Ting går ikke alltid som man har tenkt seg i en virksomhet. Det kan være interne avvik i en produksjonsprosess eller klager fra en kunde, eller egne klager til en leverandør. Det som er sikkert er at det trengs en form for fast rutine eller prosess for å håndtere hendelser og avvik, samt støtte for at personer skal kunne interagere og samarbeide bedre gjennom prosessen. Dette skaper forståelse og det blir lettere å forebygge eventuelle problemer.
Flere har rutiner og instrukser for hvordan hendelser som oppstår skal håndteres, men ofte savnes muligheter for godt samarbeid gjennom hele prosessen. Muligheter for en aktiv støtte i arbeidsflyten og for å dele arbeidsmateriale.
Prosessen omfatter naturlig flere interessenter, både interne og eksterne, samt dokumenter. Dokumentene kan være analyser, forbedringspotensial, rutineforandringer og korrespondanse mellom involverte parter. Ofte finnes det sporbarhetskrav for hvordan avviket oppsto, hvordan det ble løst samt hvordan forbedringsarbeidet skapte forutsetninger for å skape sikkerhet om at det ikke vil skje igjen.
For prosesser som håndterer hendelser og avvik finnes det forskjellige etablerte metoder som er mulige å bruke direkte i virksomheten. Men det vi ofte legger merke til, er at det går å effektivisere enda flere verktøy for arbeidsflyt, dokumenthåndtering og samarbeid.
Tre grunner til å ha en samarbeidsvennlig plattform når du jobber med avvik
1Flere involverte parter
Når du håndterer et avvik fra identifisering til korrigerende og forebyggende tiltak, er det ofte flere personer og roller involverte. For å kunne arbeide effektivt er det viktig at systemet du velger er en plattform for samarbeid, som gir mulighet for å styre at riktig person får og gir informasjon i riktig tid og på ett og samme sted.
-
2Avvikshåndtering er dokumentintensivt
Ofte arbeider virksomheter dokumentsentrisk for å dokumentere årsaker og tiltak knyttet til avvik. I tillegg er dokumentasjon en måte å dele informasjon mellom parter på og å gjøre arbeidet mer transparent. Dette gjør at funksjonalitet for å skape og ta del av dokument på en effektiv måte, er en viktig komponent.
3 Det skal være enkelt å få oversikt
Både under og etter håndteringen av avviket, er det viktig at det finnes en bra støtte for oversikt av hva de forskjellige parter har bidratt med, og alt skal være knyttet til samme sammenheng. Dette gir en god oversikt over hva som har skjedd.
