Still deg selv disse spørsmålene: Er organisasjonen din utstyrt for å håndtere risiko som f.eks tap av en av de viktigste personene i teamet ditt? Hva skjer hvis organisasjonen din havner i en krise når denne personen forlater selskapet? Har du råd til denne risikoen? Logikken er enkel: ta hensyn til fremtiden og vær forberedt! Din virksomhet skal ikke være avhengig av viktige teammedlemmer som kan forlate virksomheten.
Organisasjoner må utvikle beredskapsplaner i tilfelle en av de viktigste teammedlemmene forlater virksomheten. Å ha en beredskapsplan er avgjørende for selskapets kontinuitet. Virksomheter som er avhengige av de viktigste teammedlemmene, risikerer å kollapse på grunn av en rekke risikoer, for eksempel:
Risiko for å miste forretningskontinuitet - Tap av en ansatt (på grunn av oppsigelse, sykefravær, ferie eller pensjon) kan forstyrre kontinuitet og igjen påvirke virksomheten.
Risiko for kunnskapskonsentrasjon - Når forretningsinformasjonen og kunnskapen din er låst hos en person, er det som å ha alle eggene dine i en kurv.
Risiko for kunnskapsbegrensning - Begrenset kunnskap og og mangel på tid kan bremse tempoet i virksomheten.
Dette blogginnlegget gir de tre beste måtene å redusere viktige avhengighetsrisikoer slik at virksomheten din kan fortsette å operere uavhengig.
1. Systematisering
Forretningsprosesser er ofte sammensatte, og derfor må de være strukturert. Dette betyr at de gjennomfører grundig protokollstyring og ber sine viktigste teammedlemmer skrive guider, prosesser og prosedyrer for aktivitetene som dekker deres daglige arbeid i detalj i CRM. Ved å gjøre dette kan en ny ansatt raskt og effektivt forstå selskapets komplekse prosesser. Systematisering sikrer også at rutinene dine er oppdaterte og oppdaterte. Dokumentasjonen hjelper deg å enkelt og objektivt gjennomgå prosessene dine, identifisere skjulte mangler og adressere risiko.
2. Effektiv saksbehandlingssystem
Effektive saksbehandlings-verktøy i din tilpassede CRM og ERP lar deg spore servicehendelsen med andre. Ved å tilby denne tjenesten til hele selskapet under pågående servicehendelser, kan du unngå å miste informasjon som er begrenset til bare ett teammedlem.
Når det brukes riktig, tilbyr saksbehandlingssystemet historiske poster over hendelser og metoder som er brukt for å løse servicehendelsen. Denne systematiske arbeidsflyten gjør at kundespesifikk kunnskap forblir hos selskapet selv når deres viktige teammedlemmer forlater selskapet.
3. Kryssopplæring og outsourcing
Kryssopplæring er veldig effektiv for å overvinne risikoen ved å stole bare på ett teammedlem. Men det er ikke alltid like lett! Ved å oppmuntre til kontinuerlig samarbeid og regelmessig avholde teammøter der kunnskap kan deles med andre teammedlemmer, kan kritisk informasjon deles med hele selskapet. Oftest sysselsetter organisasjoner høyt spesialisert personell som er overbelastet med arbeid. I dette tilfellet kan kryssopplæring av en systemdesigner og teknikker for koordinering av tjenester være vanskelig på grunn av båndbreddekrav. Derfor er cross-training en effektiv måte å overvinne risikoen for å stole på bare ett viktig teammedlem. Kryssopplæring sikrer at dine interne ressurser bedre kan fokusere på forretningsutvikling i stedet for mindre viktige oppgaver, f.eks. vedlikehold.
Vårt nåværende IT-landskap endrer seg med lynets hastighet, og nye versjoner slippes hver måned. Det er nesten umulig å stole på at en enkelt person eller et lite IT-team skal lede hele virksomheten. Derfor er outsourcing det mest pålitelige alternativet.
Outsourcing reduserer risikoen med å stole på bestemte nøkkelpersoner, og gir deg mer tid til å støtte kjernevirksomheten din. Vær futuristisk! Forbered organisasjonen din for utilsiktede, men uunngåelige hendelser ved å systematisere dine ansattes prosesser, implementere effektive saksbehandlingssystemer og gjennomføre opplæring og outsourcing av ERP-administrasjonen.
Ta gjerne kontakt for å ta en grundigere gjennomgang av hvordan du kan få maksimalt utbytte av dine IT-investeringer.
Last ned guiden og forstå hvordan du skal legge til rette en strategi for applikasjonene dine for å sørge for videreutvikling, utbedring og oppdatering.