Många företag skulle kunna spara stora belopp på att se över sina Dynamics 365 licenser. Men för att nå fram dit behöver du veta vad målet är.
De flesta organisationer försöker kostnadseffektivisera sin verksamhet, vilket kan vara enkel uppgift. Det går till exempel snabbt att se om det är rätt antal mötesrum på kontoret, eller om det finns fler bilar än vad som behövs. Men vissa typer av kostnader är svårare att få en tydlig överblick över.
– Många företag betalar dyrt för mjukvarulicenser som de inte använder. Eller så har de omfattade licenser som är betydligt dyrare än de behöver vara, säger Salam Al-Obeidi, Senior Business Consultant på Columbus.
Som exempel beskriver Salam hur ett danskt företag visade sig använda de dyraste Dynamics 365 licenserna helt i onödan, motsvarande en årskostnad på mer än 200 000 kronor.
Det är en rätt stor summa pengar och en kostnad som vissa företag kan minska utan stora och krävande insatser. Att spara de pengarna kan endast vara positivt för organisationen
– Det är en rätt stor summa pengar och en kostnad som vissa företag kan minska utan stora och krävande insatser. Att spara de pengarna kan endast vara positivt för organisationen, säger Salam Al-Obaaidi.
Men hur kommer det sig att välskötta företag spenderar för mycket pengar på licenser de inte behöver? Svaret ligger inte i slarv eller likgiltighet.
Vill du veta mer om Life after Go Live? Ladda ned vår e-bok och ta del av experternas bästa råd.
Det krävs speciell expertis och kunskap för att hitta de onödiga licenskostnaderna
För de flesta användare av Dynamics 365 Finance & Operations är det svårt att veta om organisationen har rätt mängd och typ av licenser, eller om företaget betalar för mycket eller till och med betalar för något som inte längre används. Därför utgår många organisationer från att beloppet de betalar till mjukvaruleverantören stämmer överens med de verkliga behoven.
– Men det kan vara både ett felaktigt och kostsamt antagande, säger Salam Al-Obaidi.
I exemplet med det tidigare företaget hittade Salam och hans kollegor, förutom de oanvända licenserna, även ett stort antal användare i företaget med roller och rättigheter i Dynamics 365 som de varken använde eller behövde.
– Som många andra betalade företaget i fråga för att varje användare skulle ha tillgång till mer – och i en del fall till och med mycket mer! – rättigheter och funktioner än vad de behövde för sina arbeten, förklarar Salam Al-Obaidi.
En kontinuerlig analys kan skapa stora besparingar
Större företag har ofta 50–100 Dynamics 365 användare. Årskostnaden för varje användare ligger mellan 3300 kr och 13 300 kr, beroende på om det är en baslicens eller en mer omfattande licens som nyttjas. I värsta fall kan okontrollerade licenser kosta ett företag flera miljoner kronor per år.
Mjukvaruleverantörer kan uppdatera villkoren under avtalsperioden, och kunderna behöver därför hålla ett öga på om det kan vara lönsamt att se över antalet licenser i avtalet.
– Det är därför som Columbus har utvecklat tjänsten Licence Optimisation Reporting, där vi kontinuerligt analyserar företags Dynamics 365-licenser. Vi undersöker till exempel om ditt företag har användarlicenser som ni inte använder. Du skulle bli överraskad om du visste hur många vi hittar undangömda här och där, säger Salam Al-Obaidi.
Automatiska översikter skapar kunskap
Columbus har verktyg som automatiserar översikten av användarroller, och kan skapa regler som triggar specifika typer av licenser.
– Vi skapar användarroller så att de anställda kan behålla nödvändiga funktioner för att utföra arbetet, men utan att skapa en mer kostsam licens, säger Salam Al-Obaidi.
I slutändan handlar det om att bara betala för de licenser som företaget faktiskt behöver, att få kontroll över en annars något svåröverskådlig kostnad, och att dokumentera det i svart och vitt för resten av ledningen
På samma sätt kan Columbus bevaka företagets licensstruktur på avdelningsnivå. Kontinuerliga genomgångar för att se om det går att optimera licenser eller använda kampanjer och rabatter ingår även i tjänsten.
– I slutändan handlar det om att bara betala för de licenser som företaget faktiskt behöver, att få kontroll över en annars något svåröverskådlig kostnad, och att dokumentera det i svart och vitt för resten av ledningen, säger Salam Al-Obaidi.
Vill du veta mer?
Om du är intresserad av att veta mer om vardagen med Dynamics 365 så har vi samlat flera experters råd för hur du håller dina system i bästa möjliga skick efter att du har gått live!
