Är du i färd med att upphandla ett nytt affärssystem? Sedan början av 2000-talet har ungefär ett hundratal affärssystemsupphandlingar passerat mitt skrivbord. Deras utformning och tillvägagångsätt skiljer sig avsevärt åt beroende på om kunden väljer att konsultera en managementkonsult eller en upphandlingskonsult.
Företag som ska upphandla affärssystem och saknar egen kapacitet i form av affärsutvecklare eller drivna IT-chefer vänder sig vanligtvis till en av följande konsulttyper: managementkonsulten eller upphandlingskonsulten. Deras tillvägagångsätt och utvärderingskriterier i upphandlingsprocessen skiljer sig markant från varandra. Dessutom är de konkurrenter. Så vilken av dem ska du vända dig till? Vilken konsulttyp passar bäst utifrån just dina behov?
I det här blogginlägget reflekterar jag över egna erfarenheter av hur konsulterna agerar i urvalsprocesserna samt den återkoppling jag har fått av kunder under årens lopp.
1. Managementkonsulten
Managementkonsulten fokuserar på sin klients framtida mål och visioner, samt vilka förväntade effekthemtagningar ett systembyte ska föra med sig. Här talar vi inte om en generell punktlista med blandade omätbara förväntningar, utan om en väl strukturerad problemorientering som kan hänföras i en effektkarta med tydliga kopplingar mellan företagets affärsmål, projektets effektmål och förväntade prestationer (actions) som måste genomföras.
Fokus på nyttoeffekter
En grundlig genomgång av företagets utmaningar som pekar ut de framtida behoven (prestationerna) och eventuella interna förändringsbehov dokumenteras och ingår som material i upphandlingen. Fokus ligger på klientens nyttoeffekter och utmaningar och hur de kan realiseras i kommande projekt. Man utgår alltså inte nödvändigtvis från hur det befintliga systemet används idag, utan snarare från kommande behov genom att beskriva utmaningar i de nuvarande processerna och var i verksamheten det gör ont. Detta ställer särskilda krav på systemleverantörernas förmåga att förstå vad som ska uppnås med lösningen.
Både RFI och RFP för att få med affärskritiska mål
Managementkonsulten använder normalt en tvåstegsprocess som inleds med att en RFI-förfrågan (request for information) skickas till fyra-fem systemleverantörer. RFI:n innehåller övergripande beskrivningar av affärskritiska och generella systemkrav tillsammans med klientens visioner och målbilder för projektet. Kraven på leverantören som ska implementera systemet är normalt de viktigaste kvalificerande faktorerna, medan systemet redan har kvalificerat sig genom själva RFI-utskicket.
När den mer detaljerade och djupgående RFP-processen (request for proposal) startar är sällan fler än tre leverantörer kvar i upphandlingen. Innehållet i RFP:n varierar beroende på upphandlingens omfattning men oftast biläggs tydliga processkartor med kopplingar till önskade behov och affärskritiska krav. Dessa gör det enklare för systemleverantörerna att förstå resan från nuläget till önskat läge och därmed också att beskriva sina lösningsförslag för kunden.
Managementkonsultens engagemang och vilja att medverka som projektledare eller förändringsledare i det fortsatta implementationsprojektet är vanligare då effekthemtagningar och måluppfyllelse ska följas upp och realiseras under projektet.
2. Upphandlingskonsulten
Upphandlingskonsulter har normalt ett gediget strukturkapital från tidigare upphandlingar och använder ofta färdiga mallar för att kunna jämföra svar från flera leverantörer i urvalsprocessen. Detta förfarande kan ibland uppfattas som lite väl ”binärt” med många ja/nej-frågor.
Fokus på funktionell kravformulering
Kunden ska fylla i nämnda mallar med såväl funktionella som icke funktionella systemkrav. Här vill man gärna få med så många krav som möjligt för att sätta press på leverantörerna, eftersom de ska godkänna att kraven används som bilaga till ett eventuellt leveransavtal. Kraven är sällan kopplade till företagets övergripande behov av förändring eller effekthemtagningar utan formuleras med utgångspunkt i det nuvarande systemstödet. Detta innebär mer eller mindre att man försöker återskapa den design som redan finns på plats.
Här är det viktigt att känna till att du som klient ansvarar för att alla krav verkligen kommer med. Upphandlingskonsulten går vanligtvis fri från ansvar om något krav har missats som gör att projektbudgeten inte håller. Dåliga eller otydliga kravformuleringar är också ditt ansvar, inte konsultens.
Avsaknad av processkartor
Upphandlingskonsulten vill hålla processen tydligt koordinerad med sitt egna material som bas. Något som vanligtvis saknas i detta material är processkartor som kan knytas till de ställda kraven, det vill säga en härledning av ett krav i en utpekad process. Detta gör det givetvis svårare för leverantörerna att förstå kraven.
I samma anbudsförfrågan adresserar man även vikten av leverantörens kunskaper om andra kunders lösningar. Egna best practise-metoder är också viktiga, men huruvida dessa går ”stick i stäv” med den egna kravställningen lägger man ingen vikt vid när kravbilagan är bilagd leveransavtalet och givna svar måste efterlevas.
Upphandlingskonsulter involverar ofta ett större antal leverantörer och använder sig av en enstegsprocess. Ingen RFI tillämpas eftersom de själva gör bedömningen av vilka leverantörer som ska inkluderas i en RFP-process. De försöker få med så många leverantörer som möjligt för att gardera sig mot bortfall. Det är relativt vanligt att leverantörer hoppar av processen då materialet ofta är mycket omfattande och tidskrävande att besvara.
Efter att alla systemdemonstrationer är genomförda och valet av systemleverantör är klart med påskrivet avtal har upphandlingskonsulten normalt slutfört sitt uppdrag. I praktiken innebär det att den sällan tar ansvar i den kommande implementationen.
Välj konsult efter ditt företags behov, inte efter prislappen
Jag upplever en hel del skillnader i implementeringarnas utfall och hur slutkunderna bedömer projekten vara lyckade eller inte. Komplexa och stora kunder använder oftast managementkonsulter eftersom dessa i högre grad utgår från kundens strategier och målbilder samt att förväntade effekthemtagningar måste realiseras med krav från ledning och ägare.
Läs även:7 kritiska framgångsfaktorer för en global uppgradering av ert affärssystemAv Johan Fahlvik
De större kunderna har dessutom inte samma kostnadskänslighet i de fall projekten kostar lite mer än vad som offererades, så länge den extra kostnaden kan kopplas till en ny eller ökad effekthemtagning.
Mindre och mellanstora kunder, med ingen eller begränsad intern kompetens om affärssystemsimplementationer söker normalt upp de renodlade upphandlingskonsulterna eftersom de upplevs som de riktiga experterna.
Avslutningsvis konstaterar jag att båda konsulttyperna har fullt upp i dessa digitaliseringstider, men som kund behöver du också upphandla upphandlarna, vilket jag kommer att ta upp i mitt nästa blogginlägg.
