Protsesside ja tegevuste automatiseerimine võib esmapilgul paljudele tunduda kui pikk ja hirmutav ettevõtmine, kuid tegelikult saame koheselt alustada lihtsate sammudega. Microsoft Power Automate on hämmastav tööriist, mille abil saame automatiseerida arvutis tehtavaid arvukaid tüütuid rutiinseid ülesandeid või tegevusi, kus on oluline kindlate reeglite järgimine. Sellised protsessid on näiteks automaatsed teavitused andmete muudatusest või dokumentide liigutamine erinevate asukohtade vahel.
Microsofti poolt on Power Automate keskkonnas loodud juba väga suures koguses erinevaid valmismalle (ingl k template), mida iga Office 365 kasutaja saab kas siis koheselt enda jaoks tööle rakendada või vajadusel neid modifitseerida ning täiendada. Kiireim ja lihtsam viis automatiseerimisega alustamiseks ongi just kasutusele võtta mõni eeldefineeritud mall, mida siis kujundada sobivaks vastavalt iseenda või oma organisatsioon vajadusega.
Mõned näited valmismallidest, mis Power Automate keskkonnas saadaval on:
- Office 365 meilimanuste automaatne salvestamine OneDrive'i.
- Iseendal automaatse meeldetuletuse loomine ühele nupule vajutusega.
- Automaatse teavituse tekitamine kui kasutaja poolt defineeritud isik saadab emaili.
- Automaatse teavituse tekitamine kui keegi on meile huvipakkuvat faili SharePoint kaustas muutnud.
Olgu siinkohal mainitud, et räägime just Power Automate pilve töövoogudest (ingl k cloudflows). Pilve töövoogusid on kolme tüüpi – automaatsed, ajastatud ja manuaalsed:
Automaatsed – mingi sündmuse tulemusena käivituv töövoog. Näiteks võib automaatseks sündmuseks olla emaili saabumine, faili lisamine SharePoint kausta, muudatus Exceli tabelis jne.
Ajastatud – töövoog käivitub ettemääratud päeval või päevadel ja/või kellaajal.
Manuaalsed – töövoo käivitab kasutaja näiteks telefonirakendusest, tehes nt muudatuse enda kalendris ning saates automaatse teavituse tervele meeskonnale.
Igasugune töövoog käivitub mingisuguse sündmuse (ingl k trigger) tulemusena, millele siis järgneb omakorda mingisugune tegevus või tegevuste jada.
Järgnevalt vaatamegi lähemalt milliseid tegevusi peame tegema, et neid valmiskujul out-of-box malle enda või oma organisatsiooni jaoks saaksime tööle rakendada.
- E-kirjadest failide salvestamine OneDrive kausta
E-kirjade sorteerimine ja nendes olevate failid salvestamine peaks tuttav olema enamus inimestele. Power Automate võimaldab meil automaatselt salvestada saabunud failid ja dokumendid sobivasse OneDrive või SharePoint kausta vastavalt saadetud adressaadile, faili tüübile, nimele jne.
Näide kuidas kasutusele võtta Power Automate mall emailidest failide salvestamine OneDrive kausta. - OneDrive kaustas oleva faili kinnitusprotsessi alustamine, protsessijärgselt faili liigutamine teise asukohta
Oluliste dokumentide kinnitamine erinevate osapoolte poolt võib tihtipeale olla ajakulukas protsess. Kinnitusprotsessi automatiseerimine Power Automate iga võimaldab kogu protsessi muuta efektiivsemaks ja sealjuures oluliselt paremini jälgitavaks.
Näide kuidas lihtsustada dokumentide kinnitusprotsessi Power Automate abil - Automaatse teavituse loomine kui keegi on teinud muudatusi SharePoint kaustas olevas failis
Muudatuste tegemine ettevõtte dokumentides erinevate osapoolte poolt võib olla ärikriitiliselt oluline, seetõttu on tihtipeale hädavajalik võimalikult kiiresti oma meeskonda teavitada kui oled näiteks mõnes lepingus läbi viinud oluliselt muudatused. Power Automate võimaldab meil luua erinevaid teavitusi nii e-kirja, Teamsi kui lihtsalt nutitelefoni pop-up teatena.
Näide kuidas koostada automaatset teavitust kui mingid faili on SharePoint kaustas muudetud
Eelnevalt toodud näited on vaid pisike ülevaade sellest, mida Power Automate täna võimaldab. Lisaks Office toodetele on meil töövoogusid võimalik luua enamik laialtlevinud pilverakendustega. Hetkeseisuga on Microsoftil valmisühendused enam kui 400 erineva tootega ja alati on võimalik sobivaid ühendusi enda jaoks juurde luua.
Soovitame tutvuda Power Automate võimaluste ja erinevate valmismallidega, rakendada neid oma igapäeva töös kasutama ning seeläbi ammutada mõtteid ja inspiratsiooni kuidas võiks oma ettevõttes töövoogusid edukalt automatiseerida.
Oleme Columbuses veendunud, et Power Automate on tehnoloogia, mis aitab tavakasutajat olulisel määral. Seega võta meiega ühendust, et saaksid parendada oma töövoogusid.
