<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Midt i et stort IT-projekt er det let at glemme, at det hele slutter en dag, at løsningen tages i drift og at det bliver hverdag igen. Det er endnu sværere at forholde sig til i begyndelsen af projektforløbet, når opgaverne tårner sig op og slutmålet knap kan skelnes ude i horisonten.

Men allerede dér bør man begynde at forberede den dag, hvor projektholdet går hjem og supportteamet træder til. For det er vigtigt at erkende, at når go live-dagen nærmer sig med hastige skridt og alle har nerverne uden på kroppen, så er det for sent.

For sent at planlægge transitionen når alt spidser til

Før min ansættelse i Columbus, har jeg været med til talrige projektforløb og siddet i stort set alle typer organisatoriske roller i forsyningskæden. I hvert eneste projekt – og i samtlige roller – har jeg følt det pres, der ligger på organisationen, når man opgraderer eller implementerer løsninger og platforme. I særdeleshed til allersidst, når alt spidser til.

Eneste kur er at planlægge og prioritere transitionsfasen i god tid. Det er ikke blot et spørgsmål om at gøre projektleder- og deltagere glade. Tværtimod er en planlagt, metodisk funderet og veleksekveret transitionsfase først og fremmest til gavn for dem, der skal beskæftige med løsningen, når den er i drift – og for virksomhedens drift og økonomi.

Hvem, hvornår og hvordan?

Planlægningen af transitionsfasen kan i yderste konsekvens koges ned til spørgsmål om:

  • Hvad skal supporteres?
  • Hvornår skal det supporteres?
  • Hvordan skal det supporteres?

Indrømmet: Der er mere til transition management end blot dét. Men disse tre spørgsmål er faktisk grundlaget, når vi hos Columbus arbejder med overgangen fra projektmetoden til supportmetoden, som er to forskellige metodikker (og hvor man bl.a. sikrer incident handling og serviceleverancer).

Det er de overvejelser, der er med til at støbe fundamentet under et overgangsforløb, der sikrer forudsigelighed for organisationen, tryghed for slutbrugerne og transparens omkring omkostningsniveauet. Hvilket kun bliver så meget desto mere afgørende, jo mere kompleks virksomhed og løsning er.

Glem ikke slutbrugerne!

Man bør heller ikke overse den værdi, der ligger i at sikre stabilitet fra dag ét omkring produktionen. Her er konsolidering og overdragelse af viden om kritiske processer, afvigelser fra standard, ønsker og ”hængepartier” helt afgørende.

Et vigtigt element i en metodisk planlagt og kontrolleret transitionsfase er desuden et vist overlap mellem projekt- og supportteam. Hermed kan man lette en effektiv og fyldestgørende overdragelse af al relevant viden og dokumentation.

Dertil kommer, at man skal sikre, at alle interessenter er uddannet tilstrækkeligt. Det gælder naturligvis dels supportholdet hos virksomheden, men også de slutbrugere, der skal anvende systemet i sidste ende.

Lad vigtig viden leve videre, når projektfolkene er gået hjem

Ligeledes skal man prioritere at uddanne og overdrage information til de, der varetager eventuel ekstern support. Hvilket sagtens kan være en opgave, der ligger hos samme virksomhed, som har leveret løsningen. Men personkredsen vil i almindelighed være en helt anden.

Alt dette og mere til bør man tage stilling til i god tid.

Ellers risikerer man let, at transitionsfasen bliver forhastet og mangelfuld, samt at ønsker og vigtige pointer glemmes lige så hurtigt, som projektaktørerne fra både leverandørens og ens egen virksomhed bliver spredt for alle vinde og haster videre til andre projekter.

Læs mere om Columbus' Application Management Service

Kommenter indlæg

Recommended posts

I 2019 satte Black Friday-salget ny rekord – i øvrigt ligesom året forinden. I år ser det ud til at konceptet skifter form. I hvert fald har flere store butikskæder meldt ud, at de for at undgå store menneskemængder og risiko for smittespredning, ikke vil holde Black Friday og Cyber Monday i deres fysiske butikker. Ikke desto mindre ser det ud til at de store tilbudsdage er kommet for at blive, og at de mange gode tilbud i år i endnu højere grad rykker online. 
ERP-løsningen er rygrad i alle større virksomheders daglige drift, og fungerer den ikke optimalt, får medarbejderne sværere ved at udføre deres arbejde. Går løsningen helt ned – det sker heldigvis sjældent! – lammer det centrale funktioner som salg, produktion, finans og logistik.
Coronakrisen satte i foråret bogstaveligt talt en stopper for at møde velklædt ind på kontoret – umiddelbart en stor udfordring for skjorteproducenten Eton, der lever af at klæde dansk erhvervsliv på. Men efterspørgslen stoppede ikke. Tværtimod åbnede forbrugernes nye vaner for nye forretningsmuligheder, som CFO hos Eton, Henrik Henriksson, udnyttede. I samarbejde med en stærk it-leverandør blev Eton i stand til at gå fra defensiven til offensiven under coronaepidemien.
Mange farmaceutiske virksomheder er grundlæggende konservative, når det kommer til IT-infrastrukturen. Det har de også god grund til at være. For jo mindre, man ændrer på sine IT-systemer, des færre ukendte faktorer og variable er der at tage hensyn til. Det gør det lettere at overholde de skrappe myndighedskrav, som industrien er underlagt.
Organisationer på tværs af forskellige brancher bruger teknologi for at forbedre, udvikle og forstærke kundeoplevelsen, effektivisere driften og møde de overordnede forretningsmål.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down