<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Спектр возможностей Kofax достаточно широк. От специализированных задач по обработке анкет, оптимизирующих однотипную рутинную деятельность и повышающих скорость и безошибочность работы, до полноценной оцифровки всей первичной документации компании. Для достижения столь обширного набора целей у Kofax есть различные продукты, многие из которых работают в связке друг с другом.

Одним из основных, решений Kofax является Kofax Capture. Оно позволяет выстроить процесс обработки бумажного документооборота, начиная от сканирования через распознавание и валидацию и заканчивая экспортом готового результата в различных форматах.

Расширяет возможности Kofax Capture другой продукт - Kofax Transformation. Он действует не только по стандартным шаблонам, но и обрабатывает документы, включающие в себя таблицы с нефиксированным количеством строк, такие как накладные, а также полностью неструктурированные документы, например, договоры.

При необходимости выстроить цепочку согласования в рамках жизненного цикла документа, используется Kofax Agility. Эта платформа способствует оптимизации управления корпоративным контентом, включая менеджмент бизнес-процессов и интеграцию данных. С ее помощью можно обрабатывать данные из всех источников, от сканов и фотографий документов до показателей из учетных систем и писем из корпоративной почты.

Для автоматизации однотипных операций, связанных не только со сканированием, применяется продукт Kofax Kapow, но он имеет лишь косвенное отношение к задаче интеллектуального потокового сканирования.

Kofax и его роль в интеграции

Зачастую система потокового сканирования является далеко не первым программным продуктом, о котором задумывается компания при реализации стратегии цифровой трансформации. Как правило, сначала внедряются системы учета и системы электронного документооборота. Kofax же необходим для автоматизации связи между установленными ранее решениями и бумажными оригиналами документов.  Он позволяет посмотреть на процесс обработки данных, как на целостный жизненный цикл, начинающийся до появления самого бумажного экземпляра и заканчивающийся при завершении обработки электронного документа и сдачи в архив его материального двойника.

Особенностями Kofax Capture и Kofax Transformation является то, что они не хранят внутри своей базы документы, обработка которых завершена, передавая эту функцию в специализированную систему документооборота, что помогает сохранить производительность работы.

Весь процесс обработки документа может быть построен с учетом особенностей работы учетной системы. Для этого необходимые для проверки и сопоставления мастер-данные загружаются в Kofax и используются в процессе обработки каждого типа документов. Данный подход позволяет не просто распознать информацию с носителя, но и включить в процесс обработки автоматические проверки, учитывающие бизнес-логику, а также связать скан документа с сущностями в учетной системе.

Жизненный цикл с Kofax на примере приходной накладной

Процесс, влияющий на обработку накладной, зарождается задолго до появления бумажного оригинала. Сначала создаётся новый контрагент с реквизитами, заключается соглашение о ценах, подписывается договор со спецификацией конкретной номенклатуры, размещается заказ на определенное количество товаров и только потом происходит поставка, сопровождаемая бумажными документами. Все эти шаги крайне важно учитывать. При обработке накладной, все эти шаги важно и нужно учитывать. Скан накладной, может быть проверен при обработке в Kofax на наличие соответствующего договора в учетной системе, корректность его реквизитов, правильность заполнения сумм и цен. При положительной проверке, накладная будет передана в СЭД в соответствии с настроенным маршрутом согласования. В итоге в учетную систему будет передан не сам скан, а ссылка на него и необходимые для обработки индексированные данные. Таким образом, в учетной системе окажется согласованная накладная с приложенным сканом или ссылкой на него, с распознанными полями, прошедшими проверку на соответствие состава и количества исходному заказу, с ценами, совпадающими с прайс-листом поставщика, с реквизитами, согласованными с данными контрагента и т.д. Такой подход позволяет практически полностью автоматизировать работу бухгалтерии, оставив для ручной обработки только те документы, проверка которых выявила отклонения от настроенных правил, а остальные автоматически провести, отправив скан в электронный архив, а оригинал в бумажный.

Роль консалтинга при внедрении

Для успешного внедрения системы интеллектуального потокового сканирования нельзя пренебрегать консалтинговой составляющей постановки процесса обработки документа. Возможность извлечения данных из бумажного носителя информации коренным образом модифицирует процесс обработки данных. Изменяются участники, многие шаги упраздняются за счет возможности полной автоматизации, возникает необходимость учесть все взаимодействующие системы в рамках жизненного цикла документа. Возможно возникновение взаимосвязи с обработкой других документов, таких как накладная и счет-фактура. Для проведения подобных преобразований требуются не только технические знания, но и опыт реинжениринга бизнес-процессов.

Kofax позволяет извлечь данные из материального носителя и трансформировать их в цифровой формат. Это помогает не только автоматизировать процесс, но и при необходимости распараллелить его. После того, как оригинал отсканирован, его обработка может производиться оператором, находящимся в любом филиале. Такой подход может также использоваться для перераспределения нагрузки, что бывает особенно актуально при ярко выраженной цикличности, такой как закрытие периода. На этом принципе распараллеливания построена работа Общих Центров Обслуживания (ОЦО), популярность которых в последнее время набирает обороты в холдинговых структурах.

Именно поэтому при внедрении подобных продуктов нужно обращаться в компании, которые имеют комплексный опыт автоматизации!

Обсудить

Вас может заинтересовать

Томас Оноре (Thomas Honoré), CEO компании Columbus, рассказал о своем подходе к изменениям в организациях, мотивации и подготовке сотрудников к переменам в бизнесе и взаимопонимании с персоналом.
Как облегчить работу с ретро-бонусами, снизить число ошибок при учете договоров с поставщиками и сократить объёмы ручного труда персонала? Мы знаем ответ!
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down