Med skyen og alltid oppdaterte ERP-systemer skulle alt bli enklere for bedriftene og IT-avdelingene, men en strøm av oppdateringer kombinert med mange integrasjoner og sammenkoblede tjenester har gitt nye utfordringer som må løses. Men det er gode løsninger i markedet...og gode muligheter til å skape verdier i skyen.
En tid trodde nok både bedrifts- og IT-ledere at med skyen skulle bedriftene endelig fri seg fra stabile men krevende forretningssystemer. Kostnader og ressursbruk på drift, vedlikehold, maskinvareoppgraderinger skulle forsvinne, mens bedriften fikk oppdaterte og brukervennlige systemer. Mange bedrifter reduserte også bruken av driftsleverandører og IT-partnere som leverte Application Management Services (AMS). Med skyen skulle IT drifte seg selv.
Selv om det ikke er blitt helt slik så er det klart at løsninger i skyen gir store fordeler både med tanke på fleksibilitet i hva bedriften har behov for og når det gjelder kostnader. Infor har gjort beregninger på at bedriftene kan spare opp mot 50 prosent når den først har kommet seg opp i skyen sammenlignet med å drifte on-premise-løsninger.
Derfor er det viktig å ha en kunnskapsrik partner i skyen
De fleste har likevel fått med seg at IT-landskapet er blitt mer komplekst. Strømmen av oppdateringer, nye IT-tjenester som løser spesifikke behov og mange integrasjoner, har gitt andre, men like store utfordringer for både bedriftsledelsen og IT-avdeling som tidligere.
Skyen krever en annerledes måte å gjøre IT-drift på. Blant annet deler du kontrollen over din IT-plattform med applikasjonsleverandørene, slik som plattformene fra Microsoft og Infor, siden de i stor grad bestemmer når løsningene skal oppdateres. Du kan ikke kansellere oppdateringene, og de kan i verste fall forårsake nedetid for hele systemet.
Kvaliteten på IT-løsningene har betydning for hele forretningsvirksomheten. Det er derfor vi anbefaler våre kunder å utvikle governance-regler, eller styresett på norsk, for drift og utvikling ganske tidlig. Du bør derfor utvikle noen nye prosesser, kompetanser og ressurser for å drifte og utvikle skyløsningen for å sikre at du understøtter forretningsprosessene best mulig.
Suksess i skyen er ikke bare avhengig av teknologien du kjøper, men at din virksomhet har en helhetlig tilnærming. De prosjektene som legger vekt på endringsledelse for å få oppslutning om nye prosesser og endrede arbeidsoppgaver, øker mulighetene for en vellykket prosjektgjennomføring og gode resultater.
Disse digitaliseringsprosjektene, transformasjoner for noen, har ikke en sluttdato. Selv om du oppnår målene du satte deg ved oppstart, påvirker nye trender, kundekrav, produkter og nye mulige forretningsområder virksomheten og du må tilpasse og videreutvikle systemene. Ikke minst påvirker videreutviklingen av systemene over tid, virksomheten din. Derfor er det viktig at du har en iterativ eller agil tilnærming. Ofte starter prosessen med et MVP-prosjekt, det vil si minimum viable product.
Ovennevnte utfordringer er en noen av grunnene til at vi utviklet Columbus Managed Services (AMS). Vår Managed Services er support, forvaltning og utvikling tilpasset skyens tidsalder. Tjenesten omfatter vedlikehold, drift, applikasjonsoppdateringer og mye mer.
Managed Services består i hovedsak av tre områder:
1. Forvaltning og støtte for solid drift. Dette innebærer blant annet at vi reduserer risiko og opprettholder høyeste nivå av IT-sikkerhet. Vi sørger for oppetid og overvåking. Vi leverer servicedesk og support. Resultatet er forutsigbare og reduserte kostnader, bedre brukeropplevelser og økt produktivitet.
2. Oppdateringer for fortsatt vekst. Vi sørger for at Microsoft Dynamics og Infor oppdateres effektivt og trygt. Vi tester din virksomhets applikasjoner og sikrer at de er kompatible med hverandre og tredjepartsløsninger som virksomheten er avhengig av. Samtidig sikrer vi at IT-systemene med oppsett, bruk og sikkerhet er i henhold til lover og regelverk. Resultatet er økt og bedre utnyttelse av virksomhetens IT-portefølje og at IT-sikkerheten er ivaretatt på høyeste nivå.
I tillegg følger vi hele tiden med på om lisensiering og prosesser er i samsvar med både din forretning og IT-systemer. Din virksomhet og forretningssystemene er i kontinuerlig endring, og prosessene må henge med og lisensieringen må være riktig. Feil lisensiering kan bli svært kostbart, også for mindre bedrifter. Vi forteller mer om disse to tjenesteområdene nedenfor.
3. Samkjøring av forretnings- og teknologiutvikling. Når du først er kommet til skyen er mulighetene der for å ta ut de store gevinstene. Med riktig strategisk rådgiving og forretningsutvikling knyttet til teknologiutvikling og nye digitale muligheter kan du ta store steg i utviklingen av virksomheten. Det handler ikke om å kjøpe mer teknologi, målet er å utnytte eksisterende løsninger bedre.
Vi hjelper til med å koble IT og forretningsdriften tettere sammen gjennom bransjekunnskap, rådgiving, workshops og endringsledelse slik at vi kan bidra til å oppnå forretningsmålene raskere og mer effektivt. Det handler om å utvikle felles mål og prioriteringer. Deretter bringer vi inn teknisk ekspertise og forståelse om hva som er mulig å oppnå i kombinasjon med strategi og industriekspertise. Resultatet skal bli en optimalisering av forretningsystemene opp mot strategien.
Er du i skyen har du mye større muligheter til å sette i gang prosjekter og utnytte fleksibiliteten som eksisterer i skybaserte økosystemer. Du kan bli mye mer avansert i data analytics og kan gjennomføre investeringer som er mye billigere som for eksempel større satsinger på innhenting av data, prosessering og lagring i data lakes. Her handler det om AI, maskinlæring og automatisering av prosesser med roboter for å legge grunnlaget for innovasjon i både drift, strategi og forretningsutvikling. Det er store muligheter avhengig av hvilke behov bedriften har og avhengig av hva som er viktige konkurranseparametre i bransjen.
I de nye skybaserte systemene ligger det i stor grad til rette for å utvikle løsningene kontinuerlig. Ikke bare inneholder både Infor CloudSuite og Microsoft Dynamics 365 enorme muligheter for å utvikle automatisering og innhenting av data, men med oppdateringene og den kontinuerlige utviklingen fra leverandørene så økes både de teknologiske mulighetene og funksjonaliteten hele tiden. Det omfatter både best practice i virksomhetenes kjerneoperasjoner som finans, men også i bransjeløsninger hvor funksjonaliteten spesialtilpasses prosessene i den enkelte bransje.
Det er derfor viktig å ha en samarbeidspartner som kan utnytte disse forbedringene og samtidig kontinuerlig videreutvikle bedriftens strategier og prosesser.
Columbus har bredden i tjenestespekteret fra kvalitet i support, drift og alle aspekter av tilhørende sikkerhet, til release management, utnyttelse av funksjonalitet, automatisering og big data. Sistnevnte omfatter utnyttelse av alt det som ligger under paraplyen kunstig intelligens til å effektivisere og utvikle virksomhetens prosesser og gi kunnskap for utvikling av forretningen.
Her kan du også se opptak fra vårt webinar om hvordan du kan skape verdier i skyen: How to create business value in the cloud.
Oppsummert gir Columbus Managed Services din virksomhet økt konkurransekraft og muligheten til å komme i og beholde en ledende markedsposisjon. Tilbudet du som kunde kan benytte deg av er selvfølgelig fleksibelt avhengig av dine behov og hvor du befinner deg i utnyttelse av de mulighetene som er i skyplattformen. Som kunde får du en kundekontakt, en Service Delivery Manager (SDM), som er ansvarlig for oppfølging av kundeforholdet, tilgang til ressurser og at du får de tjenestene du har behov for.
Les mer om hva vi kan hjelpe deg med innen forvaltning og support her.
Da har du fått en oversikt over tjenestene og hva vi kan tilby, spesielt når det gjelder punkt 3. Innovasjon og utvikling. Men det er jo slik at det er den daglige drift hvor det også er et behov for både optimalisering, problemløsning og rådgivning i de enkelte saker. Den delen har trolig vært underkommunisert av de store leverandørene og at mange selskaper derfor har fått en overraskelse når de først er kommet til skyen. Derfor kan det være hensiktsmessig med en litt dypere gjennomgang av også av fase 1 og 2 ovenfor.
Unngå innovasjonsgjeld
Teknisk gjeld er velkjent i IT-verden og handler om virksomhetskritiske on-premise ERP-systemer som har mange lokale tilpasninger og er for kostbare og risikable å oppgradere, og som både tiden og teknologiene har løpt fra. Med skyen unngår man teknisk gjeld. I stedet kan man pådra seg innovasjonsgjeld.
Skybaserte ERP-systemer oppdateres løpende. I praksis kommer oppdateringer 2–20 ganger i året. Microsoft sender ut for tiden 7 oppdateringer i året, mens Infor sender ut 11. I Columbus har vi valgt å redusere antall årlige oppdateringer for å gjøre det lettere for bedriftene. For Dynamics 365 har vi som utgangspunkt at vi gjennomfører 2 store oppdateringer og 2 mindre. Det gjør at den nyeste teknologien og funksjonaliteten er tilgjengelig, IT-sikkerheten er ivaretatt på best mulig måte, samtidig som at feil rettes kontinuerlig og at løsningen hele tiden er på linje med gjeldende lovverk.
Denne strømmen av oppdateringer kan også skape problemer og stoppe viktige applikasjoner og tjenester som er integrerte mot forretningssystemet. Skal din virksomhet unngå dette trenger du et profesjonelt mottaksapparat og en strukturert og systematisk forvaltning av alle de virksomhetskritiske systemene, inkludert integrasjoner. Skytjenester og SaaS betyr kontinuerlig forbedring, men det forutsetter en god forvaltningsmodell. Om ERP-leverandørens innovasjoner, som kommer med alle oppdateringene, ikke integreres i og nyttegjøres av virksomheten pådrar man seg en innovasjonsgjeld.
Da er det svært viktig å ha riktig partner, som er mer enn en vanlig ERP-leverandør. Kanskje du trenger rådgivere som kan forretningsstrategi, endringsledelse, teknologi og kan utvikle i tett samarbeid med spesialister innen ERP, e-commerce og crm, samt erfarne eksperter innen data analytics som kan nyttigjøre seg alle mulighetene innen big data og AI, som nevnt ovenfor.
Men det er også viktig å ha et solid driftskonsept, fordi:
- Vi tester oppdateringene på forhånd og sikrer at de er helt kompatible med virksomhetens IT-systemer, løsninger og eventuelle tredjepartsløsninger.
- Vi forstår hvordan kommende oppdateringer vil påvirke virksomhetens løsninger og prosesser.
Trygghet gjennom testing, testing og testing
Hvordan skaper vi trygghet i dette landskapet? Jo, vi tester, tester og tester igjen. En av de store utfordringene er å begrense risikoen forbundet med å legge ny kode på et forretningskritisk system i drift. Derfor er det nødvendig med et omfattende, automatisert test-system.
I Columbus kjører vi mellom 100–500 automatiske tester for alle nye lanseringer fra Microsoft Dynamics før vi implementerer dem hos våre kunder. Dette er noe de færreste bedrifter kan håndtere i egen regi. Slik minimerer vi risiko og sikrer at forretningen går som normalt også etter oppdateringer. For Infor M3 er regimet litt annet, ved at testregimet er automatisert i deres multi-tenant-løsning. I tillegg drar vi nytte av vår lange erfaring med og problemløsning hos et stort antall virksomheter.
Her kan du også se opptak fra vårt webinar om hvordan du kan skape verdier i skyen: How to create business value in the cloud.
En annen ressurskrevende utfordring er å følge med på hva de enkelte oppdateringene inneholder. Hvilke funksjoner kommer og hvilke fases ut? Hvilke endringer kan gi utfordringer? Dynamics 365 er et godt eksempel på hvor omfattende dette arbeidet er. To ganger i året sender Microsoft ut såkalte «Wave Release Notes» med informasjon om kommende endringer i Dynamics 365. Disse dokumentene er ganske omfattende på rundt 1.500 sider.
Oppdatert for alle kunder
Vi i Columbus har en stor fordel. Som spesialist og IT-partner har vi nok ressurser til å tolke og dekode innholdet raskt og levere til et stort antall kunder. For virksomhetens IT-avdeling, som ofte har mange nok oppgaver fra før, er det en stor jobb å få full oversikt over innholdet i lanseringene. Det er et spørsmål om det er fornuftig bruk av ressurser.
En gjennomtenkt strategi for applikasjonsforvaltning er en forutsetning for at den digitale plattformen, som alle virksomheter er avhengige av i dag, forblir sikker, trygg, fleksibel og oppdatert. En god AMS-strategi vil også sikre at plattformen utvikler seg i takt med både marked og teknologiske muligheter.
Selvfølgelig kan din bedrift velge hvilke tjenester som er viktige i den situasjonen den er i. Mange virksomheter velger å begrense skyløftet til det aller mest nødvendige og så utvikle løsningene deretter. Da er det viktig å ha en partner med et helhetlig perspektiv på virksomheten og et helhetlig tjenestespekter.
Med våre skydriftstjenester vil vi i Columbus gjøre alt vi kan for å sørge for at din virksomhets digitale plattform fungerer stabilt og sikkert i dag, samtidig som den utvikles for å møte organisasjonens og markedets behov i morgen og i årene som kommer.
Les mer om hva vi kan hjelpe deg med innen forvaltning og support her.