<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Det finnes ingen anledninger å lagre dine kontrakter på ulike steder og ha ulike rutiner for hvordan de følges opp, opprettholdes og fornyes eller avsluttes

La oss si at du er salgsansvarlig. Du har en rekke forskjellige avtaler som angår deg. Du har dine ansatte som du har ansvar for. Du har avtaler med kunder. Du har en leverandøravtale. Personaleavtaler mv. I mange tilfeller har mange selskaper disse avtalene i forskjellige systemer. Hvorfor? Her er tre grunner til å samle dem på ett sted i stedet.

1. Alt kommer av kompetanse for hele sammenhengen når det gjelder avtalevilkår for kunder, leverandører, ansatte, etc.

2. Du får et sted å sette regler for hvordan kontraktene håndteres og overvåkes.

3. Du vil kunne kontrollere at alle følger de samme maler og bruker etablerte vilkår.

Eksempel på en god kontraktsprosess

I større virksomheter har flere personer rett til å inngå en avtale, og en god prosess beskriver et felles utseendet avtalene skal ha, de juridiske kravene som skal følges, hvem som kan signere på ulike nivåer etc. Ofte skal avtaler som er skrevet, godkjennes av den autoriserte lederen før det kan signeres med en fest.

Prosessen må kunne håndtere dokumenter effektivt og ha god støtte for versjonshåndtering og historie. Det må også være mulig å anvende forskrifter for styring av rett til godkjenning. Det er flere eksempler på krav med god støtte til å utvikle og fremstille avtaler.

Kanskje det viktigste vi finner som mange trenger er når avtalen utløper, vil en oppgave bli tildelt noen som skal håndtere fornyelse, anskaffelse med en annen part eller bare å håndtere oppgjør. Ofte gjøres arbeid med manuelle rutiner som risikerer å miste muligheter for kostnadsreduksjoner, prisøkninger eller rett og slett uten en juridisk regulering.

Seks steg for å forbedre håndteringen av kontrakter gjennom automatisering

Diskuter dette innlegget

Tips til lesing

Når en avtale er utarbeidet, revidert på ulike tidspunkt, forhandlet og signert, så bør den være gjeldene. Men dessverre blir avtalen ofte lagret i en filkatalog eller en mappe hvor den lett blir glemt.
En avtaleprosess involverer vanligvis en rekke personer, både eksterne og ansatte i egen organisasjon. Her er mine beste tips om hvordan du forenkler samarbeidet i denne prosessen, og hva du bør vurdere når du velger en løsning for digital signering.
Avtalehåndtering innebærer alltid visse risikoer for virksomheten, men med gjennomtenkte prosesser og de riktige verktøyene, kan du minimere både mangler på kvalitet og tid
Bedrifter som opererer i et miljø med krav på å følge standarder som f.eks. FDA, ISO, 9001 eller GDPR har ofte utfordringer med stadig voksende volum av dokumentasjon. Dokumentasjon som skal sikre og bevise at standarder følges og at det finnes en endringsprosess som fungerer mellom alle de roller/personer som er involverte. Dette gjelder uansett bransje, område eller hvilke standarder som skal følges.
Den nye europeiske personvernforordningen, The General Data Protection Regulation (GDPR) trer i kraft 25. mai 2018. EUs forordning for personvern blir norsk lov i 2018 som betyr at vi får nye regler for personvern i Norge.