I det förra inlägget fick du bekanta dig med uttrycket ”en digital dinosaurie”, kanske för första gången någonsin. Vem vet, kanske blev du så nyfiken att du tog kontakt med oss direkt eller så ville du vänta på nästa blogginlägg? Jag lovar att jag inte ska “Columbifiera” dig allt för mycket redan nu, men ge dig lite nya insikter och inspiration, så att du kanske gör som många av våra befintliga kunder redan har gjort: Agerar för framtiden, tillsammans med oss.
Detta inlägg belyser olika delar som vi tar för givet i vår vardag och jag är inte bättre själv, jag tillhör också den skaran: Internetuppkopplingen ska bara fungera och det ska gå snabbt, gärna lite snabbare än igår, inloggningen via BankId för att kunna deklarera ska gå smärtfritt och jag förväntar mig att kunna betala med mitt kort i varje affär, både online och i min lokala matvaruaffär.
”Men vad skulle hända om det som vi tog för givet blev lite krångligare?”
För att komma vidare så vill jag presentera vår alldeles egna digitala dinosaurie. Internt går hon under namnet ”Rainbow”, vilket inte är så konstigt för hon är en riktigt färgstark typ och då inte bara till utseendet utan även sett till personligheten. Samtliga personlighetstester visar att hon är en unik digital dinosaurie, precis som du är unik på ditt sätt och din verksamhet har unika krav som måste tacklas på ett unikt sätt. På ditt sätt.
Vad som inte är unikt är att Rainbow tar precis samma sak för givet som så många andra verksamheter. Just i detta inlägg syftar jag på dokumenthantering. Det som borde vara simpelt, som bara ska fungera, som att spara ner ett dokument för att vid ett senare tillfälle hitta samma dokument – hur svårt kan det vara?
Rainbow brukar berätta för oss på kontoret att i dagens samhälle skapas fler dokument och filer än någonsin tidigare, vilket hon har helt rätt i. Som exempel så brukar hon belysa att det skapas 30 miljoner PowerPoint-presentationer runt om i världen. Varje dag!
Hon brukar även beskriva ett scenario som många känner igen sig i.
Namnlöst dokument byter namn till Specifikation, som byter namn till Specifikation Ny, som byter namn till Specifikation Ny SENASTE, som skickas via ett e-mail, lagras på en SharePoint sajt och dessutom sparas ner som Specifikation Ny SENASTE Backup i Teamskanalen. ”Bara” utifall att något skulle inträffa. Vad detta något är för något, ja det är fortfarande oklart.
Det som Rainbow tog för givet har plötsligt blivit ett vardagsproblem och hon ställer ofta dessa frågor till oss på kontoret:
- Var finns dokumentet?
- Vilken version är den aktuella?
- Kan jag lita på att detta är rätt avtal?
Och när hon är riktigt frustrerad brukar det låta såhär:
- ”Vi har Teamskanaler, SharePoint-sajter, hela Office 365 paketet och en logisk mappstruktur på den interna L:// servern men ändå hittar vi inte det som vi behöver för att kunna uppvisa rätt dokument för den nyanställde, för att inte ens nämna hur det gick till när vi senast fick besök av vår viktigaste kund.
- "Kan inte någon uppfinna ett system som hjälper oss i detta dokumentkaos?!!”
Vilket för tankarna vidare till alla våra befintliga kunder och de lyckade implementeringar som vi genomfört tillsammans med dem under årens lopp. Vi människor tenderar att ta genvägar, både medvetna och omedvetna sådana. Genvägar som kanske kändes rätt i stunden men som vi i efterhand upptäcker var en riktigt dålig genväg. Som när ett företag väljer att ”digitalisera” sin dokumenthantering. Alla dokument flyttas till en cloud-lösning. Sådana lösningar går ofta bet på att organisera dokumenten på ett logiskt sätt och skapa en struktur.
Filer förflyttas från en plats till en annan utan att ha direkt stödjande mekanismer för den komplexitet som kan råda inom organisationen, vilket upptäcks först när det är för sent.
I våra samtal med yrkesverksamma inom kvalitetsområdet, från flertalet olika branscher, har vi upptäckt några gemensamma nämnare och återkommande teman:
- De flesta vill arbeta effektivare, mer flexibelt men fortfarande upprätthålla en hög kvalitetsnivå internt och externt.
- Samtliga krav måste efterlevas, annars äventyras företagets existensberättigande då varumärket kan skadas.
Förutom att skada företagets varumärke så kan bristande ordning bland dokument och krav, skada människor och därmed påverka hela samhällen i en negativ riktning. Betänk att ditt företag är inom livsmedelsbranschen och det kommer en ny lag kring vilka ämnen som får och inte får komma i kontakt med livsmedel. Detta medför en kedjereaktion av olika åtgärder som måste vidtas för att inte äventyra människors hälsa samt upprätthålla en hög grad av kravefterlevnad.
Internt så måste du exempelvis initiera en gapanalys av dina processer för att identifiera påverkan på din egen organisation. Manualer måste uppdateras, underhållsinstruktioner måste uppdateras, riskanalysen i Excel som du arbetar med inom HACCP* måste uppdateras och personal måste utbildas.
För att ens kunna genomföra en gapanalys på ett effektivt och kvalitetssäkert sätt så måste du först hitta alla dokument och vara säker på att de är den giltiga versionen, eller hur?
Externt så måste dialog med leverantörer och kunder föras, kanske behövs till och med nya strukturer för kommunikation med myndigheter och andra aktörer.
Att hålla sig uppdaterad kring vilka krav som är gällande just nu är av största vikt för att du ens ska kunna ta till dig den informationen. Här kan jag tipsa om vår kostnadsfria omvärldsbevakning ”Quality Radar" – så får du lite hjälp på traven.
Att omsätta all information till praktisk vägledning inom den egna organisation och säkerställa kravefterlevnad kan vara en tung och krävande uppgift. Det blir inte lättare genom att flytta alla dokument till en ny statisk lagringsyta – men det finns hopp!
Genom att implementera ett flexibelt informationshanteringssystem, så vi genom åren stöttat många av våra kunder med, skapar du rätt förutsättningar för din organisation att arbeta effektivare, mer flexibelt och med en bibehållen och trovärdig kravefterlevnad.
Ditt varumärke stärks.
PS. Kom bara ihåg att vissa hygienfaktorer måste vara på plats inom organisationen och kvalitetsområdet innan du beslutar dig för att implementera ett nytt system – annars kommer allt vara systemets fel när det går åt skogen, och vore ju tråkigt.
”Vi inom EIM på Columbus kan hjälpa dig och din organisation med både vägledning i att skapa en organisatorisk stabilitet inom kvalitetsområdet men även när det blir aktuellt för dig att arbeta smartare med ett flexibelt informationshanteringssystem.”
* HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points eller på svenska riskanalys och kritiska styrpunkter)