De fleste bedrifter håndterer kontrakter av ulike slag. Kontrakter arkiveres ofte på samme måte som utgifter eller fakturaer i en perm og ser aldri dagens lys igjen. Her er tre vanlige utfordringer som du kan unngå med bedre kontraktbehandling.
1. Liten kontroll
Normalt vil kontrakter bli opprettet fra maler som gjør at det er store forskjeller i oppsettet. En kontrakt kan være alt fra et ett siders dokument utviklet av en leverandør, til en 50 siders papirbunke produsert av en annen.
Dette gjør at det ofte er få som kjenner til hva de forskjellige kontrakter inneholder og en av utfordringene da å organisere disse. Er dette en leiekontrakt, en leasingavtale eller en prøveansettelse. Hvis det i tillegg håndteres en større mengde kontrakter hver dag av flere personer, vil det til slutt bli mye å holde styr på. Hvilken type kontrakt er dette eller, hvor ble leiekontrakten vår lagret?
Kontrakter forsvinner eller glemmes
Vi lever i dag i en digital verden, men kontrakter lagres fortsatt i fysiske permer eller i det tradisjonelle mappesystemet på datamaskinen eller filserver. Dette er løsninger som kan resultere i at kontrakter enten forsvinner eller blir glemt. Etter hvert blir det også vanskelig å holde oversikt over faktorer som vilkår og utløpsdatoer.
Plutselig forlenges en kontrakt automatisk fordi vi ikke følger med og firmaet blir bundet til store kostnader for noe som virksomheten egentlig ikke trenger eller bruker. Hvem vil være den ansvarlige for en slik kontrakt?
2. Uklart hvem som eier dokumentet
I mange tilfeller er systemene som er på plass, i stor grad manuelle og avhengige av den enkelte personen som har laget dem. Kontrakter lagres på plasser som andre ikke kjenner til selv om de ofte trenger tilgang til kontrakten.
For å løse problemet lages det en kopi der flere personer «eier» og redigerer dokumentet. Dette fører ofte til at det skapes en rekke forskjellige versjoner av samme kontrakt. Dette vil forårsake usikkerhet om hvilke kontrakter som er oppdaterte og korrekte.
3. En løsning: Contract Lifecycle Management
Contract Lifecycle Management (CLM) er en proaktiv, metodisk håndtering av en kontrakt eller avtale – fra begynnelse til fornyelse. Implementering av CLM kan føre til betydelige forbedringer i kostnadsbesparelser og effektivitet. Å forstå og automatisere CLM kan også begrense organisasjonens ansvar og øke overholdelse av lover og regler.
Drevet av metadata
Ved hjelp av såkalt metadata, data om data, kan informasjon effektivt organiseres. Arbeidet med metadata blir ofte sett på som ekstraarbeid. Men effektive kontraktbehandlingssystemer ber bare brukeren om å beskrive dokumentet med «tagger» når det lagres. Takket være de egenskapene som taggene beskriver, kan oppgaver organiseres, og på den måten blir søkefunksjonen «smartere».
Kontraktene kan lagres basert på hva de er, i stedet for hvor de skal være. Dette fører til at oppfølging og innhenting av data blir forenklet og effektiviseres.
Det er store fordeler å jobbe systematisk med kontrakts håndtering og Contract Lifecycle Management. Her er noen av fordelene:
- Evnen til å skape enhetlige prosesser og policies
- Lagre kontrakter på ett sentralt punkt
- Kunne distribuere brukerrettigheter
- Automatisert og digital oppfølging av kontrakter
- Automatiserte varsler for avslutning av kontrakter
- Automatisert adgangskontroll