrivit ett bra inlägg).

7. Governance – spindeln i nätet

Strategiskt placerad i mitten av kartan hittar vi Governance som fokuserar på de styrande delarna av Information Management. Här designas organisationen, processerna och rollerna som krävs för att ta kontrollen över verksamhetens information och säkerställa att den underhålls över tiden. Tekniska verktyg är bra hjälpmedel, men löser tyvärr få problem på egen hand. Governance är spindeln i nätet som låter verksamheten styra systemen och inte tvärt om.

Det var sämre förr

Informationshantering är således en utmaning på flera fronter. På många sätt var det kanske enklare att ha koll på sin sten när det begav sig, men med rätt stöd på plats har vi idag utmärkta möjligheter att göra mer av vårt material än någonsin. Information Management är vägen dit.

Läs även: Vad är Processanalys?

Läs även: Vad är Information Management? 

Läs även: Vad är Datavalidering?

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

Är det någon bransch som lider av begreppsinflation så är det IT-branschen. "Vad är" är en ny liten bloggserie där vi kort och begripligt förklarar de begrepp vi slänger oss med lite närmare.
Kartlägg nuvarande affärsflöden och planera förbättringar med effektiv processkartläggning.
Låg datakvalitet kan påverka ditt arbete på flera sätt. Här är de vanligaste problemen vi stöter på. Illustration av Simon Child, The Noun Project.
Columbus hjälper dig när du handlar mat från våra samarbetspartners så att du inte behöver oroa dig för om maten är vad den utger sig för att vara.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down