3 sätt att rusta din organisation för en oviss framtid
De senaste årens omvälvande händelser i världen har medfört många utmaningar för oss som individer, våra verksamheter och ledningsgrupper. Vissa utmaningar har vi behövt hitta lösningar på snabbt i form av nya policys, processer och regelverk. Här har många företag lyckats att anpassa sin verksamhet på ett bra sätt för att hantera den förändrade omvärlden. Men har dessa tillfälliga lösningar granskats och reviderats sedan dess? Eller har de normaliserats som en ”black swan”?
Författaren och matematikern Nassim Nicholas Taleb använder konceptet ”black swan” för att beskriva oväntade och omvälvande händelser som i efterhand rationaliseras som om de hade kunnat förutses.[1] Vi kan alla troligen hitta en eller flera händelser i närtid som skulle kunna kategoriseras som ”black swans” för vårt samhälle eller verksamhet.
Hur väl är din organisation rustad för att möta ”black swans” i framtiden? Snarare än att försöka förutse oväntade händelser är det klokt att fokusera på att skapa en robust organisation som kan stå emot negativa påfrestningar och samtidigt dra nytta av positiva förändringar i omvärlden. I det här blogginlägget har jag summerat tre tips som sätter dig i en bättre position för att hantera stora förändringar framöver
Gör din SWOT-analys till ett levande dokument
En kärnkomponent i varje framgångsrik organisations strategiarbete är dess SWOT-analys. Begreppet kommer från engelskans Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats och är ett verktyg för att bedöma ett företags styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Detta för att få en överblick över verksamheten och identifiera eller prioritera vilka åtgärder som behövs för att nå företagets mål.
När gick du senast igenom ditt företags SWOT-analys? Tar den nuvarande analysen hänsyn till nya svagheter och hot som uppkommit i samband med händelser i omvärlden? Och ännu viktigare – innebär dagens förändrade situation nya styrkor och möjligheter för din verksamhet?
Låt inte SWOT-analysen bli en skrivbordsprodukt som bara finns till för att ledningen ska bocka av en checklista. Arbeta aktivt och kontinuerligt med din SWOT och använd den löpande för att styra verksamheten till rätt beslut och prioriteringar.
Skapa den nya tidens kontinuitetsplan
Målet med en kontinuitetsplan, eller Business Continuity Plan (BCP), är att säkerställa organisationens fortsatta verksamhet under exceptionella händelser och kriser. Liksom med SWOT-analysen behöver den här planen regelbundet ses över och uppdateras för att inte bara innefatta traditionella risker utan även ta hänsyn till eventuella framtida händelser i kategorin ”black swans”.
Vi har som tidigare nämnts upplevt en hel del omvälvande händelser i närtid. Här är det viktigt att få med erfarenheterna från dessa i kontinuitetsplanen och diskutera vad som gjordes bra och hur företaget bör agera vid framtida händelser. Vi kommer aldrig att helt kunna förbereda oss på den okända framtiden men en kontinuitetsplan som bygger på våra lärdomar och erfarenheter kan ge oss en stabilare grund att stå på.
Digitalisera affärsprocesser och informationshantering
En viktig lärdom från de senaste årens händelser är behovet av digitala affärsprocesser. Digitalisering är nyckeln till att bygga en robust organisation som kan anpassa verksamheten till förändrade krav.
Välstrukturerad och säker informationshantering är en annan framgångsfaktor för företagets förmåga att snabbt ställa om vid oväntade händelser. Genom att centralisera information, standardisera dokumentflöden och hantera rättighetsnivåer kan du snabbt reagera på en ny situation och säkerställa hög datasäkerhet. Moderna lösningar för dokumenthantering och integrerade system är en förutsättning för att hantera förändringar på ett effektivt sätt. Med all information i ett digitalt och säkert system kan du säkerställa att rätt information finns tillgänglig i realtid för att främja bättre samarbete, smartare beslut och snabbare väg till återhämtning.
Är det dags att se över ditt företags SWOT, kontinuitetsplan och informationshantering?
[1] Nassim Nicholas Taleb: The Black Swan: The Impact of the Highly Improbable, 2007