<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

De flesta företag hanterar avtal av olika slag. Ofta arkiveras avtalen i en eller flera pärmar på olika ställen och ser aldrig dagens ljus igen. Här är tre vanliga problem som du kan undvika med bättre avtalshantering.

1. Dålig versionkontroll

Normalt sett behöver avtalen anpassas efter leverantörens avtalsmallar vilket leder till stora skillnader i layouten.

Ett avtal kan vara allt från ett 1-sidigt dokument framtaget av en leverantör, till en 50-sidig pappersbunt framtaget av en annan. Svårigheten blir då att organisera avtalet efter vad det är. Det kanske är ett hyreskontrakt, leasingavtal eller en provanställning.

Hanteras samtidigt en större mängd avtal dagligen blir det till slut mycket att hålla reda på när det kommer till vart det specifika avtalet finns.

2. Avtal försvinner eller glöms bort

Vi lever i en digital värld men fortfarande är förvaringslösningar som pärmar och den traditionella mappstrukturen i datorn vanliga för att kunna hantera och dela upp avtalen. Lösningar som kan resultera i att avtal försvinner eller glöms bort. Koll på faktorer som villkor och utgångsdatum blir lidande.

Helt plötsligt förlängs ett avtal automatiskt och man blir bunden till dryga kostnader för någonting som företaget egentligen inte behöver eller använder. Och visst vill man inte sitta där som ansvarig för ett avtal som inte sagts upp?

3. Oklart vem som äger avtalet

I många fall är system som finns på plats till stor del manuella och personberoende. Avtal sparas i inkorgen, på den personliga hårddisken eller skrivs ut och sätts i en pärm trots att andra kan behöva åtkomst till avtalet.

För att lösa problemet skapas således en kopia där flera personer äger och redigerar dokumentet. Det kan i sin tur leda till en mängd olika versioner av, från början, samma avtal. Redundansen medför då osäkerhet kring vilket avtal som är uppdaterat och korrekt.

En lösning: Contract Lifecycle Management

Contract Lifecycle Management (CLM) är en proaktiv, metodisk förvaltning av ett kontrakt eller avtal – från initiering genom tilldelning, efterlevnad och förnyelse. Genomförande CLM kan leda till betydande förbättringar i kostnadsbesparingar och effektivitet. Att förstå och automatisera CLM kan också begränsa organisationens ansvar och öka efterlevnaden av lagkrav.

Drivet av metadata

Läs även Dags att se över din dokument­hantering Av Joakim Jannerfeldt

Med hjälp av metadata, data om data, kan information effektivare organiseras. Arbetet med metadata kan ofta betraktas som extra arbete. Men effektiva avtalshanteringssystem ber bara användaren beskriva dokumentet med taggar när det sparas. Tack vare de egenskaper som taggarna beskriver kan avtalen organiseras och då blir också sökfunktionen "smartare".

Avtalen kan lagras baserat på vad det är istället för var det ska vara. Det leder till att uppföljning och datahämtning förenklas och effektiviseras.

Det finns stora fördelar att arbeta systematiskt med avtalshantering och Contract Lifecycle Management. Här är några:

  • Möjligheten att skapa enhetliga processer och policies
  • Spara och lagra avtal på en central punkt
  • Att kunna distrubera användarrättigheter 
  • Automatiserad och digitaliserad övervakning av avtal 
  • Automatiserade notiser för utgång av avtal 

Nyfiken på exempel på hur det kan fungera? Se webbinariet nedan!

Se webinarie: Modern avtalshantering

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

De flesta företag förstår vikten av att ha den senaste tekniken för att kunna möta morgondagens utmaningar. Undersökning gjord av Aberdeen Group bekräftar att 58 % av de främsta mellanstora organisationerna har implementerat den senaste versionen av ERP-programvaran. Undersökningen visar att företag som inte har en uppgraderad programvara kan gå miste om ny teknik som skulle kunna förbättra affärsverksamheten.
Om du befinner dig i utvärderingsfasen för en övergång till molnbaserad ERP, är du inte ensam. Detta kan nämligen ge de flesta företag stora fördelar i form av bättre stabilitet, flexibilitet och kostnadseffektivitet. Du kommer också att möta utmanande risker, men med en bra implementeringsprocess är det möjligt att realisera fördelarna. Vi ger några tips till dig som funderar på att flytta till molnet.
När ett avtal är framtaget, reviderat i olika omgångar, förhandlat och signerat så ska det börja tillämpas. Men tyvärr sparas avtalet ofta ner i en filkatalog eller en pärm där det sedan lätt glöms bort.
I förra delen av denna bloggserie förklarade jag min syn på de utmaningar och möjligheter som finns inom avtalshantering. Den här gången har jag tittat närmare på processen kring att producera avtal.
Avsnitt 6 av Caset är ett specialavsnitt där vi tittar på vårt eget case runt hur vi har hanterat vår egen förflyttning till molnet. Vilka olika drivkrafter fanns att ta hänsyn till och vad är viktigast att tänka på? Och vad händer med IT-avdelningens uppdrag nu när allt fler tjänster flyttar ut i molnet och hamnar närmare verksamheten? 
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down