De flesta företag hanterar avtal av olika slag. Ofta arkiveras avtalen i en eller flera pärmar på olika ställen och ser aldrig dagens ljus igen. Här är tre vanliga problem som du kan undvika med bättre avtalshantering.
1. Dålig versionkontroll
Normalt sett behöver avtalen anpassas efter leverantörens avtalsmallar vilket leder till stora skillnader i layouten.
Ett avtal kan vara allt från ett 1-sidigt dokument framtaget av en leverantör, till en 50-sidig pappersbunt framtaget av en annan. Svårigheten blir då att organisera avtalet efter vad det är. Det kanske är ett hyreskontrakt, leasingavtal eller en provanställning.
Hanteras samtidigt en större mängd avtal dagligen blir det till slut mycket att hålla reda på när det kommer till vart det specifika avtalet finns.
2. Avtal försvinner eller glöms bort
Vi lever i en digital värld men fortfarande är förvaringslösningar som pärmar och den traditionella mappstrukturen i datorn vanliga för att kunna hantera och dela upp avtalen. Lösningar som kan resultera i att avtal försvinner eller glöms bort. Koll på faktorer som villkor och utgångsdatum blir lidande.
Helt plötsligt förlängs ett avtal automatiskt och man blir bunden till dryga kostnader för någonting som företaget egentligen inte behöver eller använder. Och visst vill man inte sitta där som ansvarig för ett avtal som inte sagts upp?
3. Oklart vem som äger avtalet
I många fall är system som finns på plats till stor del manuella och personberoende. Avtal sparas i inkorgen, på den personliga hårddisken eller skrivs ut och sätts i en pärm trots att andra kan behöva åtkomst till avtalet.
För att lösa problemet skapas således en kopia där flera personer äger och redigerar dokumentet. Det kan i sin tur leda till en mängd olika versioner av, från början, samma avtal. Redundansen medför då osäkerhet kring vilket avtal som är uppdaterat och korrekt.
En lösning: Contract Lifecycle Management
Contract Lifecycle Management (CLM) är en proaktiv, metodisk förvaltning av ett kontrakt eller avtal – från initiering genom tilldelning, efterlevnad och förnyelse. Genomförande CLM kan leda till betydande förbättringar i kostnadsbesparingar och effektivitet. Att förstå och automatisera CLM kan också begränsa organisationens ansvar och öka efterlevnaden av lagkrav.
Drivet av metadata
Läs även Dags att se över din dokumenthantering Av Joakim Jannerfeldt
Med hjälp av metadata, data om data, kan information effektivare organiseras. Arbetet med metadata kan ofta betraktas som extra arbete. Men effektiva avtalshanteringssystem ber bara användaren beskriva dokumentet med taggar när det sparas. Tack vare de egenskaper som taggarna beskriver kan avtalen organiseras och då blir också sökfunktionen "smartare".
Avtalen kan lagras baserat på vad det är istället för var det ska vara. Det leder till att uppföljning och datahämtning förenklas och effektiviseras.
Det finns stora fördelar att arbeta systematiskt med avtalshantering och Contract Lifecycle Management. Här är några:
- Möjligheten att skapa enhetliga processer och policies
- Spara och lagra avtal på en central punkt
- Att kunna distrubera användarrättigheter
- Automatiserad och digitaliserad övervakning av avtal
- Automatiserade notiser för utgång av avtal
Nyfiken på exempel på hur det kan fungera? Se webbinariet nedan!
