Når et ERP-projekt bliver overkompliceret, forsinket og rasende kostbart, skyldes det ofte et nidkært fokus på kravsspecifikationer, der (når det kommer til stykket) måske ikke er så vigtige endda.
Eller at man har valgt en løsning, der måske ser billig ud på papiret, men som slet ikke modsvarer virksomhedens behov. Hvorfor man alligevel skal rette til i en evighed for at nå bare nogenlunde i mål.
Her er et godt svar Business Process Management (BPM). Det handler – hvis man skærer helt ind til benet – om at tage udgangspunkt i de processer, den færdige ERP-løsning skal understøtte, snarere end på teknik og alenlange kravsspecifikationer.
Et succesfuldt BPM-projekt kræver imidlertid, at leverandør og kunde tilsammen kortlægger virksomhedens vitale forretningsprocesser på forhånd og definerer præcis, hvilke processer der skal prioriteres i løsningen. Måske er der en strategisk målsætning om f.eks. at gøre det lettere at kommunikere og fakturere på tværs af landegrænser og organisatoriske enheder. Måske er det af større betydning at kunne konvertere forespørgsler til tilbud og ordrer i en fart. Måske noget helt tredje.
Men uanset prioriteten, så gør en BPM-orienteret tilgang, at du minimerer risikoen for at der – populært sagt – ”går teknik i den” ved at sikre, at din virksomhed og konsulenthuset taler samme forretningsorienterede sprog fra dag ét.
Det er der mange måder at gøre på. Hos Columbus har vi udviklet et katalog over standardprocesser og korresponderende ERP-elementer indenfor henholdsvis retail, fødevarer og produktion, som vi kan tage udgangspunkt i og modellere.
Til det bruger vi værktøjet RapidValue, som dels bygger på en fuldstændig fastlagt struktur og metodik, der sikrer fokus på den forretningsmæssige tilgang i udformningen af ERP-systemet. Dels på den anerkendelse, at der er forskel på virksomheders primære processer og forretningsmæssige prioriteter. Men fordelen er i begge tilfælde, at vores kunder får forkortet ERP-projektets løbetid og ender med en løsning, der modsvarer deres egentlige behov temmelig nøje. Ganske enkelt fordi her er en lang række forretnings- og applikationsprocesser til rådighed, der kan bruges out of the box, enten uden videre eller med relativt få tilretninger.
Det gør det muligt at få en løsning op at stå på langt kortere tid end vanligt med minimal risiko og implementeringsarbejde. For broderparten af arbejdet er allerede gjort.
Et ERP-projekt er et langt stykke hen ad vejen dikteret af kundens omfang, modenhed og behov – alt andet ville være decideret uansvarligt! Men den grundlæggende respekt for hver enkelt virksomheds kerneprocesser og prioriteter må og skal være ledestjernen hele vejen igennem, uanset om her er tale om en mellemstor produktionsvirksomhed eller et internationalt konglomerat. Det er sådan set hele essensen af BPM.
Ikke hermed sagt, at en BPM-tilgang – og RapidValue, hvis man entrerer med os hos Columbus – gør, at virksomheden slipper for at tage stilling til noget som helst. Tværtimod stiller BMP også krav til kunderne, der er nødt til at stille viden og ressourcer til rådighed i arbejdet med at kortlægge og prioritere de processer, vi skal tage udgangspunkt i.
Den tid er ovre, hvor IT-afdelingen var eneejer af ERP-projektet, og det er kun godt. For projektet bliver kun en succes, hvis hele virksomheden tager ansvar og spiller med. Ellers ender man med mere fokus på teknik end på processer, og så gentager vi fortidens synder. Det er de færreste trods alt tjent med.
Vil du vide mere om hvordan du kan forbedre din ERP-implementering?
