<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Ett ERP-program skapar ett ramverk för att styra och koordinera de olika delarna som en ERP-implementering vanligtvis omfattar. Programstyrning skapar bättre förutsättningar för att lyckas med införandet än vanlig projektstyrning.

ERP-program respektive ERP-projekt

Från kundens perspektiv så består ERP-implementeringen av ett antal olika delar, som kan definieras som olika projekt: från val av system, till implementering, förändringsarbete, utrullning och etablering av förvaltning. De olika delarna behöver styras och följas upp som enskilda projekt men bör också styras och följas upp som delar i ett program. En lyckad implementering innebär att programmet lyckas och varje projekt i programmet behövs för ett framgångsrikt resultat.

Skillnader mellan ett ERP-program och ett ERP-projekt

  • ERP-programmet fokuserar på lagret ovanför ERP-projektet. Det ger ett ramverk för att hantera och följa upp de många enskilda projekten som utgör en typisk ERP-implementering.
  • ERP-programmet har ett mindre väldefinierat slutdatum och pågår tills man uppnått ett förväntat resultat, i motsats till ERP-projektet som har definierat start- och slutdatum. 
  • ERP-programmet är inriktat på att uppnå affärsnytta och kräver fortsatt engagemang efter genomfört ERP-projekt för att säkerställa att organisationen verkligen börjar använda det nya affärssystemet på bästa sätt. ERP-projektet är inriktat mot att leverera konkreta och mätbara resultat, ofta kopplat till driftstart.
  • ERP-programmet är mer komplext och strategiskt orienterat, innehåller flera projekt och omfattar operativa förändringar. ERP-projektet fokuserar på att leverera definierade projektmål i tid och till budget. 
  • ERP-programmet ska säkerställa att det organisatoriska förändringsarbetet, kopplat till det införandet av det nya systemet, planeras och genomförs. ERP Project Management inkluderar kontroll av projektets scope (project change management) som är mer fokuserad på att styra och förhindra utökning av omfattning, tidplan eller kostnader. 
  • ERP-programmet kan skapa struktur och organisation för att synkronisera, prioritera och resurssäkra mellan utrullningsprojekt och förvaltning. Större företag, med flera bolag och / eller flera tillverkningsenheter väljer ofta att rulla ut systemet enhet för enhet istället för en driftstart på alla enheter samtidigt. Det är ett bra tillvägagångssätt för att minska risker vid driftstart. Men det medför en utmaning då organisationen har ett läge där det nya systemet är i drift och behöver förvaltas samtidigt som utrullning fortfarande pågår.

ERP-programmets olika delar

Att skapa ett ERP-program med åtminstone följande olika delar (eller arbetsströmmar) är enligt vår erfarenhet bästa sättet att säkerställa en effektiv ERP-implementering:

  • ERP-implementeringsprojektet - som omfattar att designa, konfigurera, utveckla och införa affärssystemet.
  • IS / IT - för att säkerställa den infrastruktur som det nya affärssystemet kräver.
  • Integration - för förändringar i integrationer från och till andra applikationer än den nya ERP-lösningen.
  • Migrering - som omfattar konvertering, migrering och tvätt av data från befintlig ERP-lösning till ny.
  • Test - acceptanstest, integrationstest, prestandatest är exempel på olika typer av tester som kunden behöver göra för att säkerställa en framgångsrik implementering.
  • Programstyrning - inkluderar uppföljningar av tid, kostnad och kvalitet, riskhantering, resurshantering, budgethantering av programmets olika delar.
  • Organisatorisk Change Management - identifierar och hanterar förändringar i organisation och arbetssätt. Kommunikation och lärande kan inkluderas i denna arbetsström eller vara separata strömmar.
  • Transformation och värdehemtagning - kan ingå i organisatorisk change management eller hanteras som en egen arbetsström. Många ERP-implementeringar syftar till att möjliggöra förändringar och förbättringar i verksamheten. Större förändringar kan omfatta och/eller påverka verksamhetens affärsmodell, styrning, kunder, leverantörer, andra intressenter osv. Nyttoeffekterna uppnås efter driftstart och det är nödvändigt att fortsätta med uppföljning och genomförande av transformation efter projektet om nyttan ska uppnås.

Att tänka på som kund är att i den traditionella implementationsmodellen för affärssystem så tar leverantören ansvar för att driva den första punkten ovan, ERP-implementeringsprojektet. De övriga arbetsströmmarna beskrivna ovan förväntas kunden ta ansvar för att planera, estimera, bemanna och genomföra. Ofta behöver flera parter delta, som kanske inte är involverade i ERP-implementeringsprojektet. Det i sig är en anledning till att ERP-implementeringen har större förutsättningar att lyckas om den organiseras runt ett program, förutom att programmet har ett annat tidsperspektiv än ERP-projektet.

Har du rätt förutsättningar för din ERP-implementering?

Kontakta gärna oss på Columbus om du är intresserad av att diskutera hur din specifika ERP-implementering bör organiseras och styras, genomföra en analys av att din verksamhet har rätt förutsättningar för en lyckad implementering eller få vår hjälp att etablera eller förstärka ett ERP-program.

Vill du veta mer? Kontakta mig, eva.soderlund@columbusglobal.com

Diskutera detta inlägg

Rekommenderad läsning

Affärssystemsprojekt är utmanande. Många organisationer med erfarenhet av att implementera affärsplattformar kan vittna om att det har varit utmanande projekt. Även undersökningar visar att många organisationer uppfattar sina genomförda ERP-projekt som misslyckade. Med misslyckade menar man antingen att de blev dyrare och/eller tog längre tid än planerat eller att man inte uppnådde de förväntade förbättringarna i verksamheten.
Digital transformation kan vara skrämmande för många företag men det är särskilt utmanande på global nivå. Globala företag kommer vanligtvis att standardisera sina affärsprocesser i internationell verksamhet, men de behöver också flexibiliteten för att kunna ge service till olika typer av kunder, anställda, ekonomiska och legala krav.
En knapptryckning på din telefon räcker för att ringa och ta emot samtal, men användarvärdet i mobilen ligger långt bortom det klassiska telefonsamtalet. Det är svårt att föreställa sig en vardag utan smartphones och Wi-Fi. Lite på samma sätt, och i samma hastighet, utvecklas IT-systemen.
Precis som all annan teknik har ERP också utvecklats med tiden. Vi ser idag att företag får en mer digitaliserad transformation och nya möjligheter med molntjänsten. Följden blir att man både kort- och långsiktigt blir mer förändringsbenägen och uppnår snabbt nya ekonomiska vinster genom att verksamheten förbättras successivt. Man uppnår helt enkelt en mer slimmad och effektiv organisation. Genom att uppgradera ERP-systemet till en molnbaserad lösning, är det avgörande att migrera befintliga affärsprocesser med hjälp av nya molnbaserade verktyg och arbetssätt som hjälper till att dra nytta av de tekniska framsteg som gjorts inom till exempel; E-handel (B2B och B2C), smarttelefoner, IoT (Internet of Things) och artificiell intelligens.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down