Livsmedelsbranschen präglas av stora inköpsvolymer, höga kvalitetskrav och låga marginaler. Detaljerad information om inköp, inleveranser och kostnader är kritiska för hela affären. En decimal fel kan i värsta fall innebära ett för lågt artikelpris vilket i sin tur påverkar lönsamheten negativt. Här spelar fakturahanteringslösningen en viktig roll för att säkerställa kontroll och insyn.
Hur kan en fakturalösning hjälpa livsmedelsföretag till bättre kontroll? Låt oss se på frågan med hjälp av ett fiktivt exempel om bananer. För att kunna sätta rätt kilopris på bananer måste du till att börja med veta inköpspriset. Det borde vara enkelt eftersom det syns på inköpsordern, eller?
Nja… mycket kan hända på bananens resa mot slutkonsumenten som påverkar din prissättning. Du som jobbar med livsmedel vet att det finns en stor mängd rörliga parametrar som gör det svårt att säga exakt hur mycket bananen verkligen har kostat i inköp. Här går vi igenom 3 sätt som din fakturalösning kan hjälpa dig.
Låt säga att du i vårt exempel beställt 100 ton bananer vilket framgår av inköpsordern. När containrarna anländer görs en invägning och mottagen vikt (catch weight) registreras i inleveransen. Här är det vanligt att det uppstår en avvikelse, exempelvis att leveransen nu endast innehåller 98,7 ton bananer. Den här informationen är viktig att fånga upp eftersom den påverkar både korrekt prissättning till kund och ditt lagervärde.
När fakturan för leveransen kommer in matchas den i regel mot motsvarande inköpsorder. I det här fallet vill du ju kunna matcha vikten som fakturerats mot mottagen vikt som framgår av inleveransen, snarare än beställd vikt. Här kan en flexibel fakturahanteringslösning som Medius AP Automation erbjuda möjligheter att matcha fakturainformationen mot en mängd olika datapunkter, förutom det som framgår av inköpsordern. Det här är ett viktigt scenario att ta i beaktande när du väljer fakturahanteringslösning.
För att beräkna den korrekta kostnaden för bananerna måste du också ha koll på en hel del andra poster, såsom:
Alla de här posterna påverkar din kostnad för bananerna och därmed grunden till prissättningen mot din kund. Problemet är att de kan hamna på olika ställen på leverantörsfakturan. En rabatt- eller bonuspost kan läggas antingen direkt på artikelraden eller som en egen rad längst ned på fakturan. Reklamationer kan generera en separat kreditfaktura eller som en minuspost på nästkommande samlingsfaktura. Att matcha och kontera kostnader korrekt blir snabbt en komplicerad uppgift.
Därför är det viktigt att din fakturahanteringslösning kan fånga in detaljerad fakturadata och konfigureras för att automatiskt kontera kostnader till rätt konto. Medius AP Automation innehåller en avancerad tolkningsmotor som läser in alla detaljer på din faktura så att du kan välja vilken data som ska användas i matchningsprocessen och hur kostnader ska konteras.
Stora inköpsvolymer till låga artikelpriser genererar fakturabelopp med många decimaler. Om ditt faktura- eller affärssystem inte kan hantera ett stort antal decimaler kommer avrundningar att ske. Dessa påverkar inte bara din bokföring utan även artikelkostnaden.
Små avrundningar kan addera till stora belopp. Därför är det viktigt att integrationen mellan fakturalösningen och affärssystemet tillåter maximalt antal decimaler för att så långt det går undvika avrundningsproblematiken.
Så, vad kostar en banan? Det kommer alltid att vara svårt att ge ett 100-procentigt svar på den frågan vid varje givet tillfälle. Men med en flexibel fakturalösning som läser in detaljerad data för matchning och kontroll har du betydligt bättre underlag för korrekta kostnads- och priskalkyler.