Affärssystemsprojekt är utmanande. Många organisationer med erfarenhet av att implementera affärsplattformar kan vittna om att det har varit utmanande projekt. Även undersökningar visar att många organisationer uppfattar sina genomförda ERP-projekt som misslyckade. Med misslyckade menar man antingen att de blev dyrare och/eller tog längre tid än planerat eller att man inte uppnådde de förväntade förbättringarna i verksamheten.
Att projekten blir dyrare eller tar längre tid än estimerat beror ofta på att man underskattat omfattningen på projektet, dvs att man har haft fel förväntan på vad som krävs för att genomföra projektet.
Att man inte uppnår de förväntade förbättringarna i verksamheten kan i värsta fall bero på att man valt fel affärsplattform men beror oftare på att man inte lyckats med sitt förändringsarbete eller fått verksamheten att ta till sig det nya systemet. ERP-experter vet att införandet av nya arbetssätt och funktioner måste fortsätta efter driftstart för att ta tillvara potentialen i det nya systemet, men organisationerna som inför affärsplattfomen är inte alltid medvetna om det. Om projektet dessutom har blivit dyrare och tagit längre tid än förväntat så kan det också vara svårare att motivera ett fortsatt förbättringsarbete efter driftstart. Många organisationer är helt enkelt så trötta på sina ERP-projekt att man vill avsluta arbetet kring dem, fokusera på nya projekt som har fått stå tillbaka under ERP-projektet och låta projektdeltagarna gå tillbaka till sina vanliga linje-roller. Risken är då att man avslutar arbetet i ett läge där man är besviken på resultatet.
Varför är affärsplattformsprojekt så utmanande?
Affärplattformsprojekt är ofta bland de största och mest verksamhetövergripande projekt som ett företag genomför. Många gånger är det också tillfället där man kan och vill göra större förändringar i processer och arbetssätt, för att digitalisera och effektivisera processer eller stödja en förändrad verksamhetsmodell. Projekten innebär att många personer i verksamheten med skiftande intresse och insikt i projektet berörs och deras förståelse och engagemang behövs för ett lyckat genomförande.
Undvik fallgroparna
Några av de vanligaste riskerna med affärplattformsinföranden är enligt vår erfarenhet:
- Orealistiska förväntningar på projektet
- Fokus på teknik istället för verksamhet
- Brist på förankring och ”buy-in” från ledningen
- Otillräcklig fokus på processer och processutveckling
- För lite Organisatorisk Change Management / förändringsledning
- För mycket anpassningar
Några tips för att lyckas med affärsplattformsinförandet:
- Förbered dig väl genom att definiera vad verksamheten ska uppnå, målbild och framgångsfaktorer innan projektet startar. Förankra projektets målbild och scope hos de som involveras i arbetet men också hos berörda chefer. Det är också viktigt att ledningsgruppen är engagerad i styrgrupp och som sponsorer.
- Organisera affärsplattformsinförandet i ett ERP-program istället för i ett ERP-projekt. Ett lyckat införande omfattar mer än själva ERP-implementeringen - från val av system, till implementering, förändringsarbete, utrullning och etablering av förvaltning.
- Verksamheten påverkas alltid när man byter eller uppgraderar affärsplattform. Se införandet som ett verksamhetsprojekt och inte ett IT-projekt. Säkerställ förändringsarbetet - definiera, planera, och följ upp genomförandet av förändringarna.
- Jobba med processerna. Många tycker att det kan vara svårt och abstrakt och ansvaret kring processägarskap och processutveckling kan vara otydligt. Ett processramverk skapar förutsättningar för att effektivt implementera och förvalta ett affärssystem. Rätt använt så beskriver det vilka processer som är viktigast för verksamheten, hur väl de stödjer verksamheten och var störst förbättringspotential finns.
- Arbetet är inte klart vid driftstart. Det är viktigt att ha en plan och organisation för att fortsätta med aktiviteter för att säkerställa att organisationen tar till sig den nya affärsplattformen och för att jobba med kontinuerliga förbättringar. Särskilt med en modern molnbasera affärsplattform som kontinuerligt uppdateras. Potentialen är att man löpande får tillgång till ny funktionalitet, men det ställer också krav på verksamheten att kunna ta emot dessa releaser.
Skapa rätt förutsättningar för att lyckas med ditt affärssystemsinförande
Kontakta gärna oss på Columbus om du är intresserad av att diskutera hur du på bästa sätt förbereder, organiserar, styr och genomför din affärssystemsförändring. Eller för att diskutera hur verksamheten bör vara organiserad för att ta emot och ta tillvara på kontinuerliga uppdateringar i en molnbaserad plattform. Vi hjälper våra kunder under hela processen från att definiera vision och strategi för den framtida affärsplattformen, till genomförandet och fortsatta förbättringar för att realisera potentialen.
Missa inte läsa del 2 i denna bloggserie, du hittar den här.
Vill du veta mer? Kontakta mig, eva.soderlund@columbusglobal.com