<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Vi har vært involvert i flere globale oppgraderinger av ERP-systemer. I dette innlegget listes det opp noen kritiske suksessfaktorer for at en global utrulling skal bli så smidig som mulig.

1. Styringsgruppe med rett til å ta avgjørelser

Styringsgruppen for prosjektet må bestå av beslutningstakere som har mandat til å ta beslutninger på vegne av alle som er berørt av oppgraderingen.

For eksempel – hver avdeling som omfattes bør ha en person som representerer dem i styringsgruppen. En aktiv styringsgruppe er en kritisk faktor for at prosjektet skal være suksessfullt.

2. Ett sentralt team med tett kommunikasjon

Det er viktig å etablere ett sentralt team med prosesseksperter fra virksomheten som har tilstrekkelig med tid til prosjektet. Komplettere teamet med applikasjonskonsulenter hvis det er nødvendig, men la det sentrale teamet være ansvarlig for testing, trening og andrelinjesupport under prosjektets gang. Dette gir god kontroll over prosjektet.

3. Et etablert og aktivt nettverk av nøkkelbrukere

Alle avdelinger må være involvert i oppgraderingen. Den beste veien å gå er å ha lokale nøkkelbrukere som blir linken mellom det sentrale teamet og sluttbrukerne.

Beste praksis er å gjøre nøkkelbrukerne lokalt ansvarlige for førstelinjesupport under arbeidets gang. Dette kommer til å motivere dem til å være aktive og å lære seg det nye systemet. Under prosjektets gang må de være ansvarlige for de lokale verifiseringene og testene, for å sikre at avdelingens funksjon ikke risikeres under oppgraderingen.

4. God kommunikasjon gjennom hele prosjektet

Dette er nesten for selvfølgelig for å nevnes, men er virkelig en nøkkelfaktor for en fremgangsrik oppgradering. Utform en kommunikasjonsplan som nøyaktig følger prosjektplanen, og hold deg til den. Det er å foretrekke fysiske møter fremfor skriftlig kommunikasjon.

I et prosjekt ble informasjonsmøter utfaset gjennom dagen for å kunne imøtekomme alle prosjektmedlemmer i ulike tidssoner. Dette fungerte godt for mindre grupper, og ga mer tid til spørsmål og diskusjon. Det er en risiko for at du blir lei av å høre din egen stemme si samme sak fire ganger i løpet av én dag, men det er verdt det. Tør å gjenta deg selv!

5. Kontroller omfanget: 1-til-1

En global oppgradering er et stort prosjekt. Kontrollering av prosjektets omfang, scope og ønsker om ny funksjonalitet er en utfordring. Gjør det enkelt.

Innledningsvis bli enige i prosjektledelsen om å holde dere til samme omfanget fra den tidligere løsningen dere oppgradere fra. Forsøk også å forestille dere neste fase, prosessforbedringer og forbedret funksjonalitet som blir implementert, steg for steg, etter den innledende oppgraderingsfasen.        

Hvis man er enige om omfanget av prosjektet på forhånd vil dette underlette kommunikasjon og beslutninger vesentlig. Men lytt dog alltid til gode idéer og forslag underveis, slik at det er mulig å implementere forbedret funksjonalitet, men det først når den initiale oppgraderingen er avsluttet.

6. Testing er nøkkelen til en fremgangsrik ERP-implementasjon

Bedrifter som har en oppdatert samling testcaser som gjenspeiler omfanget av ERP-systemet, er godt forberedte på en kommende oppgradering og får minimalt med aktivitetsforstyrrelser.

Gjennom å ha en samling standardiserte testcaser blir det lettere å følge opp og få godkjennelse fra hver og en av de involverte avdelingene.          

7. Til slutt; bruk internettverktøy for å følge opp test- og problemhåndtering  

Ovenfor ble det nevnt at det er viktig å holde orden på testresultatene. Men hvordan gjør du det? Den mest effektive måten å gjøre dette på er å bruke et internettbasert verktøy for oppgavehåndtering, som f.eks. ”Jira”, der testene kan bli tildelt caser og følges opp globalt.

En versjon av dette innlegget ble opprinnelig skrevet av Johan Fahlvik, Senior Columbus M3 consultant and Project Manager i den svenske Columbus bloggen.

Se webinar: Nøkkelanbefalinger når man skal oppgradere Infor M3

Diskuter dette innlegget

Tips til lesing

I dette blogginnlegget finner du stegene jeg anbefaler å ta når du oppgraderer din nåværende M3-installasjon.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down