<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Definitionen av integration är att koppla ihop informationssystem på ett sådant sätt att all information hänger ihop. Hur då, tänker du? För att förklara det ska jag visa ett exempel på ett vanligt integrationsfall.

Ett vanligt integrationsfall

Kundorder

Idag ringer eller faxar din kund in sina ordrar till ordermottagningen. I ordermottagningen knappar sedan personalen in ordrarna i ordersystemet samt skriver in en notering i kundsystemet (CRM). På lagret skrivs sedan en plocklista ut. När lagret har plockat ordern ringer de till speditionsfirman och bokar plats på nästa lastbil. Vid slutet av dagen samlas alla plocklistor ihop och lämnas upp till ordmottagningen. Nästa morgon kontaktar ordermottagningen kunden via fax eller telefon om att order är ”på gång” och uppdaterar samtidigt kundregistret med att ordern är ”på gång”.

Enkelt, eller hur? Vad finns det för potentiella problem med detta? OM det görs på korrekt sätt? Inget. Men den mänskliga faktorn kan alltid spela in samt att om ordervolymen ökar kan de många manuella momentet sätta käppar i hjulen innan eventuella logistikproblem dyker upp.

Vad är då möjliga integrationer i detta?

  • Ordermottagningen
  • Noteringen i CRM-systemet
  • Samtalet till speditionsfirman
  • Återrapporteringen från lagret till ordermottagning
  • Ordermottagningen uppdaterar kunden och CRM-systemet

Hur kan vi gå vidare?

Genom att vi identifierat vilka möjliga integrationer som finns så kan vi nu se vilka som är möjliga att automatisera samt var vi kan göra mest nytta. Vi plockar de lågt hängande frukterna först.

Ordermottagningen

Inskrivningen i ordersystemet - här finns en möjlighet att erbjuda ett elektroniskt gränssnitt. Alla kunder har kanske inte möjlighet att utnyttja detta, men det ger en möjlighet att öka volymen på ordermottagningarna.

Noteringen i CRM-systemet

Eftersom att vi har tillgång till både ordersystemet och CRM-systemet kan vi koppla ihop dem. Här kan vi både spara tid och undvika manuella misstag. Samtalet till speditionsfirman.

Samtalet till speditionsfirman

Efter samtal med den lokala speditören kommer det fram att de inte har möjlighet att ta emot elektroniska order. Byte till en annan speditör skulle kunna effektivisera och minska manuella steg ännu mera men vi avvaktar med detta tillsvidare.

Återrapporteringen från lagret till ordermottagning

Här finns en möjlighet att uppdatera ordermottagningen automatiskt.

Ordermottagningen uppdaterar kunden och CRM-systemet

i samband med att en kundorder uppdateras i status kan vi samtidigt uppdatera CRM-systemet och samtidigt skicka ett email till kunden om att ordern är på väg. 

Efter denna genomgång av verksamheten bestämmer vi att dela upp detta i två delar.

Projekt 1 kommer innehålla:

  • Automatisk uppdatering av CRM-system vid skapande samt uppdatering av en kundorder.
  • Automatisk uppdatering av kundorder efter rapport av plocklista.
  • Automatiskt utskick av email från CRM-systemet när en order uppdateras.

Projekt 2 innehåller:

  • Elektroniskt ordergränssnitt

Nu när vi hittat en omfattning kan vi börja gå in på detaljerna. Men det får vänta tills nästa gång. I långa loppet handlar det om att kunna bli effektivare, hantera fler ordrar och få ökad volym och lönsamhet.

Vet du vad integration är och vad det kan innebära nu? Kanske inte allt, men jag hoppas att något har klarnat.

Läs även: Vad är Processanalys?

Läs även: Vad är SEPA?

Läs även: Vad är PIM?

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

Den 31 oktober 2016 införs en ny standard för betalningar i euro. Förändringen innebär en del utmaningar i form av gemensamma tekniska standarder för betalfiler.
Premiäravsnittet! I vår podcast Skiftet delar jag och Filip Lindwall med oss av nyheter och insikter, intervjuar experter och kunder, besöker mässor och events för att försöka reda ut vad som håller på att hända i ett allt mera snabbrörligt B2B-landskap. I det första avsnittet: Vad är Product Information Management? Måste man ha ett PIM-system och vad är det egentligen bra för? Jobbar man annorlunda med sin produktinformation om man är B2B jämfört med B2C? Vi reder ut begreppen.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down