Har du förberett din verksamhet för att kunna hantera förlusten om en av dina viktigaste teammedlemmar plötsligt slutar? Vad händer i din verksamhet om en kollega lämnar företaget? Har du råd med det? Många verksamheter behöver utveckla sina beredskapsplaner, om en eller flera av de viktigaste teammedlemmar lämnar verksamheten.
Att ha en beredskapsplan kan vara avgörande för ditt företagets verksamhet. Om ditt företag är beroende av en viktig teammedlem riskerar affärsverksamheten att kollapsa på grund av flera olika risker:
Risk för att förlora kontinuitet i verksamheten - En förlust av en anställd (på grund av uppsägning, sjukskrivning, semester eller pension) kan avbryta kontinuiteten i verksamheten och i sin tur påverkar företaget.
Risk för kunskapsförlust - När din verksamhetsinformation och kunskap är låst till en person skapar det en risk om den anställda slutar.
Risk för kunskapsbegränsning - Begränsad kunskap och tidsbrist kan bromsa upp verksamheten.
Den här bloggen innehåller tre metoderna för att säkerställa att viktiga beroenderisker minskas, så att ditt företag kan fortsätta med minskad risk för avbrott i affärsverksamheten:
1. Systematisering
Affärsprocesser är ofta komplexa, och därför är det viktigt att du strukturerar och dokumenterar dem noggrant. Be dina teammedlemmar att skriva guider och processer hur de genomför de aktiviteter som omfattar deras dagliga arbete i systemen. Om detta blir genomfört kan nya medarbetare snabbt och effektivt förstå ditt företags komplexa processer. Systematisering säkerställer också att dina rutiner är aktuella och uppdaterade. Dokumentationen hjälper dig att granska dina processer enkelt och objektivt men även att identifiera eventuella dolda brister och adressera risker.
En nyckelkomponent för systematisering är att utnyttja kommunikationsverktyg i realtid, som t ex Microsoft Teams, eller andra kommunikationsverktyg. Att dela kritisk information till nyckelpersoner genom en delad mapp eller tjänst förbättrar effektiviteten i din organisation. Dessa verktyg möjliggör effektivare samarbete inom ditt företag och du kan snabbt få hjälp att lösa många problem.
2. Ärendehanteringssystem
En annan effektiv strategi för att minska risken i ditt IT-team är att använda effektiva ärendehanteringssystem för dina applikationer eller tjänster. När ärendehanteringssystemet sätts in möjliggör det för din verksamhet att överblicka incidenter. Du kan administrera flera incidenter samtidigt, och få bättre kontroll över dina tjänsteleveranser. Genom att styra alla dina ärende genom ditt ärendehanteringssystem får du informationen samlad och du undviker att förlora den.
När du använder systemet korrekt tillhandahåller ärendehanteringssystemet historiska rapporter över händelser och metoder som använts för att lösa en ärende. Detta systematiska arbetsflöde innebär att tjänstespecifik kunskap stannar inom företaget även om någon teammedlem lämnar företaget.
3. Internutbildning tillsammans med outsourcing
Att internutbilda är effektivt för att minimera riskerna med att endast förlita sig på en teammedlem. Men det är inte alltid lätt. Genom att uppmuntra till kontinuerligt samarbete och hålla teammöten regelbundet där kunskapen delas med andra teammedlemmar kan man dela kritisk information, och lära sig från varandra.
När företag anställer personal med specialkompetens blir de ofta överbelastade med arbete snabbt. I de fallen kan kunskapsdelning och internutbildning av t ex en systemdesigner och servicetekniker vara svårt på grund av tidsbrist eller olika expertis. Då kan outsourcing vara ett effektivt sätt att minska risken att förlita sig på någon specifik teammedlems kunskap. Outsourcing säkerställer att dina interna resurser bättre kan fokusera på deras expertis och på de områden de är duktiga på.
Eftersom IT-landskapet förändras så dramatiskt är hantering av kritisk kunskap avgörande för ditt företag. Till och med en grundläggande uppsättning av guider som beskriver dessa processer hjälper dig att mildra de risker som är förknippade med beroendet av nyckelpersoner. Var framsynt och förbered din organisation. Genom att systematisera dina anställdas processer, implementera effektiva ärendehanteringssystem, internutbilda eller outsourca minskar du risken i ditt IT-team.
Genom att stärka upp förvaltningen av din affärskritiska lösning med väl definierade processer, ett strukturerat arbetssätt med uppföljning och administration av ärenden så minskar du riskerna i ditt IT-team. AMS kan hjälpa dig att utveckla ett system för att kontinuerligt mäta prestanda, utvärdera dina mål och omvandla dessa insikter till din affärsutveckling.
Kamp mot klockan när SKF bytte AMS-leverantör
När det var dags för SKF att förnya sitt AMS-avtal för M3 valde de att byta leverantör till Columbus. Projektet genomfördes på en tredjedel av den beräknade tiden.
