Om du er i vurderingsfasen om en overgang til skybasert ERP, er du ikke alene om det. Det kan nemlig gi de fleste virksomheter betydelige fordeler i form av bedre stabilitet, fleksibilitet og kostnadseffektivitet. Du vil også møte på utfordrende risikoer, men med god implementeringsprosess skal det være mulig å realisere gevinstene. Vi gir noen tips til deg som vurderer å gå opp i skyen.
Fordelen med å flytte ERP-løsningen til skyen vil primært gi prosessforbedringer ved at man endrer og effektiviserer måten å jobbe på. Det åpner opp for en ny dimensjon av fleksibilitet og tilgjengelighet: alltid tilgjengelig og oppdatert, hvor som helst og når som helst. Vi oppsummerer det hele med 5 tips:
1. Grundig forarbeid før valg av løsning
Bruk tilstrekkelig tid og ressurser på anskaffelsesprosessen, gjør en grundig planlegging, beskriv ønskede krav, utarbeid et tydelig design og vurder flere leverandører før endelig beslutning tas.
2. Implementering med riktig fokus og forankring
For at en implementering skal bli vellykket står det ofte en god implementeringsplan bak. Planen må bestå av formålet med systemet og den må være forankret på riktig nivå. Dessuten må virksomheten sørge for at systemet utvikler seg i takt med organisasjonen.
3. Opplæring av de ansatte
Ved overstått impementering av skybasert ERP gjenstår det en viktig del i prosessen for at prosjektet skal bli akseptert, nemlig å at dine ansatte må være forberedt på overgangen, både på det nye systemet og på de nye arbeidsmåtene. Dette kan oppnås med et opplæringsprogram som poengterer kritisk gap mellom ferdigheter og læring. For å utvikle et effektivt opplæringsprogram må du vurdere kunnskapsbehov og opplæringsbehov grundig i virksomheten.
4. Husk krav til oppbevaring av regnskapsinformasjon
For å etterleve den norske bokføringsloven, plikter norske virksomheter å oppbevare regnskapsinformasjon i et av de fire nordiske landene. De færreste av de utenlandske systemene kan tilby lagring av data i Norden. Loven gir unntak for lagring i Norden for norske virksomheter som har størstedelen av sin virksomhet i utlandet, samt for norske enheter eid av utenlandske konsern. For disse må man gjennom en nokså omfattende søknads- og meldingsprosess til norske skattemyndigheter. Norske skattemyndigheter uttalte for øvrig i 2014 at man ikke så noe umiddelbar grunnlag for å endre på disse reglene.
5. Stor nytte ved bruk av moderne ERP-løsninger
Vår erfaring er at mange virksomheter vil ha stor nytte av å oppdatere til mer moderne ERP-løsninger. Undersøkelser viser at de virksomhetene som har nyere versjoner av ERP-systemer med programvare som støtter kritiske forretningsprosesser (som regel cloud-baserte løsninger) også er de som rapporterer raskest med minst feil. Dessuten gir det fleksibilitet, kostnadseffektivitet, bedre stabilitet og mer tilgjengelig informasjon.
Få en forståelse rundt hvorfor du bør vurdere en overgang til skyen med komplett oversikt over de ulike versjonene av Infor M3.
