Avtal som samlas på hög eller i ett bergrum. Avtal som försvinner när en kollega plötsligt slutar. Och avtal som aldrig ens undertecknas, eftersom de försvinner i posten. Här ger vi tips om hur ditt företag kan göra för att äntligen gå över till e-signering – och vilka fällor ni ska undvika.
Oavsett vilken bransch du arbetar inom finns det mycket som talar för att en elektronisk signeringstjänst är framtiden. Problemen med pappersavtal är en av de sakerna men det finns även andra vinster med e-signering. Ditt företag kan spara både tid, pengar och mycket huvudvärk på att gå över till att hantera så många avtal som möjligt digitalt.
Det som är svårast är att veta vart ditt företag ska börja och det är därför som vi har tagit fram den här guiden. Naturligtvis kan du även kontakta oss direkt för att hitta rätt tjänst för dig – vi hjälper dig vidare.
Läs mer om våra erbjudanden inom e-signering
Vad innebär e-signering och digital signering?
Både elektroniska och digitala signeringar innebär att avtal kan signeras digitalt istället för på ett papper. Det gör att du kan skicka ett avtal till en kund och följa dokumentet, från att det öppnas och undertecknas till dess att det kommer tillbaka till dig.
Elektronisk signering är när signeringen går att spåra till dig, till exempel genom din mailadress eller telefonnummer. Digital signering är när exempelvis BankID används. Båda varianterna är juridiskt bindande – men endast om du använder en betrodd tjänst.
Det är därför viktigt att läsa på innan du går över till en digital lösning. Betrodda tjänster ska bland annat:
-
Efterleva GDPR.
-
Följa eIDAS-förordningen.
-
Kunna bevisa autenticiteten av signaturer på underskrivna dokument.
-
Följa säkerhetsrekommendationer och kryptera kommunikationen.
Columbus erbjuder lösningar tillsammans med bland andra Scrive, som är ledande inom e-signering, och Docusign. Du kan även integrera e-signering med en dokumenthanterings lösning så som M-Files och få en ännu bättre uppsikt över alla dina avtal.
Varför ska jag skaffa e-signering?
Kanske har du använt pappersavtal i många år och kanske tycker du att det fungerar fint. Men det finns många fördelar med att gå över från papper till en digital lösning.
Det gör att du:
- I realtid kan följa alla avtal.
- Snabbare kan skicka avtal och minska risken för förlorade affärer. Enligt Scrive går det dubbelt så snabbt med en e-signeringstjänst.
- Lättare kan söka (och hitta) bland alla avtal och relaterade dokument.
- Minskar risken för borttappade avtal eftersom allt sparas digitalt på en plats.
- Behöver lägga mindre tid på administration.
- Sparar papper, vilket är bra för miljön.
För Hans Enston, som arbetar med markavtal på Global Connect, är tiden före e-signering synonym med endast en sak: ”Papper, papper, papper – i drivor”. Nu använder företaget tjänsterna Scrive och M-Files som gör att majoriteten av avtalen kan skötas digitalt och elektroniskt.
– Vi har ganska många fall där posten har tappat bort papper och avtal, tyvärr. Säg att du skickar ut ett avtal med posten, då vet du bara att det är där ute någonstans. Du vet inte om det har kommit fram, om det är signerat, om det är på väg tillbaka eller om det har blivit något problem. Nu vet vi alltid vart det är. Du kan följa processen på en detaljnivå som inte var möjlig tidigare, säger Hans Enston.
Vilka tips har du till andra som vill gå över till e-signering?
– Försök se över behovet och vilken metadata ni behöver spara från början. Skapa och ta vara på den data ni har. Testa allting rejält innan ni börjar, för det är lätt att man glömmer bort specialfallen.
Läs mer om hur vi har hjälpt Global Connect (IP-Only)
Risker och nackdelar
Känner du redan nu att det här skulle passa perfekt för ditt företag? Det finns några få saker du behöver tänka på innan du går över helt till e-signering. Det första är att du behöver undersöka vad som gäller för just din bransch: Det kan finnas avtal som kräver en vanlig signering. En del myndigheter och kommuner kan till exempel kräva att du använder pappersavtal.
Den andra frågan du behöver fundera över är om dina kunder är ovana vid e-signering eller inte har tillgång till digitalt ID. Endast 23 procent av alla svenskar över 76 år använder BankID. Om det är fallet för dig kan en kombinerad lösning fungera bäst, där du skannar in fysiska avtal för att sedan kunna spara dem digitalt.
Fördelarna överväger dock helt klart nackdelarna, och om du inte vill hamna efter dina konkurrenter är det värt att redan nu börja fundera på vilken lösning du vill använda.
Första stegen för att gå över till e-signering
Här hittar du de första stegen du kan ta för att gå över till digital och elektronisk signering.
- Välj en e-signaturtjänst
Det första steget är möjligtvis uppenbart, men det är det steg som kan kännas svårast för många. Undersök hur tjänsterna kan uppfylla dina behov och krav, samt se över hur lång bindningstid det är. - Utse en ansvarig på ditt företag
Kommunikationen, både inom företaget och med leverantören, blir enklare om det är en person som har hand om alla frågor som dyker upp. - Påbörja onboarding
Ett vanligt misstag är att missa att lära upp de anställda inom e-signering. Ofta har människor ett eget sätt att göra saker på och därför är det viktigt att alla är med på varför ni går över till e-signering. - Testa e-signering inom ett område
Genom att börja smått kan ni göra justeringar och förbättringar innan ni börjar använda det i alla avtal.
Är du redo att sluta använda pappersavtal?
