I moderne fødevareindustri er det afgørende at være i kontrol omkring samtlige processer vedrørende sporbarhed. Reelt gør virksomheder uden tilstrækkeligt styr på test, sporbarhed og andre kerneprocesser sig unødvendigt sårbare i en lang række situationer.
Lad os sige, at et parti varer viser sig at indeholde metalrester fra produktionen. Her vil man gerne være i stand til at trække præcis de problematiske leverancer tilbage i en fart – men man vil også helst undgå at kalde for meget (eller for lidt!) tilbage.
Det samme gør sig naturligvis gældende, hvis der eksempelvis findes mug eller skadelige koncentrationer af bakterier i en sending kød. Men samtidig er det en meget stor fordel hurtigt at skaffe sig sikker viden om, hvorvidt alle testprocedurer er overholdt, og om hvad disse tests har vist. Det vender jeg tilbage til.
Alt dette er dog lettere sagt end gjort. For sporbarhed er ikke standard i alle forretningssystemer, der anvendes i fødevarebranchen. Selv i store koncerner ser man undertiden, at sporbarhed styres med skræddersyede Excelark, hvor man manuelt indtaster – og om nødvendigt siden efterfølgende sporer – batches.
Læs også: Kan du spore dine varer når det virkelig gælder?
Vigtigt at få svar på mange spørgsmål på meget kort tid
Det er en møjsommelig, tidskrævende og manuelt tung proces, der ofte afhænger af ganske få personer, som kender proces og de pågældende regneark til bunds. Derfor risikerer man, at værdifuld tid går tabt, når der hurtigt er behov for at klarlægge:
- Hvilke batches, der præcis skal kaldes retur?
- Hvor de defekte eller potentielt defekte produkter er sendt hen?
- Om de pågældende varer – eller en eventuelt problematisk råvare – har været blandet med andre produkter?
Ofte er tiden knap. Derfor vælger man ofte at kaste nettet bredt ud og kalde for mange produkter hjem. Det påfører ganske vist virksomheden en høj ekstraomkostning, men er dog at foretrække fremfor alternativet. Nemlig at kalde for lidt retur og risikere, at forbrugere bliver syge af at spise varen. Hvilket som bekendt kan skade omdømme og i værste fald virksomhedens overlevelse.
Det er en udfordring, hundredvis af danske virksomheder står i hvert år, og som jeg selv har set talrige eksempler på gennem knap 25 år i og omkring fødevarebranchen.
Sporing er ofte svært – men det behøver det ikke at være
Heldigvis er det sjældent, at den enkelte virksomhed har behov for at spore og tilbagekalde en sending. Men når man står i situationen, skal det være nemt, effektivt og omfatte alle de elementer, der er behov for. Det er en af årsagerne til, at vi i Columbus besluttede at indbygge sporbarhed som et standardelement i vores Food løsning til Microsoft Dynamics 365 Business Central .
Helt basalt kan man her – ved blot at indtaste et lot-nummer – spore alle dele af en batch, der er produceret på baggrund af en produktionsordre (man kan fx spore tilbage til en leverandør af en råvare eller emballage). Det gør det nemt at sætte gang i orientering af relevante dele af logistikkæde og forhandlerled, hvis uheldet er ude. Ligeledes kan man let iværksætte et ”sales hold” og hindre, at en potentielt problematisk produktion bliver distribueret (blot for måske at skulle kaldes hjem igen).
Læs også: Sales forecasting styrker bundlinjen og skærer ned på madspildet
Hold nemt styr på råvarerne
For yderligere at forenkle processen med at identificere problematiske batches, er her også en funktion til håndtering af siloer, herunder registrering af tømning. Det er praktisk, hvis kilden til en kontaminering er en bestemt sending råvarer. Her kan man umiddelbart se, hvilke se hvilke andre sendinger råvarer, der har været blandet sammen i en silo – og hvor denne pågældende blanding har været brugt. Det er heller ikke helt enkelt at styre i en Excelbaseret løsning.
Endelig kan du hurtigt se, hvilke kvalitetskontroller en bestemt batch allerede har gennemgået. Det er vigtigt, hvis en kunde siden henvender sig med et kvalitetsspørgsmål.
Jeg hørte om et eksempel fra en dansk mejerivirksomhed, hvor en udenlandsk kunde havde fundet mug i en sending ost. Her brugte det danske mejeri kostbar tid på at finde en medarbejder, der kunne slå produktionen op i Excelarket blot for at konstatere, at den var gået glat gennem kvalitetskontrollen. Siden fandt man ud af, at kontamineringen var sket i kundens egen logistikkæde. Men ”efterforskningen” på dansk side tog alligevel 3-4 timer. Med indbygget og dedikeret sporbarhed havde det taget et halvt minuts tid og kunne være klaret, mens kunden var i røret. Det er dog alligevel en forskel, der er værd at tage med.
Hos Columbus er vi eksperter i cloudbaserede ERP-løsninger til fødevareindustrien. Ligegyldigt om I er en lille eller stor virksomhed, vil I med sikkerhed finde brugbare tips og tricks i vores guide. Hent den her.