"Vad är?" är en bloggserie där vi så pedagogiskt vi kan reder ut de vanligaste begreppen vi slänger oss med inom IT-världen.
Vad betyder det?
Processanalys går ut på att samla in information om ordrar eller andra transaktioner och länka ihop de tidsstämplar som systemen genererar för dessa så att processflödet kan visualiseras och mätas.
När denna information kompletteras med relaterad grunddata som exempelvis vilka artiklar, kunder eller organisationsenheter som varit inblandade i transaktionen kan processen även brytas ner och jämföras mellan olika enheter, kundgrupper, produktsortiment med mera.
Varför är det viktigt?
Datastrukturen i ett någorlunda omfattande ERP-system är väldigt komplex och data om olika transaktionssteg registreras i många olika tabeller. Om integrerade kringsystem används ökar komplexiteten ytterligare. Detta gör att det blir väldigt svårt att överblicka kompletta flöden från start till mål.
Insikter istället för ögonblicksbilder
Traditionella rapporter och lösningar för Business Intelligence bygger normalt sett på ögonblicksbilder och KPI:er från ett visst processteg. Man kan till exempel se hur många ordrar som inte är fakturerade eller hur många som är försenade, men inte relationen mellan dessa.
En processanalys å andra sidan visar samtliga steg i processen och hur flödena går mellan dessa. Det ger oss ett helt nytt perspektiv på verksamheten och vi kan följa upp frågor som till exempel:
- Var finns flaskhalsarna i våra processer?
- Hur skiljer sig ledtiden åt mellan olika enheter?
- Vilka faktorer orsakar oftast förseningar?
- Följs verkligen det definierade flödet på samtliga anläggningar?
- Varför ökar lagersaldot på enhet X när det minskar på enhet Y?
Det enda sättet att få svar på dessa frågor är att ta hänsyn till relationen mellan processtegen och den data de var för sig generar, vilket är precis vad ett processanalysverktyg gör.
Varför pratar vi om det?
När organisationer växer blir processerna ofrånkomligen mer komplicerade. Fler anställda på fler platser får allt mer specialiserade uppgifter. Som en direkt följd blir även IT-system mer komplexa för att kunna stödja den allt spretigare organisationen. Till slut blir det oerhört svårt att överblicka alla delar, och inte minst relationerna mellan dem.
Svårt att veta var man ska börja felsöka
I den här komplexiteten är det lätt att problem förblir oupptäckta eller åtminstone ospårbara. När en process består av 20 eller fler steg är det svårt att veta var man ens ska börja felsöka om slutresultatet inte blir bra.
Att kartlägga processer manuellt är dessutom väldigt tidskrävande och förknippat med en hel del problem då varken minnet eller ärligheten hos de intervjuade personerna går att lita på i alla lägen. Med ett processanalysverktyg kan vi möta utmaningen genom att automatisera hela datainsamlingen och dessutom omedelbart få insyn om flaskhalsar och problemkällor.
Relaterade begrepp
Processkartläggning, Process Mining, Business Intelligence
Läs även: Vad är Datavalidering?
Läs även: Vad är PIM?
