3 anledningar att automatisera ditt dokumentskapande
Mängden dokument vi skapar under en vanlig arbetsdag är omfattande. Om du dessutom arbetar i en roll där du ansvarar för avtal, kontrakt och policys är den troligtvis enorm. Innehållet och detaljerna i den här typen av dokument måste vara korrekta. Låt inte dessa arbetsuppgifter ta över din arbetsdag – använd ett verktyg för dokumentautomatisering istället.
Du använder säkert redan något slags digitalt verktyg för dokumenthantering. Det är jättebra för att spara, strukturera och göra dokument tillgängliga inom en organisation. Men det är inte samma sak som en lösning för dokumentautomatisering. Alltför många använder fortfarande Word som det enda verktyget för att skapa dokument. Man tar ett tidigare dokument som mall, sparar om med nytt namn och klipper, klistrar eller justerar tills innehållet är uppdaterat. Känner du igen dig? Det är inte ett effektivt sätt att arbeta på.
I Word finns inga möjligheter att effektivisera och automatisera dokumentskapandet. Istället bör verksamheter som hanterar stora mängder dokument titta på en specialiserad lösning för dokumentautomatisering. Ytterligare ett system, kan det göra skillnad? Ja, väldigt mycket faktiskt. Fortsätt läsa för att utforska tre viktiga anledningar till varför du bör automatisera ditt dokumentskapande.
Sluta slösa bort tid
Studier visar att en genomsnittlig kontorsarbetare lägger minst 45 minuter per dag på icke värdeskapande aktiviteter, såsom att leta efter information i dokument, e-post, sms och kalendrar, skicka påminnelser eller bekräfta information. Det motsvarar hela 15 timmar i månaden eller nästan två hela arbetsdagar som slösas bort varje månad på uppgifter som inte driver verksamheten eller affären framåt.
Att skapa dokument genom att klippa ut och klistra in text från mallar och gamla dokument är ett typiskt exempel på en aktivitet som inte skapar värde. Om du arbetar i en dokumenttung roll såsom jurist eller inköpare finns det betydligt bättre sätt att använda din kompetens på.
Med en lösning för dokumentautomatisering kan du skapa även de mest komplexa dokumenten med hjälp av dynamiska mallar. Du klickar enkelt igenom ett frågeformulär och fyller i unik information. Dokumentet genereras sedan automatiskt med godkända standardtexter utifrån de svar du angett. Du kan dessutom bjuda in kollegor eller externa parter att samarbeta i dokumentet utan att skicka olika versioner fram och tillbaka via e-post.
Färre fel, ökad trygghet
Traditionellt dokumentskapande är inte bara en tidstjuv. Det är även en stor källa till fel och misstag. Mänskliga fel uppstår när texter kopieras och klipps in manuellt. Utan en gemensam plattform uppstår osäkerhet kring vilka som är de senast uppdaterade, godkända standardtexterna. I värsta fall hamnar man i en situation där varje medarbetare använder sin egen mall utifrån det senaste skapade dokumentet. Det är en osäker process som innebär en risk för företaget att viktiga dokument och handlingar innehåller fel information. Dessutom bidrar det till onödig stress och osäkerhet för medarbetarna.
Genom att automatisera dokumentskapandet kan du minska risken för fel och samtidigt ge medarbetarna ökad trygghet. När de vet att alla godkända standardtexter finns lagrade i de dynamiska dokumentmallarna blir det lätt att göra rätt. Uppdateringar sker i realtid och alla dokument skapas enligt företagets standard. Precis som det bör vara i vår digitala tidsålder.
Bli en attraktiv arbetsgivare
Kommer medarbetare i generation Z acceptera dokumentskapande som bygger på att klippa och klistra? Sannolikt inte. Om ditt företag vill vara en modern arbetsgivare som attraherar och behåller kompetent talang måste ni erbjuda medarbetarna verktyg som gör det administrativa jobbet enklare. Att automatisera affärsprocesser såsom dokumentskapande frigör tid till arbetsuppgifter som är kreativa, utvecklande och värdeskapande, vilket både hjälper dig att framtidssäkra ditt bolag och driva verksamheten framåt.
