<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Midt i et stort IT-projekt er det let at glemme, at det hele slutter en dag, at løsningen tages i drift og at det bliver hverdag igen. Det er endnu sværere at forholde sig til i begyndelsen af projektforløbet, når opgaverne tårner sig op og slutmålet knap kan skelnes ude i horisonten.

Men allerede dér bør man begynde at forberede den dag, hvor projektholdet går hjem og supportteamet træder til. For det er vigtigt at erkende, at når go live-dagen nærmer sig med hastige skridt og alle har nerverne uden på kroppen, så er det for sent.

For sent at planlægge transitionen når alt spidser til

Før min ansættelse i Columbus, har jeg været med til talrige projektforløb og siddet i stort set alle typer organisatoriske roller i forsyningskæden. I hvert eneste projekt – og i samtlige roller – har jeg følt det pres, der ligger på organisationen, når man opgraderer eller implementerer løsninger og platforme. I særdeleshed til allersidst, når alt spidser til.

Eneste kur er at planlægge og prioritere transitionsfasen i god tid. Det er ikke blot et spørgsmål om at gøre projektleder- og deltagere glade. Tværtimod er en planlagt, metodisk funderet og veleksekveret transitionsfase først og fremmest til gavn for dem, der skal beskæftige med løsningen, når den er i drift – og for virksomhedens drift og økonomi.

Hvem, hvornår og hvordan?

Planlægningen af transitionsfasen kan i yderste konsekvens koges ned til spørgsmål om:

  • Hvad skal supporteres?
  • Hvornår skal det supporteres?
  • Hvordan skal det supporteres?

Indrømmet: Der er mere til transition management end blot dét. Men disse tre spørgsmål er faktisk grundlaget, når vi hos Columbus arbejder med overgangen fra projektmetoden til supportmetoden, som er to forskellige metodikker (og hvor man bl.a. sikrer incident handling og serviceleverancer).

Det er de overvejelser, der er med til at støbe fundamentet under et overgangsforløb, der sikrer forudsigelighed for organisationen, tryghed for slutbrugerne og transparens omkring omkostningsniveauet. Hvilket kun bliver så meget desto mere afgørende, jo mere kompleks virksomhed og løsning er.

Glem ikke slutbrugerne!

Man bør heller ikke overse den værdi, der ligger i at sikre stabilitet fra dag ét omkring produktionen. Her er konsolidering og overdragelse af viden om kritiske processer, afvigelser fra standard, ønsker og ”hængepartier” helt afgørende.

Et vigtigt element i en metodisk planlagt og kontrolleret transitionsfase er desuden et vist overlap mellem projekt- og supportteam. Hermed kan man lette en effektiv og fyldestgørende overdragelse af al relevant viden og dokumentation.

Dertil kommer, at man skal sikre, at alle interessenter er uddannet tilstrækkeligt. Det gælder naturligvis dels supportholdet hos virksomheden, men også de slutbrugere, der skal anvende systemet i sidste ende.

Lad vigtig viden leve videre, når projektfolkene er gået hjem

Ligeledes skal man prioritere at uddanne og overdrage information til de, der varetager eventuel ekstern support. Hvilket sagtens kan være en opgave, der ligger hos samme virksomhed, som har leveret løsningen. Men personkredsen vil i almindelighed være en helt anden.

Alt dette og mere til bør man tage stilling til i god tid.

Ellers risikerer man let, at transitionsfasen bliver forhastet og mangelfuld, samt at ønsker og vigtige pointer glemmes lige så hurtigt, som projektaktørerne fra både leverandørens og ens egen virksomhed bliver spredt for alle vinde og haster videre til andre projekter.

Læs mere om Columbus' Application Management Service

Kommenter indlæg

Recommended posts

I 2018 satte Black Friday-salget ny rekord – i øvrigt ligesom året forinden – og det kunne meget vel også ske i denne omgang. Under alle omstændigheder bliver 29. november årets største dag for dansk detail, selv om Cyber Monday også er ved at vinde indpas for virksomheder, der satser stort på e-commerce.
Tillid er godt, men test er bedre… Og denne gamle sandhed er ikke blevet mindre aktuel med Microsofts ”Evergreen”-initiativ, hvor der nu udkommer opdateringer otte gange årligt til Dynamics 365 Finance & Operations. I det store billede er Evergreen en positiv nyskabelse, der sikrer virksomheder konstant adgang til ny og opdateret funktionalitet, mindsker behovet for specialudviklinger eller for, at virksomheden kommer langt bagud i en årelang opdateringscyklus.
Ikke alt var bedre i gamle dage, og det gælder i særdeleshed software. Nutidens løsninger holder generelt en langt højere kvalitet end deres forgængere, og en kombination af styrkede metodikker og bedre udviklingsværktøjer spiller afgjort en rolle.
Med en baggrund inden for Lean & Six Sigma og som M.Sc. i Production Management har jeg altid vidst, at evnen til at kommunikere klart og tydeligt, ville være med til at afgøre graden af succes, men alligevel er jeg overrasket over at opleve de sande fordele ved et fælles organisationssprog, da det udgør hjørnestenen for succes.
Proaktiv overvågning af virksomhedens integrationer kan udgøre forskellen mellem et kostbart produktionsstop og business as usual.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down