I mange år var virksomheds- eller ERP-løsninger ufleksible størrelser, det som var besværligt og kostbart at implementere, tilpasse eller opdatere. Så når først systemet var i drift og summede derudaf, havde mange virksomheder det lidt som med en kube arrige hvepse: det skulle bare have lov at være i fred!
I dag er ERP-branchen hastigt på vej mod hel eller delvis clouddrift, hvilket giver virksomhederne helt nye muligheder, langt hurtige og nemmere adgang til nye funktioner og versioner. Vi taler om, at ERP-systemerne er ’evergreen’, hvilket i klartale betyder, at de altid er opdaterede og med samtlige nye funktioner tilgængelige.
Det er et meget betydeligt nybrud og rummer mange fordele. Blandt andet langt enklere og hurtigere implementering, tilpasning og stort set automatisk opdatering.
Dokumentation i dag giver fordele i morgen
Men evergreen-metodikken stiller også større krav til virksomhederne om, at de skal være gode til at dokumentere både deres processer samt løsningen som helhed.
Det er også vigtigt at kunne teste løsningen kontinuerligt på en struktureret måde, så opgraderinger ikke resulterer i, at ERP-systemet går ned.
Den hurtige og løbende opdatering af ERP-systemerne gør også, at virksomhederne skal tænke og anvende systemerne anderledes end hidtil.
Derfor er det vigtigt, at organisationen er forandringsvillig. Ellers ender man nemt med ikke at få glæde af nye funktioner, og der kan nemt gå adskillige år, før man får arbejdet ændringerne ind i virksomhedens tilpassede løsningsstruktur.
Mere fokus på processer end på IT
Den gode implementering af et ERP-system handler derfor ikke kun om, at det bliver sat i drift. Det er også afgørende, at alle processer er dokumenterede, at der er styr på ejerskab og at virksomheden har fundet ud af, hvilke overordnede krav man overordnet har til implementeringen.
Lidt firkantet sagt skal der ikke være fokus på IT, men på processerne. For nøglen til succesfuld implementering er, at man så tidligt som muligt i forløbet får indblik i forretningen. Det er også klogt at holde sig for øje, at man måske er nødt til at gradbøje standarder og gå på kompromis nogle steder, for til gengæld at få fordele andre steder.
Forretningen skal – kort sagt – vide, hvad dens konkrete mål er med et nyt ERP-system. Og målet skal være andre og mere end blot, at ”nu kommer der en ny platform.”
Støb fundamentet for fremtidige ændringer
Har man blikket fast rettet på målsætningen, vil det samtidig gøre det lettere at være på forkant med de muligheder, løsningen stiller til rådighed, uden at man hele tiden skal ændre det. For des bedre en virksomhed kender sine processer og har fået dem dokumenteret – samt lagt ansvarsområder for processerne på de rigtige mennesker – jo tættere er de på at finde nøglen til en succesfuld implementering.
Derfor skal man også forvente og kræve, at leverandøren har nøje blik for både essentielle forretningsprocesser og for løbende dokumentation. Begge dele er nemlig nødvendige at tænke ind i implementeringen.
Ellers vil man hurtigt opleve, at man nok er i stand til at gå i luften, men at fremtidige tilretninger vil blive et problem.
Få ansvaret på plads i god tid
Endelig er det vigtigt, at der også er etableret ejerskab, når det kommer til produkttest. Hvilket er en absolut nødvendighed at have med i planlægningen, når først produktet er implementeret og konfigureret.
Her skal partneren vise, hvor der skal sættes ind, hvad man som kunde skal reagere på, og hvem der gør hvad. Der skal laves proces-test og der skal laves UA-test.
Det gode samspil mellem leverandør og kunde er ganske enkelt dér, hvor rollerne er fordelt korrekt og alle – populært sagt – kender deres plads.
Vil du gerne i gang med implementeringsrejsen? Så er Columbus Get Ready Package måske noget for dig. Det er en ikke-bindende prøveperiode af Dynamics 365 for Finance & Operations, der giver en dybere forståelse af din virksomheds forretningsprocesser, målsætninger og ERP-projekt:
