I början av eller mitt inne i ett stort implementationsprojekt är det lätt att glömma att projektet en dag skall avslutas och den nya lösningen är det som skall användas. Projektet och projektdeltagarna är fullt upptagna med att sätta alla processer och funktioner i lösningen och slutmålet kan kanske ännu ej urskiljas.
Redan i detta läge är det dock hög tid att börja förbereda för dagen då projektet avslutas och den nya lösningen är i drift. I slutskedet av projektet är det alldeles för sent att börja tänka på övergången från projekt till förvaltning, eller transitionen som det brukar kallas. Detta riskerar att viktiga moment för transitionen hastas igenom eller helt ignoreras.
Den bästa lösningen är istället att så tidigt som möjligt i projektet börja planera för transitionen och den fortsatta förvaltningen. Genom att göra detta kan viktiga beslut tas direkt och nödvändiga moment i transitionen byggas in som en del av projektet. Hanteringen av förvaltningen blir inte längre en kritisk fråga i projektets slutskede utan en naturlig fortsättning när lösningen driftsätts.
Planeringen av transitionen och den fortsatta förvaltningen baseras på ett antal grundläggande frågor:
- Vem skall supportera och ha hand om förvaltningen?
- Vad är det som skall stödjas i den nya lösningen?
- När skall den nya lösningen supporteras?
- Hur skall support och förvaltning stödjas?
Listan med frågor kan naturligtvis göras längre men genom att tidigt i projektet lyfta dessa frågor kan oklarheter minimeras som exempelvis:
- Krav på organisationen kopplat till den nya lösningen
- Stöd till användare och intern IT
- En öppenhet kring kostnadsnivån för support och förvaltning
Ju större projekt och ju mer komplex lösning, desto viktigare blir det att tidigt lyfta frågorna kopplade till transitionen och den fortsatta förvaltningen
Bevara kunskapen
Ett implementationsprojekt kan pågå under flera år och det läggs ner stora resurser både från företagets organisation och implementationspartnern för att sätta sig in existerande processer och ta fram en ny effektiv lösning. Att redan från början i projektet säkerställa att all kunskap hanteras och bevaras på ett strukturerat sätt, blir därför inte bara till hjälp i projektet utan är också en grundförutsättning vid transition från projekt till support. Ett sätt att uppnå detta kan vara att låta representanter från supportorganisationen kvalitetssäkra detta arbete. Det ligger ju i deras intresse att kvalitén är så bra som möjligt eftersom de senare skall förvalta lösningen. Ett annat sätt att överföra kunskapen är att involvera supportpersonalen i utvalda projektaktiviteter såsom tester och utbildningar. Genom att göra detta så minimerar man kraven på att utföra aktiviteterna i slutet av projektet då det är hög belastning.
Generell checklista inför transitionen
Alla projekt är unika vilket också blir fallet för hur transitionen skall genomföras. Nedan visas dock en generell checklista eller viktiga punkter att beakta inför en transition:
- Etablera supportorganisationen redan tidigt i projektet, både hos det egna företaget men också vem som skall vara företagets partner för support och förvaltning
- Etablera de styr- och strukturmodeller som behövs för att samarbeta kring förvaltning och vidareutveckling av lösningen
- Bevara kunskapen och säkerställ hur den effektivt förs över till supportorganisationen
- Bygg upp ett nära samarbete mellan företaget och supportpartners i god tid för driftsättning
- Säkerställ förvaltningsprocesser, t.ex. hur skall uppdateringar och systemförändringar hanteras
Transition är ingen lätt sak. På ett effektivt sätt skall år av kunskap och erfarenhet från ett projekt överlämnas till en support- och förvaltningsorganisation.
Varför inte höra av sig till oss på Columbus så kan vi hjälpa er?
Vi har lång erfarenhet av transition och vilka krav moderna system ställer på en support och förvaltningsorganisation. När det kommer till kritan så handlar det ju om att uppnå en framgångsrik vardag genom en effektiv övergång från projekt till förvaltning.
Vill du ha mer tips? Ladda ner vårt tipsblad '5 tips för att välja rätt AMS partner'.